信函格式

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商業信函格式

同其它信函一樣，商業信函也是一種具有習慣格式的文體。商業信函通常由信封、信文及附件3部分構成。前兩部分是必不可少的，而後者則需視具體情況而定。

1)信封

(1)信封的種類

信封有橫式和豎式兩種。用橫式信封時，將收信人地址寫在信封的上方；用豎式信封時，將收信人地址寫在信封的右側，如果位置顛倒了，就會導致投遞錯誤，發信人寄出的信又會給投遞迴來。

(2)信封的內容

①收信人地址。用橫式信封時，收信人地址居上書寫；用豎式信封時居右書寫。這部分內容包括：郵政編碼，省、市(縣)、城區、街道、門牌號碼，以及單位全稱和業務部門名稱。收信人的地址要寫得詳細具體、準確工整。注意不要只寫單位名稱而不寫詳細地址，也不要簡化單位名稱，以免誤投。

②收信人姓名。一般寫在中間位置，字稍大。姓名後接寫稱呼等，如「同志收」、「先生啟」。初次聯繫工作時，如不知對方姓名，或有時為避免因對方業務人員調動工作(或出差)而延誤書信的處理，也可把具體業務部門作為收信人，如某廠「銷售科收」等。

③寄信人地址及姓名。用橫式信封時居下書寫；用豎式信封時居左書寫。

根據郵政部門的規定，郵票一般貼在橫式信封的右上角或貼在豎式信封的左上角。

(3)國外信封書寫格式。為了便於投遞，對國外商業業務信函，應按國外的習慣格式書寫，國外信封的書寫格式與國內不同，而寄往使用英語的國家和地區的商業信函，其信封書寫格式又分美式和英式兩種：

①美式信封書寫格式，一般是在信封左上角寫寄信人的姓名與地址，姓名在上，地址在下；收信人的姓名和地址寫在信封的居中偏右位置，包括：收信人的稱謂(先生、女士、經理等)和收信人的名、姓、門牌號碼和路名、市名、州名、郵政編碼和國名。

郵票一般貼在信封右上角，航空標誌或貼或寫在郵票下方。

②英式信封書寫格式，一般是將寄信人的姓名和地址寫在信封的左下角，航空標誌或貼或印在信封的左上角；收信人的姓名與地址寫在信封的居中位置，郵票也貼在信封的右上角。注意在寫信封上的姓名、地址時，美國習慣一般都採用齊頭式，就是每一行左面都取齊。英式寫法則多採用縮進式，即每行逐次向右縮進。

③為投遞方便，信封上(可在信封左上角或右下角)還標註有關投遞事項，常見的有：

1)航空(By Air-Mail)；

2)挂號(Registered，或Reg；Regd.)；

3)快遞郵件(Express)；

4)包裹郵件(Parcel Post)；

5)印刷品(Printed Matter)；

6)樣品(Sample)；

7)商業文件(Commercial Papers)；

8)密函(Confidentia1)；

9)親啟，私人信(Private)；

10)贈品(With Compliments)；

11)如無法投遞，請退某處(1fimdelivered，please re-turn to......)；

12)保護退還郵費(Return Postage(Guaranteed)；

13)留存郵局(Post Restitute／Care Postmaster)；

14)無商品價值樣品(Sample(s) of no commercial Value)。

2)信文

信文又稱信箋。它記載商業業務的具體事宜，是商業信函的核心部分。信文內容多種多樣，其表達既靈活，又有一定的格式。一般分為開頭、正文、結尾和署名4個部分。

3)附件

商業信函常見的附件有報價單、產品介紹或說明書、訂購合同、發貨通知單、產品質量檢驗書等，用以證實信文所寫的各種論點，或作為商業業務往來的確認手續。

商業信函的寫作

1)中文信函

如同一般信函，商業信文一般由開頭、正文、結尾、署名、日期等5個部分組成。

(1)開頭

開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨佔行、頂格書寫，稱呼後用冒號。

(2)正文

信文的正文是書信的主要部分，敘述商業業務往來聯繫的實質問題，通常包括：

①向收信人問候；

②寫信的事由，例如何時收到對方的來信，表示謝意，對於來信中提到的問題答覆等等；

③該信要進行的業務聯繫，如詢問有關事宜，回答對方提出的問題，闡明自己的想法或看法，向對方提出要求等。如果既要向對方詢問，又要回答對方的詢問，則先答後問，以示尊重；

④提出進一步聯繫的希望、方式和要求。

(3)結尾

結尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答覆的要求。如「特此函達，即希函復。」同時寫表示祝願或致敬的話，如「此致敬禮」、「敬祝健康」等。祝語一般分為兩行書寫，「此致」、「敬祝」可緊隨正文，也可和正文空開。「敬禮」、「健康」則轉行頂格書寫。

(4)署名

署名即寫信人簽名，通常寫在結尾後另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發出的商業信函，署名時可寫單位名稱或單位內具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。重要的商業信函，為鄭重起見，也可加蓋公章。

(5)日期

寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業信函的日期很重要，不要遺漏。

2)英文信函

同國外進行經商的業務往來信函，常用英文書寫，按英文信函的習慣用法，由信頭、日期、收信人姓名地址、稱謂、正文、結尾、簽字和其它等8個部分組成。

(1)信頭

信頭是指信紙上印刷或列印的企業名稱、廠稱、地址、電話號碼、電報挂號、主管人姓名等。

(2)日期

日期通常列印在信頭的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式寫法是日、月、年；美式寫法是月、日、年。為了避免誤解，日期、年份用數字表示，月份則用英文表示，第一個字母要大寫，也可用縮寫。比如Mail，1998(美式寫法)；1，May，1998(英式寫法)。

(3)收信人的名稱及地址

與信封上的收信人名稱和地址相同，通常列印在信紙的左側，低於日期位置2—4行，也可在簽字位置下2—4行。

書寫收信單位名稱時，應特別尊重對方的習慣，不能隨意增刪公司名稱前的冠詞The，也不能隨意改用繁寫及縮寫，如Company與Co.之間不能互換，否則會被認為是不禮貌的行為。如果收信人是個人，就應在收信人姓名之前加稱謂，如Mr.(先生)，Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Hon(用於稱呼市長、部長、大使等)，Pres.(總經理、會長、總統等)，Prof.(教授)等等。收信人地處的書寫格式與信封相同。

(4)稱謂

在英文信函中，相同於「閣下」、「先生」等類禮貌性稱謂，常用Dear sirs」；稱呼企業，公司的婦女組織常用Madams，Ladies；無具體收信人姓名用Dear Sir稱呼收信者。

(5)正文

正文的地位和內容與中文書信相同。在英文商業信函中，信文從稱謂下兩行起書寫，行間相距一行，段落間空兩行。信文以占信紙的四分之三為宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齊，右起第一字不必一律取齊，但盡量要考慮到整齊美觀。

(6)結尾

英文商業信函的結尾是寫信人的謙稱，相當於「敬上」的意思。若收信者為公司，謙稱則常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等；若收信者為個人，則常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，結尾的謙稱後必須加逗號。

(7)簽署

簽署由兩部分組成，一是寫信人的簽名，二是列印出的寫信人的姓名。簽名用鋼筆或圓珠筆寫在結尾謙稱下5行的位置內。為易於辨認，在簽名下還應列印姓名，有時還將職銜一併列印。常見的職銜有：Chairman of the Board of directors(董事長)，President或Genera1 Manager(總經理)，Director(董事)，Stand Director(常務董事)，Manager(經理)，Head of Department(職員)，Manageress(女經理)，Head of a Department(處長)，Section chief(科長)等。

需要指出的是，寫信人如要代表企業單位或代理簽署時，應在結尾謙稱下列印出全部大寫的企業單位名稱，然後才簽署，以表明該信不是以寫信人個人身份寫的，信由所述事宜均由企業單位負責。

(8)其它

商業信函除上述內容外，還經常遇到以下情況：

①寫信人提請對方特定人員注意時，可在信內姓名及地址的下面或在稱呼同一行之右側說明，並加上Attn.(Attention的縮寫)字祥，也可在字下劃橫線表示。

②寫信人為使對方迅速、正確地理解信所談的主題與目的，常在信內列出「事由」項，記在信文的上方，並在Subject底下劃橫線，以提醒對方注意。

③為便於商業信函留存查閱並分清責任，書信下部注有發信人及打字員姓名的第一個字母，位於署名下兩行的左下方。

④為說明信所附附件，便於收信人清點，可在發信人及打字員姓名的字母下行加註。

⑤如信文寫完後需要補充一點，或加附與信文主題無關的簡短內容時，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.(Postscript的縮寫)引導。

對國外商業業務往來信函的結構格式舉例如下：日期 May,20,1998,收信人 Mach &.Welson，地址340 Camedle Ave Kemlworttl，N.T,注意 Attn：Mr. Jack G. Johnson

SCHARFMAN BROS. INC

CABLE ADDRESS Export一Manufacturers TELEPHONES信頭 HEMPSTS Representatives一Importers (516)292一1750

Sauco 393 FRONT STREET

TELEX: 96-7725 HEMPSTED

NEW YORK 11550稱呼 Dear Sirs。

Thank you for your interest in the MEYLAN line Of stopwatches，timing device，etc。

信文：

We are leased to inform you that we act as extensive export representatives for MEYLAN CORP。

P1ease advice if you are interested in receiving our full catalog and price list。

信尾謙稱 Very truly yours，

公司名稱 SCHRTFMAN BROS.INC.

簽 字

寫信人姓名 Michael Seharfmah

寫信人職務 Manager

發信人及打字員 MS／am

附 件 Encl. One

商業信函的寫作要求

商業信函不同於文學創作。文學作品忌顯不忌隱，忌直不忌曲，而商業信函應清楚明確，不隱不曲。商業信函的寫作要求是：

1)主題突出，觀點明確

商業信函是為開展某項商業業務而寫的，具有明顯的目標。信文內容應緊緊圍繞這一目標展開，不要涉及無關緊要的事情，以免沖淡主題；也不必象私人一般信函那樣，寫入問候、寒喧一類詞語。向對方提出的問題要明確，回答對方的詢問也要有針對性，不能答非所問，或故意繞彎子，迴避要害。鑒於商業信函往來涉及經濟責任，所談事項必須觀點明確，交待清楚。例如答覆對方訂貨要求時，必須將供應商品的規格、性能、供貨日期、價格與折扣條件、交貨方式、經濟責任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日後糾紛。

2)面向對方

為促進雙方經銷往來，信函應給對方一個好的印象。因此，在寫信之前，要設身處地想一想：對方的需要：對方的處境、利益與困難；如何在互惠互利的前提下儘可能考慮對方的需求，還要考慮對方的地位、身份、專業知識、文化程度，接受能力等，使對方正確理解信中所談內容。

態度誠懇是指信文內容應實事求是，不要夸夸其談，弄虛作假。同時即使對方提出的要求不能接受，也應用委婉地語氣加以解釋，以求保持良好關係，不致損害以後的買賣來往。

3)實事求是，謙恭有禮

經商往來要求實事求是，遵守職業道德，維護企業與個人的信譽，不得蓄意欺騙對方或設下圈套誘使對方上鉤，以謀求不正當利益。謙恭有禮不是僅說幾句客套話，而是要尊重對方，講究文明禮貌。例如，收到對方來函，應儘快給以答覆，拖延回信的做法是不禮貌的。

4)結構嚴謹、首尾圓合

結構嚴謹，要做到這一點應在動筆之前，首先把所要寫的內容有條不紊地組織起來，列成提綱或打草稿，以免結構鬆散，首尾脫節。

商業信函的特點是開門見山。可在信的開頭直接進入主題而不落俗套。在信的結尾可提出各種希望等。

5)語氣平和，用詞準確

為了達到買賣往來的目的，注意寫信的口吻與語氣是很重要的。商業信函的語氣要平和，要平等相符，不得用命令或變相威脅的語氣，要做到不卑不亢。

用詞要準確，不要用一些晦澀的或易於引起歧義的詞語。用詞不當或不準確，常常會使對方引起誤解，甚至被人利用而導致一方經濟損失。例如提請對方供貨時，不要用「大量」、「許多」一類詞語，應具體說明數量。同樣，報價不能籠統地說「合理價格」或「市場價格」，而應說明具體價格為多少，用何種貨幣，怎樣結算，有沒有各種附加收費，盡量避免使用「大約」、「左右」一類詞語。答覆對方的來信，最好說明那封來信的日期、內容、編號，不要籠統地說「來信收到」或「上月來信」等，因為來信可能不止一封。

此外，信文用字應規範化，還要正確使用標點符號。

6)清楚簡潔，注意修辭

信文內容與形式都要做到清楚簡潔。做生意講求效率與節省時間。清楚簡潔的書信最受歡迎。要避免使用長句冗詞以及不必要的修辭詞。

商業信函以實用為宗旨，它不象文學作品那樣講究修辭，但必要的修辭也是不可少的。不通順或邏輯混亂的語句，就會影響意思的表達和信息的交流。

最後要養成寄信前至少檢查一遍的習慣。除核實內容是否完整、事實是否準確外，還要檢查語句是否有毛病，以及檢查信件是否能為對方理解和接受，經過檢查認為滿意後，再簽名寄出。
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