PPT課件在管理中的作用及製作技巧

06-01

PPT課件在管理中的作用及製作技巧 PPT，即Power Point的簡稱，是微軟公司出品的office 軟體系列重要組件之一(還有Excel，Word等)，Microsoft Office PowerPoint 是一種演示文稿圖形程序，Power Point是功能強大的演示文稿製作軟體。可協助您獨自或聯機創建永恆的視覺效果。Powerpoint是用於設計製作專家報告、教師授課、產品演示、廣告宣傳、技術管理的電子版幻燈片，製作的演示文稿可以通過計算機屏幕或投影機播放。 PPT課件自從誕生以來，以其形象化、電子化、易操作、簡便快捷等特點，在眾多技術與管理領域中應用非常廣泛，也深受廣大用戶的喜愛和青睞。作為一種新型的多媒體傳播工具，在企業管理中發揮著十分重要的作用。

一、PPT課件的特點

1、簡單易學、易掌握

用PowerPoint製作課件對一般有一點電腦應用知識的朋友來說，稍加學習都能掌握，對熟悉Word的朋友比較容易。PPT製作、使用方便簡單而且效果不差，不像HTML那樣麻煩，而且PPT修改容易，就像使用DOC文檔一樣。

2、支持多種類型的媒體播放

利用PowerPoint能根據實際情況制出具有文字、圖像、聲音、動畫等特點的多媒體演示型課件。而且能在多種類型的媒體上播放。

3、能夠滿足一般課堂教學、會議、項目或產品說明等需求

二、PPT課件在管理中的作用

1．充分利用自身形象化、綜合化的優勢，將複雜難懂的問題變得通俗易懂。

PowerPoint是製作和演示幻燈片的軟體，能夠製作出集文字、圖形、圖像、聲音以及視頻剪輯等多媒體元素於一體的演示文稿，把自己所要表達的信息組織在一組圖文並茂的畫面中，可以更直觀、更確切、更生動地把我們想要展示的東西展示出來。

2、結合自身「現代化、高科技」的特徵，將以往複雜繁瑣的操作變得方便快捷

用戶不僅在投影儀或者計算機上進行演示，也可以將演示文稿列印出來，製作成膠片，以便應用到更廣泛的領域中。利用Powerpoint不僅可以創建演示文稿，還可以在互聯網上召開面對面會議、遠程會議或在網上給觀眾展示演示文稿。它省去了很多不必要的程序。

三、PPT課件的製作技巧

1、關於製作方法

（1）最開始什麼都不要想，不要去查資料，也不要接觸電腦，而是用筆在紙上寫出提綱，當然，能簡單的划出邏輯結構圖最好，越細越好。

（2）打開PPT，不要用任何模板，將你的提綱按一個標題一頁一頁整理出來。

（3）有了整篇結構性的PPT，就可以開始去查資料了，將適合標題表達的內容寫出來或從網上拷貝進來，稍微修整一下文字，每頁的內容做成帶「項目編號」的要點。當然在查閱資料的過程中，可能會發現新的資料非常有用，但卻不在你的提綱範圍中，這時可以進行調整，在合適的位置增加新的頁面。

（4）看看PPT中的內容哪些是可以做成圖的，如其中帶有數字、流程、因果關係、障礙、趨勢、時間、並列、順序等等內容的，全都考慮用圖畫的方式來表現。如果有時候內容過多或實在是用圖無法表現的時候，就用「表格」來表現。實在不行，才用文字說明。所以，最好的表現順序是：圖--表--字。這個過程中圖是否漂亮不要在意，「糙」點沒關係，關鍵是你用的圖是否準確。

（5）選用合適的母版，根據你的PPT呈現出的情緒選用不同的色彩搭配，如果覺得office自帶的母版不合適，就自己在母版視圖中進行調整，自己加背景圖、裝飾圖等。

（6）在母版視圖中調整標題、文字的大小和字體以及合適的位置。

（7）根據母版的色調將圖進行美化，調整顏色、陰影、立體、線條、美化表格、突出文字等。注意在此過程中，把握整個PPT的顏色不要超過3個色系！否則你的PPT就顯得特別亂而且「土」。

（8）美化頁面，看看哪裡應該放個裝飾圖，圖片可以從網上查找，裝飾圖的使用原則是：符合當頁主題，大小、顏色不能喧賓奪主。

（9）最後在放映狀態下，自己通讀一遍，哪裡不合適或不滿意就調整一下，修改錯別字。

2、有關注意事項

（1）盡量避免大文稿

一般情況下，很多人處理的PPT演示文稿一個個都是「大個頭」，小則20、30兆，大則80、90兆，這麼大的文件會給複製、傳輸、播放都帶來了很大麻煩。這是在操作中出現了問題。現列出增大ppt文件體積的幾種錯誤操作方式：

一是在我的電腦中點右鍵，選擇複製，然後打開ppt點右鍵，選擇粘貼，此種插入圖片的方法，比正常插入圖片要增大體積20多倍。

二是不經過圖片縮小處理，直接把掃描的或數碼相機拍攝的圖片插入ppt文件中，此方法可「有效」增大體積2-5倍。

三是直接插入bmp等大體積文件，此種方法也會增大ppt的體積達10-20倍之多。

四是多個幻燈片以同樣一幅圖片作為背景，此方法也可增大文件的體積。

正確的操作是：1）圖片的格式轉化為jpg格式；2）圖片的解析度減小到1024 X 768以下；3）插入圖片使用常規方法：插入→圖片→來自文件→ …； 4）如果使用一幅圖片做多張幻燈片的背景，應該在ppt上點右鍵 → 背景 → 下來背景列表框 → 其它效果 → 圖片 → 選擇圖片 → 全部應用。

(2) 精確掌握PPT播放計時功能

如何才能更加精確地把握時間呢？要獲得時間的保證，可以在正式演示前自己預演幾遍。進入「幻燈片放映——排練計時」，可手動控制幻燈片的播放，自己定義每張幻燈片的播放時間，效果很好。

(3)對比字體，讓其顯示醒目

具體設置方法是：進入Windows的「開始—設置—控制面板」命令，選擇「輔助選項」圖標，在「顯示」選項卡上，選中「使用高對比度」複選框，確定，然後在PPT的「視圖」菜單上，指向「顏色/灰色」，執行「高對比度」命令即可。

總之，PPT課件在當今企業管理中已經發揮著不可替代的作用。它與我們的工作已密不可分，已成為我們技術或管理的一個重要工具，充分重視並積極有效地利用它，對於提高我們的工作水平、工作效率都會有極大的幫助。