拒絕瞎忙，一招教你搞定高效的項目管理

來自專欄 XMind 思維導圖

日常工作中很多人都會遭遇以下項目管理的難題：

如何讓項目按部就班有條不紊地開展？

如何讓項目按時完成並達到 KPI ？

如何進行人員分配，讓每個人都能發揮所長？

如何靈活把控項目過程中出現的問題，及時應變和處理？

所謂的項目管理，目的在於提高對項目的計劃和執行，檢測項目實施過程中的狀態，做好高效的人員分工，從而推動任務的順利進行。

不管是團隊中的項目管理還是個人的任務管理，都需要你有良好的計劃和把控能力，今天醬就和大家分享下如何巧妙利用 XMind: ZEN 中的標記，實現高效的項目管理。

思維導圖在項目管理中的作用

☉立項前，想清楚到底要做什麼

思維導圖的作用在於理清思路，當你在項目成立初始毫無頭緒不知道該怎麼入手的時候，可以用思維導圖把頭腦中的思維進行可視化的梳理。

在項目成立時，想清楚這個項目到底要做什麼。想清楚目標用戶特徵和核心需求，需要哪些技術支持和驅動，需要哪些人力支持，項目的緊急程度，在把這些想清楚的基礎上，就可以開始立項了。

☉計劃時，進行精細化的任務拆解

當你在進行任務規劃的時候，應確保任務執行的粒度足夠細，也就是說任務必須是清晰、具體、可執行的。在這個基礎上，將任務和相關的負責人對應起來，並且明確每一個任務的工作量和完成時間。

☉計劃時將任務進行優先順序安排

為了更好地把控項目的進程，讓各個任務有序完成，應通過任務的重要度和緊急度來進行優先順序的判斷。按照輕重緩急進行事項上的安排，能讓你更好地把控項目進度，讓一切按計划進行。

而且很多任務具有時間上的承接性，比如一個產品功能的上線需經過「需求發掘-版本規劃-方案策劃-方案評審-UI 設計-開發-測試-發布」等一系列的流程，哪些任務可以同時進行，哪些任務有先後順序，都應該合理安排。

☉項目開始執行後，進行進度把控

在項目開始執行後，及時記錄進度，檢測項目狀態是保證項目順利進行必要的手段。這時，需及時把握項目進度，控制好每一個任務的時間節點。為了保證執行的各個環節不出岔子，應根據具體的執行情況，調整任務目標、資源、進度並修改計劃。

巧妙運用標記，進行高效的項目管理

標記是做日程規劃、項目管理和一些需要掌控時間節點、進度和人員安排類思維導圖的利器。巧妙運用小標記，能夠幫你高效地完成輕量級的項目管理。

>>>> 標記任務的優先順序

你可以用星星的顏色來標記任務的重要程度，給每個顏色進行優先順序的定義，比如紅色為重要，黃色次之。

>>>> 標記任務的完成順序

你可以用順序的標記來表示哪些任務需要先完成，哪些任務可以稍後完成。任務的完成順序可以和任務的優先順序排序結合起來考慮。

>>>> 標記任務分配 /人員分工

清晰的人員分配，明確每個人的工作職能和任務是確保團隊寫作有效進行的前提。為了保證項目的順利進行，進行合理明確的人員分工十分必須。你可以用各種人像的標記來表示相關負責人。

>>>> 標記任務的完成度

在項目執行的時候，可以用任務的進度條標記來表示任務的完成程度。定時記錄進度，並及時調整各任務的進度安排，可以保證項目的順利進行。

>>>> 自行定義，靈活運用

除了以上的標記用途，你還可以運用月份星期的標記來表示時間。

也可以運用符號標記來表示其他你想表達的意義。

舉個具體的例子，比如當你在思考一個新產品上線需要做哪些工作，具體任務怎麼安排，時間節點怎麼控制的時候，可以運用標記來幫你理清思路。

為了讓別人能讀懂你的思維導圖，這邊有一個小Tip：可以單擊空白處，在格式菜單欄里勾選顯示圖例，並編輯標記的定義。

當然，這只是一個比較簡單的示例，具體工作中遇到的項目會更複雜。但這種輕量級的項目管理方法非常值得借鑒，10分鐘就可以畫出一個大概，能有效提升你的工作效率。

高效的項目管理不僅能推動項目的順利進行，讓每個人各盡其用，而且能提高項目的完成效率，讓你更好地管理產品需求、把控開發進度、提高研發效率，最終推動產品的不斷提升。小標記也能有大用途，你 get 到了嗎？

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