懂八大原則，讓職場路順遂

職場要順遂，有些原則一定要注意，「入社第1年的50堂課」提出50項方針。從今天開始，不管是職場新鮮人與資深工作者，一生都受用無窮。1. 遲到是大忌刮颱風、下大雪、車輛故障、人為事故、有人闖進鐵軌。踏入社會過著每天通勤的日子時，總會遇到上述的理由導致班車延誤。於是，車廂內和月台上，便出現大批人們一隻手拿著手機，緊急連絡公司自己將會遲到。姑且不論大規模的意外災害，為避免碰上班次誤點的情形，身為新人的你，既然是搭這條路線通勤，是否該考慮比平常時間更早出門呢？這樣一來，不就會給上司和前輩留下好印象嗎？「今年的新人當中，這傢伙還真是守時啊！」職場的第一年裡，不論發生任何事，絕對不可以遲到。也請務必留心，盡量不要請假缺席。不過，再怎麼提早出發，還是有可能遇上班車誤點或是家人發生意外的狀況吧？除了不得已的情況之外，請提早出門，便能有充裕時間應付各種突髮狀況。萬不得已遲到時，請務必打電話報備。若是只用手機傳簡訊通知，對社會新鮮人來說，不是十分恰當的連絡方式。睡過頭更是荒謬可笑。即使前晚接受上司邀約去喝酒，隔天借口宿醉爬不起來，這實在令人嗤之以鼻。要是上司依舊若無其事地上班，情何以堪？面對剛從學校畢業的新鮮人以及剛轉業第一年的職員，公司一開始所考量的，並不是他們究竟有多優秀。而是：「他到底能不能做好社會人的本分？」請提高警覺，隨時都有人在評估自己，好的開始是最重要的。由於新人時代的印象會左右往後的資歷，因此請三思而後行。不要做些不好的、特立獨行的事，讓人以為你是不能做好分內事的人。例如常常遲到的新人、老是請假的新人。一旦被貼上了這些負面的標籤，往後也很難抹掉它，或是用正面形象加以扭轉。不論你多麼優秀、能力再強，如果得不到機會發揮長才，也就無法獲得應有的評價。在上司及前輩面前顯示你的工作能力之前，如果先在他們心中留下了散漫的印象，便很難贏得周遭人們的信賴。上司不會把工作交給一個散漫的新人，而是轉交給其他人來做。有時會因為一次遲到而錯失良機，甚至剝奪你一展長才的機會。受到上司或公司同事的邀約，喝得比平常還要醉醺醺的時候，次日一大早，更要好好沖個熱水澡，比往常更精神抖擻地前去上班。當前輩頂著一頭亂髮、穿著皺巴巴的衣服來上班時，儀容整潔的你，肯定會獲得極高評價吧〈儘管到了下午某個時段會有些精神不濟〉。2. 要在24小時以內回覆電子郵件遲遲不回覆郵件的人，往往會聽到他們掛在嘴邊的慣用借口：「我有點忙，現在馬上回覆！」我能理解他們的心情。有時候當工作堆積如山，我也會想要說這句話。不過，請好好想一想，寫一封回函，究竟要花幾分鐘？不妨換個想法，愈快回覆郵件，別人對你的評價也會提高兩成。請站在收信者的立場想一想，愈快收到對方的回覆，你對他的印象是不是也會加分？工作到中途時，可以先向上級報告：「我會在明天之前回覆。」「我還沒回覆。」或是「等一下回覆。」自行設下期限並且按部就班前進，工作效率才會提升。基於這一點，我認為儘早回覆郵件是最理想的方式。關於郵件的另一個重點，在於內容是否簡潔有條理。最近常常有陌生人要求與我會面，還有各類團體的活動邀約。儘管我也收到了相關的郵件，但是很遺憾地，其中大多數的郵件，我讀到一半，仍不曉得對方到底要求我做什麼。繼續看下去，總算在郵件最後的最後，看到了「關於這個部分，盼能得到您的同意，敬請在附件上簽名」，當下讓我覺得：「幹嘛不早說啊！」我很怕看冗長的郵件，更不用說要看到最後一段才知道結論是什麼。各位讀者的上司們都是公務繁忙，應該和我有同樣的想法。如果郵件可能會寫得很長，請務必在開頭簡單扼要地說明重要事項，以及希望對方怎麼做。在請求他人時，總會有所顧忌而難以啟齒。也因此，往往拖到最後才會出現結論，這點我也不是不了解。關於這個問題，以下的寫法是不是會比較好？「因有事與您面談，故冒昧來信洽詢。如有冒犯敬請見諒。如有餘暇，懇請詳閱下述內容，倍感萬幸。」和上司商量工作上的煩惱時也是如此。要是在郵件里又臭又長的列了一大堆項目，上司根本連看都不想看。「目前困擾的事項有三點，盼能徵求您寶貴的建議，如果有時間，以下內容請您過目。若能與您面談三十分鐘左右，實屬萬幸。還請多多指教。岩瀨敬上」如上所述，一開始即說明來意，之後再寫下具體內容，就是一封簡潔易懂的郵件了。寫一封一目了然的郵件，其實也是體貼對方的方式。3. 了解「為了什麼而做」，視野隨即改變「能不能做一份人壽保險業界市場規模變遷的簡單報告？範圍定在這二十年來就好。」當上司交代你做這樣的工作時，有件事必須在一開始就問清楚。「請問什麼時候要呢？」在建立工作的優先順序之前，最重要的就是截止日期。要是耽誤了截止日期，就算成果再好，也無濟於事。如果客戶三十分鐘後就要來訪，在準備資料時，就應該把焦點放在重要事項上製作一份報告給他看。上級若是希望下周之前送交資料，你也可以附加一些相關報導上去。根據截止期限的長短，工作方式也有所不同。除此之外，還有一項必須掌握的要素。「請問是要做什麼用的？」對於你的提問，上司會回覆更詳細的要求。「要在研討會上發表的。我想了解在日本整體經濟景氣惡化的情況下，大眾對人壽保險的需求會產生什麼樣的變化。」有了明確目標之後，就可以把同一時期的GDP〈國民生產毛額〉變遷，以及跟其他業界市場規模的比較分析一起提出來。「是想讓外國客戶看一下日本壽險市場的變遷。」在這情況下，如果可以附上美國或英國等地的市場規模變遷，將會是更貼心的做法。即使受託去影印資料，也不可以輕蔑地認為那是枯燥乏味的工作。請想一想，這是上司自己要用來備份保存的嗎？是要發給客戶的嗎？還是公司要建檔做資料庫的？因應各種目的，影印方式也不一樣。更進一步說，有時因目的不同，工作的優先順序也跟著改變。上司要求的事項，就是從整個企劃中擷取出的一部分。一般來說，上司並不會提出瑣碎的要求，不過，再怎麼單調乏味的工作，背後一定有它的理由，都是循著遠大目標而運作的。這樣一來，了解到每一項工作的目標在那之後，無聊乏味的工作立刻變得有意義了。也會提升不少工作的動機吧？對上司來說，他會樂見職員做超出指定範圍以外的事。設想周到地辦好上司沒有交代到的事項的部屬，就是上司眼中處事伶俐的人才。假使附加情報的內容並不如預期，只要你的工作態度獲得肯定，上司一定會再派工作給你。如果你是上司，在要求部屬影印資料時，你覺得那一種說法，會讓職員願意把工作做得更好呢？「把這個印五份！」「這是要在董事會上跟獨立董事說明的企劃案內容，請幫我影印五份。」要給獨立董事看的，再加一些其他資料吧。大多數是上年紀的人，影印時字體放大一些吧。不要用再生紙，用品質好一點的紙張吧。之所以會衍生這麼多想法，顯而易見的，因為後者的要求事項有說明背後的理由。一般而言，在說明事情的時候，先確定對象是朋友？父母？奶奶？或是小孩。即使內容一樣，因對象不同，使用的文字或資料也各異。是公司外部的人？還是公司內部的人？如果是公司內部的，又是什麼職務的人？有什麼樣的前提條件？對方是有專業知識的人嗎？若是能多了解一些，才能增添適當的附加價值。有一點必須要注意，不要突然問上司：「是要做什麼用的？」先回答：「我知道了。」之後再來詢問：「請問這是要做什麼用的？」視個人情況不同，也許有人會因此誤會你的工作態度是「消極的」。有時候即使慎重詢問了，有些上司仍只回答：「反正照做就對了。」像這種情形，你應該試著反駁看看。「我會照做，可是我覺得問清楚一點，工作的成果會更好，可以的話，請告訴我這是要做什麼用的。」如果這樣還是不肯告訴你，也不必再緊緊追問。不過，請各位先要有個觀念，自己是有詢問的權利。單調乏味的工作，更要弄清楚它的意義在那裡，只要明白了它背後的遠大目標，就能把工作做得更好。4. 單調的工作更需要「有程序」、「像遊戲」如前所述，要是能了解「為了什麼而做」的目標在那裡，單調的工作也能變得有趣。方法並不僅止於此，「程序化」也是其中之一。「把這資料輸入Excel！」上司指著厚厚一大疊資料說道。於是你擷取出需要的資料，輸入Excel的計算表裡。過程中必須要仔細確認資料的內容，再把所需的數字挑出來，正確無誤地輸入。如果只把它當做打字工作而埋頭苦幹，那隻會是一項痛苦又麻煩的苦差事。像這種情形，要不要試著想像一下資料輸入完成後的使用途徑呢？首先仔細瞧瞧資料內容。慢慢觀察它，究竟要輸入那些資料？是要做成圓形圖？直條圖？還是折線圖？是不是也會和其他業界或競爭對手進行數據的比較分析？一邊思索一邊輸入，單調乏味的打字工作也能呈現出不同的面貌。此外，順著數字一筆一筆輸入時，數字會因時序而產生什麼樣的變化？規則的還是不規則的？將每個欄位里的數字並列觀察，有時候也會掌握到某種趨向或整體形勢。如果覺得這是一項工程浩大又單調無聊的工作，請想出一套更有效率的作業模式，讓下一個人更容易接手。輸入之前，請先用麥克筆把數字標記起來。再準備好預先輸入單位、品目等資料欄位的版型。諸如此類，應該多少會有一些點子。在投入工作之餘，若是能想辦法改善枯燥、乏味的工作，單純的工作也會顯現出不一樣的感覺。有沒有其他方法呢？真的有必要做這項作業嗎？改善這項工作並將它程序化之後，或許也該想想這項工作是否有存在的必要。對新進職員來說，旁人會一再指派他們進行單調乏味的工作。遇到這種情形，不妨把工作「遊戲化」。一開始花一個鐘頭輸入的資料，可以試著想辦法提高效率，讓輸入時間縮短五分鐘。之後繼續思考該如何改善，才能加快速度，再把時間縮短五分鐘。其實我並不排斥這種單調的工作，反而還樂在其中。以輸入參議院選舉時各都道府縣的投票率為例。反正都要輸入，所以首先要考慮的是如何把工作做得乾淨利落。單純輸入投票率的數字實在很沒意思，因此在專心輸入資料時，可以試著依照年代順序來比較。要是這樣還是很無趣，也可以按照投票率高低順序，製作能綜觀高齡化與投票率之間相互關係的資料。不管是什麼樣的工作，負責處理的人一定都能找到屬於他的附加價值。交件的時候如果能附帶上司並沒有交代的相關資料，這樣的工作態度肯定會與其他人有極大差異。指派工作給你的上司，對你的觀感也會因此改變。「怎麼做才能更加一目了然？」「怎麼做才會更有效率？」總是自動自發地動腦筋、提案、實行，並且持續交出與其他人不一樣的成果，下一項指派給你的工作，就不再是單調乏味的了。5.「跟班」是機會的寶庫客戶要在你公司的會客室里洽談公事，而你並不是這位客戶的接待專員，只是負責一般的事務工作。這時，上司下達了一道命令給你。「端茶去會客室給客人！」當你聽到這指令，心中做何感想？「這又不是我的工作..。」如果你覺得非常不滿，請換個角度想想。端茶這個小動作，正是接觸洽商環境的好機會。順利的話，也許可以聽到上司或前輩跟客戶之間洽談交涉的內容。與客戶的洽談進展緩慢時，如果能在中途進會客室替換茶水，或許能夠聽到談話漸入佳境的內容。端茶給客戶時，不僅可以學習到進退得宜的一般禮儀常識，即使只聽到一小部分談話，也能從中學到業務往來的談判技巧。除此之外，我覺得「跟班」也是如此。一提到「跟班」，年輕的商務人士總會浮現出不好的印象，因此大多敬而遠之吧。不過，跟班並不是那麼惹人厭的事。像部門經理、部門總經理、董事等等，都會前去拜訪客戶的高級主管。這時不妨毛遂自薦。「若是方便的話，請帶我一起去！」對上司來說，即使有拜訪客戶的機會，也不會特地邀部屬前往。當然，視面會性質不同，有時候上司會回答：「不太方便。下次有機會再說吧？」大致上，我想上司都會答應：「沒關係，一起去吧！」以下是我任職於瑞波伍控股公司時所發生的事。當時的執行長科林斯〈Timothy C. Collins〉，有機會和日產汽車的總裁卡洛斯．戈恩〈Carlos Ghosn〉會面。我覺得這是千載難逢的好機會，因此主動要求同行。執行長非常爽快的答應了，讓我驚訝不已。至於戈恩先生那邊的人頂多覺得「有隨行人員一起來」而已。當我跟櫃檯說「和戈恩總裁有約」時，對方反問我：「是來採訪嗎？」大概是覺得這麼年輕的訪客，唯有媒體記者吧。這已經是十多年前的事了，現在公開應該無妨。那次會面的重點，是在洽詢日產汽車能否賣出旗下一間大規模的子公司。有趣的是，我們進到會客室已經很長一段時間了，始終沒有進入正題。而是在聊著：「夫人最近好嗎？」「令郎最近在做什麼？」當氣氛和樂融融時，戈恩先生說了這番話。「我兒子上次回來跟我說：『爸爸的公司不是第一嗎？我朋友竟然跟我說，你爸爸的公司不是第一，TOYOTA才是！我真的很不甘心，爸爸，你一定要拿到第一！』真是敗給他了，哈哈哈！」這時科林斯先生也順勢提出了敏感的話題。「我最近見過比爾．福特〈Bill Ford〉，他很希望你能來福特。卡洛斯，你願意去一趟嗎？」在聊了一大段生活瑣事之後，總算進入業務上的話題。當兩位高階人士進到洽商階段，便是實際體會學習的時候了。知名的實業家在協商的時候，原來會說這些話啊？所謂的洽談，原來是在這種情況下去架構、進行的啊！透過「跟班」，可以學到一流經營者的獨到觀點以及商務禮儀、應對進退等。年輕的時候究竟能接觸到多少這類場合？為了加快商務人士的成長速度，我覺得這些體驗是極為重要的。一流的實業家看到席間有年輕人，其實並不會太在意，這點是很令人出乎意料的。甚至其中大多數人會很親切地跟年輕人攀談。「你進公司幾年啦？現在負責那一方面？關於這件事，你的看法是什麼？」諸如此類，常常會看見實業家們這樣跟年輕人交談。這類經驗不是公司外部才有。在公司內部，如果有機會去向董事說明大型企劃案，也請務必提出同行。因為可以學習到董事以什麼樣的立場來評估一件企劃案。如果可以的話，不妨試著提出要求，讓自己出席資深同事們才能參與的會議。由於會議中討論的是評估經營方面等敏感問題，因此可能不便參與董事會等重要會議，不過即使被拒絕也沒有任何損失。倒不如說，不必害怕被拒絕，而是要習慣被拒絕，因為你並沒有損失。如果你不積極自薦，這種機會也不會上門。所以請務必把握機會。6.「最後五分鐘」決定工作的效率「能不能麻煩一下？」當每天的工作持續進展，被上司叫去開會的機會也跟著增加。有時候是與上司一對一開會，如果是企劃團隊的一員，就會和好幾位前輩圍著桌子開會吧？在公司內部開會時，上司和前輩或許會一派輕鬆的模樣前來開會。但是身為新人的你，千萬要注意，不要兩手空空地去開會。人一定有忘性。人的記憶更是曖昧模糊的。不會因為你是新人或是資深職員就會有所不同。只仰賴記性，肯定會有謬誤和誤判。因此開會時請自備便條紙或筆記本，好好寫下來認為重要的事項。以此為前提確實記好筆記，在開完會之後還必須做一件事。回到自己的辦公桌時，要立刻按照筆記，整理好開會時決定的各個事項。再把整理好的清單呈給上司看，徵詢他的意見。「剛才非常謝謝您。依照您的建議，接下來我會努力做好這三件事，方法是這樣。如果有什麼地方弄錯了，請您告訴我。」我方才說人的記憶是很曖昧的，因此向上司再次徵詢意見，並不是你的問題而已。對於在口頭上給予建議的上司來說，事後的徵詢確認，也能幫助他避免交代不清的情形發生。「不對不對，不是那樣，我要的是這樣。」能夠恰當理解上司的要求是最好的。不過，能在開完會之後請上司修正你的工作方向，我認為是十分接近完美的。不經確認，朝著錯誤的方向前進，過了一段時間才急急忙忙修正，即使調整過來，之前花的幾個鐘頭時間也回不來了。整理好決定事項，寫下來，再次確認。不要吝於花五分鐘時間，投資在工作的最後階段，此舉可以讓你擺脫工作方向錯誤的風險。不僅如此，還能節省好幾個鐘頭的時間，讓工作更有效率。7. 預習、正式上場、複習是3：3：3前輩在百忙之中問了問題：「今天的會議要討論什麼？」不知道。雖然對前輩很抱歉，但是自己也不曉得，只能含糊不清地回答自己所想到的：「呃，應該是報告目前的工作進度，還有討論未來的預定計劃吧？」以上對話是虛構的。不過，令人意外的是，事前沒弄清楚討論議題就去開會的情形還真的不少。進到會議室才聽到討論議題的相關說明，因此對於議題也很難有進一步的想法。甚至所有出席者都處在這種狀態，所以整場會議就在曖昧不明的情況下進行討論。最後得不出結論，會議時間便截止了。更慘的是，會議一結束，所有人各自忙於手中的業務，早就把會議內容忘得一乾二淨。由於會議上並沒有做出具體的結論和方向，換言之，這是想當然爾；因此大家也不會依據此次會議展開行動。然後又到了下一次開會的時間。「…今天的會議，要討論什麼？」這樣實在很浪費時間啊。我所認為的會議規則是「3：3：3」。也就是時間分配上，預習〈準備〉佔三、正式上場〈會議〉佔三、複習〈意見反饋〉佔三。簡單來說，每一項的重要性都是等比例的。上述的例子中，它的比例是「1：9：0」，又或者是「0：10：0」。理想的會議情況，應該是在事前把大綱或資料發給所有人，讓大家了解會議的主題。開會時，要讓大家熱烈討論彼此深思過後的意見，並導出結論。如果在開會之前就得出了結論，便能在會議之中加以說明，並且定下具體的行動方案。會議結束後，要確認清楚決定的事項。至於學到什麼？達成什麼共識？這些可以記在會議記錄里。接著要儘快將這份記錄和所有人分享，如此一來，下次開會就可以從上次討論中達成的共識為出發點，著手下一步的行動。雖然是以會議為例，但是我覺得這項規則適用於各種工作。為了讓工作順利進展，請趁著還年輕，好好學習如何規劃預習、正式上場、複習的時間分配。8. 提問時要出示筆記當你埋首於交辦的工作，有時候做到一半，發現有幾個地方不懂。而前輩的辦公桌就在隔壁，因此你可以很輕鬆隨意地問前輩。「這個地方我不懂，請告訴我好嗎？」這是司空見慣的場景。如果遇到脾氣好的前輩，或許他會不以為意，非常仔細地教你。不過，對上司和前輩來說，這種問法是非常不好的例子。不懂的時候立刻向別人求救，即使對方再怎麼親切教導，恐怕也很難替自己的技能紮下根基。真的為部屬著想的上司，應該會反問：「你自己查過了嗎？」首先，自己先查查看。好好了解自己明白的部分以及不懂的部分在那裡。從頭到尾把問題大致想過一遍，試著提出自己的假設，之後再針對不懂的部分發問。請務必有個觀念，事先預習－也就是自己做過功課之後再來提問，才是正確的提問方式。就在前幾天，我和公司以外的某位人士一起共進午餐。在我成立公司之前，他一直很照顧我。用餐時他對我說：「我想到了幾個建議。」那時我們坐在店裡的吧台，他就遞了一張紙給我，上面寫著關於LifeNet人壽保險公司發展方向的三項建議。那是一張約A4大小三分之一的紙張，上面簡單列出了幾條事項。僅是簡單的建議事項而已，他卻特地寫在紙上給我。除了簡單明了之外，我也非常開心。經過這件事，我再次體認到，要表達自己的想法時，寫在紙上是最適切的。在紙上留下自己的話語，同時也會留下自己的想法。這一點，不論是寫便條紙或是收到便條紙都是一樣的。事先預習的時候，如果也提出了自己的假設，請記得把它寫在紙上。提問的時候，請把那張紙拿給上司或前輩看。看到年輕人手裡拿著便條紙問道：「我有三個問題想問。」那麼上司和前輩對他的印象，一定認為他是有備而來的。向對方展現自己的行動，我覺得是效果十足的。剛進公司沒多久，有時候有問題想問上司或客戶，會緊張得說不出話來吧？而寫在紙上這個小動作，理由也是為了確實向對方表達問題的內容。我在瑞波伍控股公司時期的上司，在和最基層的我談話時，一定會事先把重點寫下來，一邊看著便條紙一邊談話。這是經驗豐富的商務人士都會做的小動作，請各位務必試試看。作者：岩瀨大輔
推薦閱讀：