公司員工須掌握的五條電話禮儀

處理 SSI 文件時出錯

　　公司員工在辦公室內，必須掌握並熟練運用如下幾條電話禮儀：

　　轉接客人或上司的電話

　　轉接電話時，一定要問清對方的姓名和單位。切記要重複確認轉達的內容；

　　在為客人或上司轉接電話時，一定要等到雙方通了話，再輕輕放下自己的聽筒；

　　接轉了幾次都無人接聽，則每一次都要跟對方說：「對不起，請稍等。」

　　清楚對方來歷和用意時，先不要掛線，經請示後再處理。

　　客人或上司在開會時的電話接聽

　　首先向對方解釋客人或上司正在開會，禮貌詢問問對方是否需要留言

　　如有留言，應按電話備忘錄的要求做好記錄

　　如對方執意要通話，應記下其基本資料，請對方稍等，隨後將資料寫在便條上送交客人或上司並等候吩咐。

　　受話人正在會客時的電話接聽

　　首先應跟對方解釋並詢問是否需要留言或勸其過會兒再打來；

　　如遇緊急情況，應請對方稍候，設法聯繫客人或上司以聽其吩咐；

　　若受話人正在參加重要會議，則應禮貌致歉，婉勸對方過會兒打來；

　　上司或同事外出後的電話接聽

　　說明上司或同事的大致去向；

　　說明大致的返回時間；

　　詢問對方是否需要其它人代聽電話或留言；

　　如在辦公室接到別人打給上司的電話而上司又不在，應避免回答「沒有來」或「一直未見到」，「還未來上班」等，而應答覆「他/她 暫時不在辦公室，有什幺事可以代勞呢？」等等。

　　公司內的工作電話

　　如有事求見上司，尤其是總經理或副總經理，一定要先用電話聯繫，請秘書轉告或安排時間；

　　與同級同事聯絡也應先通電話，約定時間、地點，不要隨便打擾別人；

　　談話結束時，一定切記輕放電話。