做好辦公室接待工作

指明簽字處。在主方保存的文本上籤畢後，由助簽人員互相傳遞文本，再在對方保存的文本上簽字，然後由雙方簽字人員交換文本，相互握手。有時簽字後，備有香檳或紅酒，共同舉杯慶賀。 　　 　　

9、如何保持良好的儀錶形象？ 　　

這是做好接待工作的基礎和開始，也是涉及到個人乃至一個地區、一個國家形象的事情。這方面的內容較多，這裡簡要強調6個方面： 　　

一是精神要飽滿自然，態度要和藹端莊。面、手、衣、履要潔凈。說話客氣，注意身份。在公共場所應保持安靜，遵守秩序，不打攪、影響別人。遵時守約。 　　

二是多用禮貌有語。如您好、請、謝謝、對不起，再見。 　　

三是尊重隱私。與人交往時做到五不問，即不問年齡、不問婚否、不問去向、不問收入、不問住址。但日常交往中，有的人最喜歡問的卻是這些問題。這是要引起注意的。 　　

四是體現女士第一。即時時處處做到女士優先、保護女士。男女同行時，男士應走靠外的一側，不能並行時，男士應讓女士先行一步。在開門、下車、上樓或進入無人領路的場所、遇到障礙和危險時，男士應走在女士前面，為女士服務。就餐時，進入餐廳入座的順序是，服務員引導，女士隨後，男士「壓陣」。 　　

五是著裝要得體。著裝要體現整體性、個性、和諧性。男 士衣著的顏色不能超過3色，否則就會顯得雜亂，不夠莊重。襪子一般應穿與褲子、鞋子同類顏色或較深色的顏色。通常情況下男士均穿便服，便服包括外衣、夾克、襯衣、T恤衫和各式西裝。

但出席正式、隆重、嚴肅的會議或特別意義的典禮，則應穿深色西裝或禮服。 　　這裡要提醒一下穿西裝的注意事項： 　　

西裝袖子長度以達到手腕為宜，西裝襯衫的袖長應比西裝袖子長出1-2厘米。 　　凡是正式場合，穿西裝都要系領帶，西裝要系扣。襯衫和領帶要精心選擇，襯衫的領子要挺括，領帶顏色要與衣服、場合協調和諧，不能太隨意。系領帶時，襯衫的第一個紐扣要系好。這一條，仇書記要求特別高、過問特別細，每次重要會議、重大活動都要在通知詳細標明。 　　

襯衫的下擺要放在褲子里。襯衫裡面一般不要穿棉衣，天冷時，襯衫外面可穿一件羊毛衫。 　　

穿著羊毛衫時，領帶應放在羊毛衫內。 　　

穿西裝一定要穿皮鞋。一般是黑色或棕色皮鞋。皮鞋要上油擦亮，不能蒙滿灰塵。 　　西裝在日常穿著時可以敞開，也可以扣上第一粒紐扣。 　　

西裝的衣袋和褲袋裡，不宜放太多的東西，以勉顯得鼓鼓囊囊。 　　

穿西裝不扎領帶時，襯衫的第一粒紐扣不要扣上。 　　

打領帶注意事項： 　　

系領帶不宜過長或過短，領帶一般在第四、五個紐扣之間， 　　

站立時其下端觸及腰帶為宜。如內穿背心時，領帶要放在背心內，領帶夾也不要露出背心。生活中有的人把領帶夾夾在襯衣的第二個紐扣處，顯得十分顯眼、難看。 　　在宴會等喜慶的場合，領帶顏色可鮮艷一些；參加弔唁活動，一般系黑色或其它素色領帶。 　　

在日常生活中，只穿襯衣（包括短襯衣）也可系領帶，但襯衣下邊要放在褲子里。 　　穿茄克衫等翻領衣服，內穿襯衫時，也可系領帶。 　　

小臉型、高身材的人不要打太窄的領帶，胖者不要打太寬的領帶。 　　

六是餐飲要規範。要坐得端正，雙腿靠攏，兩足平放。雙手和手肘部要離開桌子，不要放在、扒在桌上。主人示意開始時，客人才能開始。進餐時要細嚼慢咽，不要發出大的聲響，如喝湯時「咕嚕咕嚕」，吃菜時嘴裡「叭叭」作響，都是不文雅的表現。若控制不住要打噴嚏或咳嗽時，要用手帕捂住口鼻，低頭轉向一旁，盡量避免發出聲響。敬酒時，上身挺直，雙腿站穩。勸酒要適可而止，切忌飲酒過量，以控制在本人酒量的三分之一為宜。 　　

用筷子時，一旦夾上食物，應立即放入口中，不要停留時間過長。夾菜時，筷子不要在盤子里亂攪，也不要把筷子伸到太遠的菜盤裡。若偶爾掉下一些菜到菜外，也不可重新放回盤內。扒在桌子上就著碗吃是被禁止的。（西餐時，左手持叉，右手持刀。上一道菜，使用相對應的餐具。如臨時離座，刀叉在盤內擺成「八」字形，表示尚未用完。如用餐完畢，則將刀叉並排橫斜放在盤內，柄朝右。） 　　

自助餐時，要按順序自動取食，不要搶先；取食後可換適當位置坐下慢慢進食；第一次取食不必太多，若需添食，可再次或多次去取；所取食物最好吃完，不要剩餘，以免造成浪費。

二、關於會務工作 　　

按照工作的流程也講9個問題，即9個如何做。 　　

1、如何制發會議通知？ 　　

這個問題我只提醒一點，通知發出後，一定要確認參會人員有沒有接到通知，參不參加會議。對那些兼任多個職務的特殊人員，一定要核實到人，是不是本人參加，以便正確擺放席卡。如在部門兼職的副秘書長，紀委副書記，是核實清楚，是不是本人參加。 　　

2、如何選定會場？ 　　

主要按照大小適中、條件具備、距離較近、經濟實惠來選定。 　　

3、如何確定會標、回頭標和宣傳標語？ 　　

會標可以根據會議通知來確定。回頭標和宣傳標語，要緊扣會議主題，富有號召性、鼓動性。 　　

4、如何排列席卡？ 　　

   主席台

的排列。當主席台人數較多時，可設立1排以上的主席台，領導分排就座。市級領導排序總體上按照市委、市人大、市政府、市政協排列（其中市人大、市政協主要領導排在市委副書記後面）。以面向台下來看，當主席台人數為單數時，1號人員居中，2號人員在1號人員左手位置，3號人員在1號人員右手位置，以此類推。當主席台人數為雙數時，1號人員在中心點偏右的位置，2號人員在中心點偏左的位置，即1號、2號人員之間的中心點即為主席台的中心點，3號人員在1號人員右手位置，4號人員在2號人員左手位置，以此類推。 　　

有發言的要準備「發言席」席卡，會前擺放到位。發言前5分鐘，要請發言人員到達主席台後面靠近發言台的一側，準備發言，發言後回到自己的座位上。 　　

5、如何保證話筒和音響良好？ 　　

選擇好的話筒。反覆查看檢修，確保穩定運行。會議開始前10分鐘還要最後檢查一次話筒，確保使用良好。 　　

6、如何發獎？ 　　

將領獎人員安排靠前相對集中就座，便於組織領獎。 　　

對禮儀小姐進行綵排。禮儀小姐從主席台一側手捧獎品依次上台，前後兩人距離相等，走到第一排主席台前，先自然轉向台下，展示獎品，然後，轉向主席台，將獎品交給發獎領導，自然轉身，從另一側離開主席台。

對領獎人員進行綵排。確定每批領獎人數。按照主席台上第一排所坐發獎領導的人數，確定每批上台領獎的人數，要注意領獎人數一般不要超過發獎領導人數，盡量避免一位領導同時頒發1個以上獎項，減少失誤的可能。 　　

將發獎人姓名與領獎人姓名一一對應排列列印，發到每一位領獎人員手中，讓其記住自己走到哪位領導面前領獎。

正式上台領獎前，由禮儀小姐引導領獎人員走上主席台，走到對應的發獎領導面前後，所有領獎人先轉向台下，約停頓5秒鐘，然後向後轉向主席台，面帶微笑從對應的領導手中領獎，領獎後，再次向後轉向台下，約停頓8秒鐘，展示獎品，讓攝影攝像記者攝影攝像。最後，從另一側回到座位上。 　　

7、如何簽訂責任狀？

將簽狀人員安排靠前相對集中就座，便於組織簽狀。準備責任狀、簽狀桌椅、「簽狀席」卡、簽字筆。安排抬簽狀桌的人員，並要統一服裝。禮儀小姐要訓練有素。參加簽狀人員要事先通知，座近要安排座位，留出上下通道，方便行走。簽獎時樂曲配套，音量適中。 事前要多次綵排，直到心中有數，有十二分把握。 　　

8、如何做好會議的後勤保障（主要是車輛、秩序、電力）？ 　　

調配會議所需車輛，特別是接送參加會議的市領導的車輛，要座位充足，車內整潔，並準備1台備用車輛。要有工作人員現場服務。 　　

安排公安人員維持會場內外秩序，保證車輛停放有序，環境安靜。開會之前要檢查會場內外，開會時也要關注會場內外，以便及時處置突發情況。 　　

準備電力保障車，並有專業人員跟蹤服務，確保停電之後立即供電。 　　

9、如何做好節儉工作？ 　　

遵循必要、簡單、方便的原則。 　　

一是會場大小適中、設施設備夠用，不要過份追求高檔豪華。會場距離較近，方便多數人來往。 　　

二是場內布置都有必要性，以烘托氣氛，不能太複雜、太花哨。 　　

三是會議材料要盡量減少。 　　

四是食宿要就低不就高。就餐可按每人每餐20元左右的標準安排工作餐（早餐一般不超過10元）。住宿可安排普通標準間。 　　

五是車輛以自接為主，以借為主，盡量不租用。