懂的人都不說的職場PPT密碼(1)

06-01

因為PPT特殊的呈現方式和功能，我們不可能在幻燈片上洋洋洒洒地抒情，也要考慮到PPT接收者是否有時間一遍一遍反覆咀嚼你天書一般的PPT，所以準確傳遞信息，是PPT終極目的之一，也是考驗PPT製作者表達和溝通能力的重要一關

　　書名：懂的人都不說的職場PPT密碼

　　作者：喻田田著

　　出版社：北京理工大學出版社

　　書號：ISBN 9787564068097

　　內容簡介

　　這樣的PPT，讓你的領導和客戶眼前大亮！結構合理，便於理解；版式簡潔，落落大方；格式整齊，便於閱讀；語言有力，畫龍點睛。《懂的人都不說的職場PPT密碼》為你提供職場人士必備的PPT設計思路與方法，助你提升職場PPT技能.提升工作效率，贏得領導的賞識、客戶的信賴、同事的讚許。

　　作者簡介

　　喻田田，畢業於中國人民大學，原就職於國內第一家上市公關公司藍色游標，任客戶經理，服務過索尼、強生、金佰利等多家世界500強客戶，後考入香港中文大學攻讀企業傳播專業碩士學位，現在西岸奧美任職。

　　自涉職場以來，PPT就是她賴以成名的殺手鐧之一。憑藉過硬的PPT製作與演示能力，她所帶領的團隊屢次拿下競標項目；甚至因為PPT做得別緻，領導專門為她發了獎金。她的某些PPT在大中華區的各子公司中竟相傳閱，甚至成為部門內部的PPT模板。

　　精彩書摘

　　* 邏輯清晰

　　事實上，失敗的PPT大多都失敗在邏輯上。因為通過PPT呈現信息和純文字的呈現是不一樣的，幻燈片之間的邏輯關係不再可能依靠過渡性的段落或文字來表現，而在演示PPT的過程中，閱讀者不僅要理解當前幻燈片的信息，還要理解當前幻燈片與上一張幻燈片之間的關係，由此帶來的信息理解障礙更甚。在我們的工作中，常常需要面對一份30頁以上的PPT，這樣大的信息量，對上下幻燈片之間信息的連貫性，整個PPT的結構、層次提出了更高的要求。

　　因此在製作PPT之前，首先要理清邏輯。這個邏輯，不僅是「提出問題-分析問題-解決問題」這種信息層面的邏輯，還包括演示的邏輯——作為PPT的製作者，你如何引導閱讀者或觀眾一步步沿著你的思路，去理解你在PPT中想表達的意思並被你說服？面對這個首先需要被解決的問題，PPT製作者個人的邏輯思維能力也就面臨很大的挑戰——你不僅要有清晰的條理，還得能講一個引人人勝的故事。

　　所以我建議，為了製作出一個上乘的PPT，與其一上來就打開PowerPoint應用程序，對著空白的幻燈片抓耳撓腮，不如先認真思考你究竟想通過PPT表達什麼，理清邏輯，然後在白紙上列出提綱和PPT的結構，這絕對是一種「磨刀不誤砍柴工」的好習慣。

　　* 信息傳遞準確

　　我們還經常看到這樣令人崩潰的PPT：不是幻燈片上堆滿了文字，比看論文還讓人頭疼，就是文字和圖片風馬牛不相及，讓人云里霧裡不知所云。這樣通過PPT傳遞出來的信息，能有多少被看到PPT的人準確接收呢？如果再遇到一個演講水平和技巧一般的演說者，估計演示PPT的人自己都要說不下去了，更不必說台下懨懨睡倒的一片人了。

　　準確傳遞信息，是PPT終極目的之一，也是考驗PPT製作者表達和溝通能力的重要一關。因為PPT特殊的呈現方式和功能，我們不可能在幻燈片上洋洋洒洒地抒情，也要考慮到PPT接收者是否有時間一遍一遍反覆咀嚼你天書一般的PPT，再從中大海撈針一般總結你真正想表達的意思，所以需要PPT中的語言精練、有力，用字準確，專業。

好的PPT第一要素不是好看，而是有用！一份邏輯清晰表達完整的PPT，不僅讓老闆對你的業務能力有更深刻的了解，也將對你的邏輯思維、語言表達能力甚至工作態度刮目相看。說到底，誰會不喜歡既有能力做事也有能力表達的的員工呢

　　第一章：好的PPT，為你搞定一切！

　　1、加薪、升職、拿項目，就從PPT做起

　　PowerPoint，如它的名字，到底有多大的力量？在我們的學習和工作中，到底扮演著怎樣的角色？

　　從風靡海外的那本被奉為經典的《演說之禪》到如今國內五花八門的PPT設計技巧類書籍，無一不在傳遞著「PPT在現代職場中越來越重要」這一信息。不知從何時起，我們的學習和工作中充斥著PPT，似乎沒有它，我們就不會溝通，就不會開會，就不會彙報工作。也許你已經發現，在辦公室里，我們已經很少看到偶像劇里拿著「項目企劃書」這樣傻裡傻氣的情節了，而跟老闆溝通時，也很少遇到需要在電梯里三分鐘說清楚一件事這樣極端的考驗。更多的時候，當我們構思出一個好的idea，或者即將啟動一個新項目，甚至職位晉陞、年終總結時，得到的要求都是「用PPT來呈現和展示」。

　　但是請仔細看看你電腦里存儲的這些PPT們——它們千篇一律，毫無重點，套路老舊，不是簡單得像個word的複製粘貼版，就是一個花花綠綠的圖片冊，文字和真正有用的信息隱藏在花哨的圖片和顏色之下，讓人不知所云。有多少次，你能迅速從PPT里看到製作者想要說明的核心信息？有多少次，你辛辛苦苦做了一晚上的PPT能夠真正得到老闆的青睞甚至再三思量？

　　請不要輕視PowerPoint的「power」。

　　PPT的好壞，也許不能直接決定工作的成敗，但卻能夠成為給你加分或者減分的權重項。在這個問題上，筆者就有親身的體會。本人所在的公關行業，簡直三天一方案，五天一報告，在辦公室里巡視一圈，很少看到有誰不是常開著PowerPoint應用程序的。在這樣的工作環境中，製作PPT的水平成了公關人基本的業務能力。因為大學學習市場營銷專業經常要做案例分析的緣故，我很早就開始學慣用各種PPT的模板和製作技巧展示我們的研究成果。到了工作中，PPT的製作能力成為了我的強項，通過不斷的實踐和有心的學習，我的PPT水平逐漸被老闆賞識，從美化各種競標方案，到乾脆由我全程執筆，我很少讓老闆失望過，於是也托PPT的福獲得了不少展示自己的機會，甚至有一次例行的職位晉陞報告，因為PPT做的別緻，也被大老闆特地表揚了一番，得到了一筆小小的獎金。因為述職報告而在加薪之外再得一筆獎金，你聽說過嗎？

　　如果要在年終總結中展示你過去一年參與過的項目，你會怎麼寫？

　　也許是這樣的——

　　但下面這張幻燈片是我的做法：

職場PPT筆記：PPT和其他文檔格式的差別就在於它能夠用更加豐富的表現形式來展現文本間的關係，

因此，第二張幻燈片將這一年的工作履歷表現的更加直觀、清晰。

　　因為PPT做的不錯，我很早就開始參與方案撰寫和項目競標；

　　因為PPT做的不錯，我在實習期剛剛結束的時候就開始獨立撰寫方案和報告；

　　因為PPT做的不錯，即使在牛人云集的競標團隊里，我也時常獨挑大樑，擔任方案的整合工作；

　　因為PPT做的不錯，我甚至為客戶做了很多需要向客戶老闆彙報的PPT，其中有一個危機管理總結報告不僅在中國區各子公司內分享，也成為了我所在部門的「危機報告範本」。

　　PPT的製作能力讓我得到了「作業能力很強」的評價，也讓我深深懂得一個道理：在快節奏的職場中，本來每個人得到的機會都是均等的，但是好的PPT製作和展示能力可以幫助你在這難得的機會中發光發亮，使你能夠脫穎而出，使成功的天平能夠稍微向你傾斜一點。

　　作為一個暫時還未獲得真正成功的職場小鳥（已經工作幾年不那麼菜啦），我很難拿出有力證據來說明PPT製作水平與個人成功的直接關係，但是希望以上這個完全無吹噓造假成分的小故事能夠讓你相信：除了腦袋裡的真材實料和腳踏實地的努力，你真得會一些推銷自己的方法，而一份清晰有條理的PPT報告，一份讓人眼前一亮的方案，一次精彩的述職演講，就是為自己加分的最好辦法。

　　從工具的角度來說，PPT和office自帶的其他程序並無不同，都是輔助我們工作的文檔，但是為什麼為大家都對PPT情有獨鍾呢？如果需要介紹一個公司、一款產品，直接用WORD不是更詳細？如果需要展示一次市場調研的結果，直接用EXCEL不是更強大？如果需要跟客戶開會，侃侃而談也可以呀！

　　不是我們離不開PPT，而是PPT能夠更好的幫助我們表達。

　　在這個越來越需要溝通的時代，在這個信息已經極度爆炸的時代，PPT的生存之道就是用簡潔、直觀的表現手法幫助我們更有效的溝通，或者獲得更有價值的信息。因此，不要小看PPT在方寸之間所展示出的大不同：

　　 ·客戶是缺乏耐心的，他們無法忍受花幾個小時細細琢磨你的word裡面到底有什麼對他有價值的地方，但可以在一兩分鐘之內通過PPT了解到該公司或者該產品的優勢；

　　 ·老闆的時間是寶貴的，他們沒空對著EXCEL研究每一行每一列的數據有什麼變化，但可以通過PPT一眼看到這次調研的結果是什麼，有什麼數據可以支撐；

　　 ·競爭是激烈的，你如天馬行空一般侃侃而談，怎麼能比得上競爭對手在精美PPT的輔助下有理有據有重點的陳述呢？

　　還是舉述職報告的例子：當老闆需要你對新的工作崗位提出你自己的理解的時候，你會怎麼做？

　　站來老闆面前，你大可以滔滔不絕：我對AM（客戶經理）的理解是這樣的……它要求我具備……的素質以及……的能力。雖然我現在還沒有經驗，但我相信通過努力，自己一定能做的更好。另外，在……方面我將更加嚴格的要求自己，讓自己儘快成長，適應新崗位的要求。當然，還有……方面，我目前的經驗也不太夠……

　　打住打住，你覺得老闆會有這個時間聽你啰嗦嗎？還是像我一樣，用一頁幻燈片說話吧！

職場PPT筆記：PPT的精髓在於提煉內容的邏輯關係，將你要表達的信息進行歸納、分類，

這樣即使在一頁幻燈片上，對方也可以看到非常多但極具條理的信息。

　　如果你不從事廣告、公關或者諮詢工作，而是在一個PPT應用相對沒那麼頻繁的其他行業，是不是更應該把握每一次通過PPT展示自己的機會？一份邏輯清晰表達完整的PPT，不僅讓老闆對你的業務能力有更深刻的了解，也將對你的邏輯思維、語言表達能力甚至工作態度刮目相看。說到底，誰會不喜歡既有能力做事也有能力表達的的員工呢？

　　說到這裡，如果你也像我一樣相信，出色的PPT製作水平能夠幫助你在職場一路劈荊斬棘，成為你升職、加薪、贏得項目的有力武器，就請拿出「我一定能做出令人眼前一亮的PPT」的決心和信心，繼續讀下去吧！

　　2、「好」的PPT，能有多好？

　　什麼叫好？這是一個問題。

　　暫且不說喬幫主和比爾蓋茨在各自演說時所配的PPT風格迥異，難分伯仲，光是現在網上烏央烏央的PPT模板、炫之又炫的動畫教程就夠你學一陣的，有小清新范兒的，有重口味的，有商務型的……總之應有盡有。於是你下載了一個漂亮的母版，仔細學習了動畫的使用，甚至懂得了配色，但發現PPT並沒有變的更好，該亂的地方還是亂，該沒說清楚的地方還是不清楚。

　　那這些母版沒有用嗎？是動畫不夠吸引人嗎？是配色還不夠漂亮嗎？

　　如果你只認為只要這些要素就可以做好PPT，並因此在如雨後春筍般冒出來的PPT製作教程里尋找答案的話，那麼很遺憾，本書可能並不能給你更多幫助。我寫作的本意不是告訴你怎麼才能把PPT做的很「炫」，因為這不是PPT最重要的東西。好的PPT第一要素不是好看，而是有用。作為輔助我們表達觀點和傳遞信息的工具，PPT首先要「有用」，其次才談的上美感，缺乏實用性的PPT無論做的多好看都是製造交流障礙的垃圾。

　　如果將PPT比作一個人的話，信息是血肉，結構是骨架，而那些花枝招展的母版和效果則是皮膚和外衣。所以「金玉其外敗絮其中」這句話簡直就是那些空有漂亮形式而內容混亂、核心信息表達不清的PPT最好的註腳。

　　那麼有用的標準如何評定呢？

　　邏輯清晰

　　事實上，失敗的PPT大多都失敗在邏輯上。因為通過PPT呈現信息和純文字的呈現是不一樣的，幻燈片之間的邏輯關係不再可能依靠過渡性的段落或文字來表現，而在演示PPT的過程中，閱讀者不僅要理解當前幻燈片的信息，還要理解當前幻燈片與上一張幻燈片之間的關係，由此帶來的信息理解障礙更甚。在我們的工作中，常常需要面對一份30頁以上的PPT，這樣大的信息量，對上下幻燈片之間信息的連貫、整個PPT的結構、層次提出了更高的要求。

上圖：一個典型的公關提案邏輯

　　所以我建議，為了製作出一個上乘的PPT，與其一上來就打開PowerPoint應用程序，對著空白的幻燈片抓耳撓腮，不如先認真思考你究竟想通過PPT表達什麼，理清邏輯，然後在白紙上列出提綱和PPT的結構，這絕對是一種磨刀不誤砍柴工的好習慣。

　　信息傳遞準確

　　我們還經常看到這樣令人崩潰的PPT：不是幻燈片上堆滿了字，比看論文還頭大，就是文字和圖片風馬牛不相及，讓人云里霧裡不知所云。這樣通過PPT傳遞出來的信息，能有多少被看到PPT的人準確接收呢？如果再遇到一個演講水平和技巧一般的演說者，估計演示PPT的人自己都要說不下去，更不必說台下能懨懨睡倒一片人了。

　　準確傳遞信息，是PPT終極目的之一，也是考驗PPT製作者表達和溝通能力的重要一關。因為PPT特殊的呈現方式和功能，我們不可能在幻燈片上洋洋洒洒的抒情，也要考慮到PPT接收者是否有時間一遍一遍反覆咀嚼你天書一般的PPT，再從中大海撈針一般總結你真正想表達的意思，所以需要PPT中的語言精練、有力，用字準確，專業。

　　在英語中，有一個詞「bullet」，也就是PPT里大家常用的「項目符號」，是解決這一問題的好工具——用簡潔有力的陳述句式列出要點，說清結果或者解決方案，而避免使用過多描述性的辭彙。一般情況下，我提倡能用三行要點說清的意思，絕不寫第四行；能不要出現第一人稱的時候，盡量不要使用第一人稱。

以上文字摘自古龍小說《九月鷹飛》，這種古龍先生才能駕馭的邏輯遊戲在PPT中千萬不要輕易使用

職場PPT筆記：左邊是原本想表達的意思，右邊是加工後的PPT語言，

加入了合適的圖片和圖形後，是不是看起來更有力、更簡潔？

　　說服力強

　　PPT的多數適用場合，不僅為了表達，更為了說服。尤其是在競標或者競賽的時候，PPT能否打動人、能否給人留下深刻的印象，也是獲得成功的關鍵。因此好的PPT，不僅要有邏輯、信息表達準確，更要有說服力，影響力，甚至是直指人心的力量。

　　要做到這一點，就絕不能僅僅依靠文字本身了，而這正是PPT更勝於word文檔和excel的地方——我們可以用別出心裁的排版去吸引閱讀者的注意力，可以用具有衝擊力的圖片去佐證我們的觀點，也可以用變形的、突出顯示的個別詞語、數字、或者英文來強調關鍵信息。在有些情況下，為了說服對方，我們甚至可以用一張只有一個問句的幻燈片來引導觀眾思考，或者用只有一句結論的幻燈片來幫助觀眾更深刻的記住我們想表達的意思。

　　做到這一點固然很難，但也是考驗PPT製作者功力的進階要求。毫不誇張的說，如果你的PPT有了足夠的說服力，那麼你已經做好成為一個出色演講家的準備了！

職場PPT筆記：對數字的強調是提升說服力的有效途徑之一

職場PPT筆記：說服力之二——突出核心問題，吸引觀眾的注意和思考，並對接下來的內容更加感興趣

職場PPT筆記：好的圖片也能夠增加PPT的說服力

　　當然，在要做到以上三點，你還應當事先充分考慮PPT的使用場合（需要演示還是僅用於閱讀），為了達到PPT製作的目的（介紹一款新產品？推廣一個新技術？總結一個項目？展示一次市場調研結果？），從而選擇對你的觀眾/讀者最合適的表達方式和語言，清晰、完整的傳遞信息，使得觀眾/讀者在PPT的輔助下，準確的了解到他們想要知道的東西。

　　為什麼做一個PPT還需要瞻前顧後考慮這麼多方面？因為我們不是為了製作PPT而製作PPT，它不是一個自娛自樂的遊戲，而是一種表達手段和傳播介質，我們最終是為了接收方理解我們的想法，看到我們工作的成果。因此PPT的有效性是需要由對方的接收程度決定的。如何讓你的Point更Power？打開PowerPoint程序之前，你還有很多的準備工作要做，以下的章節將按照完成一份PPT的步驟，詳細介紹那些以前不為你重視的前期工作和細節，順著我的思路，你很快就會發現，你做的PPT和別人不一樣了！