99%的人所不知道，高效工作的套路！

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正式開始之前，先看看女神。

對於剛進入職場的人來講，如何面對職場的眾多事情是一個非常讓人苦惱的問題。

很多時候，我們都會出現這樣的問題，工作白天干不完，只能夠拖到晚上加班干。

很簡單的一件事情，由於溝通的問題，造成了來回返工，浪費了非常多的時間。

其實，像這樣的問題還有很多。

針對這些問題，你也許也發現了，這很可能就是一個關於工作效率的問題。

同樣的工作，在一個人手裡，天天能準時下班，在另一個人手裡就得加班到晚上10點。

他們兩個人之間的差距，就在於工作效率。

要想解決這個問題，我們就需要掌握一些能夠有效提高工作效率的方法。

通過使用這些方法，我們能夠在力所能及的範圍內，又快又好的做完工作。

那麼，有沒有這樣的方法呢？

方法當然是有的，而且還很簡單。我將它叫做，高效工作的套路。

高效工作的套路

現在，我們就具體的針對這個問題，尋找一下解決方法。

關於如何高效工作，我們可以從以下兩個方面入手：

一、如何高效的做好獨立完成的事情

二、如何高效的做好團隊合作的事情

如果我們能夠解決這兩方面的問題，基本就可以達到高效工作了。

因為，我們的工作內容不外乎就是這兩方面。

首先，我們來討論一下第一個方面。

一、

如何高效的做好獨立完成的事情

我們會有很多工作，都是需要自己的一個人坐在辦公座位上來完成的。

而面對眾多的事情，我們經常會感到措手不及，不知道這麼多的事情應該怎麼做才是最高效的。

也正是因為這樣，才會導致我們這裡做一下，那裡做一下，感覺做了很多事情了。

然後，就時不時地去休息一下。

最後，到下午的時候發現自己什麼也沒做完。只能夠晚上留下來加班，來彌補今天的問題。

當我們在默默加班，看著別人都回家之後，就會感到非常痛苦。

想著別人都能夠在家裡休息了，而自己還只能在這裡做著工作，看一看窗外，感覺自己像是被遺棄在了監獄裡邊。

想要減輕這種痛苦，我們就必須提高自己在單獨做事情時的工作效率，只有效率提高了才能夠避免這樣的悲劇。

那麼，如何才能夠提高單人工作時的效率呢？

提高單人工作的效率，其實非常簡單，我們只需要進行以下幾步操作：

1、 整理事務，區分先後順序

2、 設定明確任務規劃

3、 做好反思改善

4、 流程文檔化、標準化

只要我們做好這幾點，基本上就可以讓自己在做單人事務時高效的完成工作。

首先我們來看一下第一點：

1、

整理事務，區分先後順序

我們的時間和精力是十分稀缺的，在有限的時間與精力中，我們需要正確的將它們分配到工作中。

因此，我們需要對工作中碰到的事情加以區分，哪些事情是重要的應該優先做的，那些事情是應該放到後邊做的。

我們只有將自己的時間和精力重點放在哪些重要的事情上，才能夠保證工作的順利進行。

我們生活與工作中所遇到的事情，可以按照事情的重要程度與緊急程度分為以下四類情況。

1 >緊急而且重要的事情

2 >緊急但不重要的事情

3 >不緊急且不重要的事情

4 >不緊急但重要的事情

使用時間管理坐標系，我們可以清楚的在圖中看到四類事情佔據了坐標系的四個象限、

而我們最常做的是三類事情，卻不是最應該做的事情。

我們最常做的第一類事情：緊急但不重要的事情

比如：

上班回復郵件

去前台去快遞

等等

這些事情，雖然看起來很緊急。但是，其重要程度非常低。

我們在日常的生活過程中，這種緊急但是不重要的事情會在無形之中消耗我們很多的精力。

我們最常做的第二類事情：不緊急且不重要的事情

比如：

看電視劇

刷微博、微信朋友圈

等等

手機為我們進行這些活動提供了更多的便利，坐車的時候可以進行，上廁所的時候可以進行，甚至走路的時候也可以進行。

在不知不覺中，類似的不緊急且不重要的事情浪費了我們很多的時間。

我們最常做的第三類事情：緊急且重要的事情

比如：

在考試之前熬夜複習

在規定時間的前一天晚上趕進度作報告

等等

這些事情很緊急，而且在我們看來也很重要。

並且，我們時常會被這些事情搞的焦頭爛額還引以為豪，認為自己幹了一件很了不起的事情。

其實，如果我們經常干這第三類事情，就恰好說明我們在時間管理方面出了很大的問題。

我們不能夠以經常做第三類事情為豪，反而應該引以為恥。

那，為什麼會這樣呢？

造成我們經常干第三類事情的原因又是什麼呢？

原因其實很簡單，就是因為我們在應該做第四類事情的時候，幹了第二類、第一類事情，導致第四類事情變成了第三類事情。

第四類：重要但不緊急的事情

比如：

一個月之後的年終彙報

年底才能見成效的招聘、培訓等體系建設

對我們來講，這些事情，都是當下最不緊急但卻最重要的事情。

它的不緊急在於：

推動體系建設，也許要在一年之後，才會感覺到。

但是，它的重要又在於：

一旦體系建立完成，可以使得我們在未來獲得更多的回報。

但是，從心理學的角度來講，相對於未來能夠獲得的更大的收益，人們更喜歡現階段能感受到的收益，哪怕現在的收益要小很多。

比如：

美國有一對夫婦中了12億大彩票，一次性領取繳納了5.7億稅款。

為了可以現階段立刻獲取到獎金，他們寧願繳納近乎一半的稅額。

而按照分批次領取，稅額繳納則會低很多。

也正是因為同樣的心理特性，我們也會因為眼前較小的收益而放棄未來更大的收益。

比如：

為了有成就感，減少挫敗感，做那些瑣碎的事情。

其原因就是，就眼前而言，這些瑣碎的事情。

能夠給我們的心理帶來及時的快樂，讓我們感受到實實在在的收益。

而那些未來重要的，在現階段來來看，並不能夠讓我們感受到快樂。

但是，在未來，這些瑣碎的事情並不會給我們帶來任何收益。

而做這些重要的事情，會給我們帶來更大的收益。

正是因為我們經常關注那些不緊急而且不重要的事情，才導致我們將本應該花費在不緊急但重要的事情上的時間浪費掉。

從而，不緊急但重要的事情，就變成了緊急而且重要的事情，最終搞的我們焦頭爛額，還沒有做好。

因此，我們需要使用時間管理坐標系來分配時間，在做事之前判斷這件事情屬於哪個坐標系。

將自己的時間有效的分配到不緊急但重要的事情上，使得我們可以將那些重要但不緊急的事情拉入到我們的視野中。

2、

設定明確任務規劃

我們不能夠只是模糊的做一個計劃，而是應該將計劃的細節也寫出來，並且設定一個計劃執行效果的驗收標準。

在實際生活中，我們制定計劃，需要分為兩種計劃：

第一種：以天為單位的短期計劃

第二種：以月、年為單位的長期計劃

而這兩種計劃，也是需要使用套路才能夠更好的運作。

為了能夠讓計劃良好運作，我們能夠高效學習。

就需要向最善於制定計劃，且成果顯著的人進行學習，學習他們制定計劃的經驗。

世界上卓有成效的計劃設定以及執行成果驗收領域，就是製造業、工程業。

從一個齒輪到一塊手錶，

從一個螺絲到一台跑車、

從一塊磚頭到一座大樓。

製造業和工程業創造出了一個又一個巧奪天工的造物。

在他們的計劃中，最重要的兩個標準就是：

縝密清晰的執行過程

客觀嚴格的驗收標準

而這兩個制定計劃的標準，正是我們所缺失的。

如果：

他們在制定計劃的時候，只是說：我們要造一台車，而沒有明確車的每一個細節

比如：車的形狀要是什麼樣的？材質要是什麼樣的？開起來手感要是什麼樣的？

那麼，我們現在的世界裡一定會奇形怪狀的「車」。

如果：

他們在制定完縝密細緻的計劃，並將其完成之後，沒有設定客觀嚴格的驗收標準

那麼，我們現在開的車，一定會因為質量不達標而有各種各樣的安全隱患。

由此，我們可以通過借鑒製造業、工程業做事時制定計劃以及驗收成果的方法來改善自己的計劃。

根據他們的標準，一個好的計劃需要滿足以下兩點：

1 縝密清晰的執行過程

2 客觀嚴格的驗收標準

根據這兩個標準，我們在制定計劃的時候，就不能夠這樣寫。

計劃：

整理材料

這樣一個簡單的計劃，只能夠讓我們為自己找到各種各樣的借口來逃避高質量完成計劃的任務。

而是，應該這樣寫：

計劃：

早上8點30到公司

9：00到10:00整理XX工作材料

驗收標準：材料歸檔完畢，掃描成為電子版，記錄下工作流程。

10:10—11:00製作彙報PPT

驗收標準：PPT頁數15頁、可以畫出邏輯順序圖、

通過設定縝密清晰的執行過程，我們可以設計好未來的行為動作。

通過客觀嚴格的驗收標準，我們可以檢驗自己計劃執行的質量，並且不再逃避為自己找借口。

比如：

如果我們今早整理材料，從9:10看到10:00了，但是中間打開手機玩了半個小時。

以那個不清晰的計劃來看，我們的確執行了計劃，整理了材料。

但是，以那個擁有客觀嚴格檢驗標準的計劃來看，我們是整理了材料，但是質量很低下。

以上是以天為單位的短期計劃設定方法，以月、年為單位的長期計劃設定方法和標準也是一樣的。

通過縝密清晰的執行過程和客觀嚴格的驗收標準，我們可以讓自己在學習的過程中，保持高效。

那麼，如何才能實現「長期」，並且不斷的改善自己的學習效果呢？

這就需要我們給自己建立短期、長期的反思反饋系統做好反思改善

3、

做好反思改善

通過進行客觀嚴格的驗收，核查行為成果質量，我們可以尋找到影響成果質量的原因，再通過反思反饋系統進行不斷的自我完善。

人的成長，並不是因為犯錯。

而是因為，犯錯之後，能夠進行總結反思，從錯誤中汲取營養，讓自己以後不會再犯錯。

比如：

我們從小都知道，水能喝。所以，拿起來水都會喝下去。

但是，當我們第一次聽到「熱水」這兩個字的時候，對這個概念並沒有感受。

只有當我們按照正常思路，拿起「熱水」喝了一口的時候，才會感受到，原來熱水喝了會疼，是不可以喝的。

如果，我們在喝了一口熱水之後，只是感覺到疼，而沒有得出熱水不能喝這個經驗。

那麼，這次犯錯，對我們並沒有幫助，我們還是和以前一樣，並沒有成長。

可是，如果我們得出了這個結論，相比以前的自己，我們就成長了。

在之前，我們已經設定了客觀嚴格的檢驗標準。

那麼，就會找到很多問題所在。

以天為單位的短期反思反饋系統

這個系統要做的就是，單獨分析在今天內，造成我的計劃執行出現問題的原因是什麼，並且對原因進行改正。

比如：

我總結了一下，今天計劃執行的質量比較低。

那麼，造成計劃執行質量比較低的原因是什麼？

原因是，我打開手機兩次。

那麼，又是什麼原因造成了我手機打開兩次呢？

是因為，我需要看時間。

可以提出一個改進措施，我可以設置倒計時，或者是買一塊手錶來看時間。

這樣，在以後的計劃執行過程中，就不會因為這個原因而再次造成成果質量底下了。

假設我們造成成果質量底下的原因，一共有10個，那麼，通過這樣一步一步的改進。我們最終能夠讓成果質量無限接近理想化狀態。

以月/年為單位的長期反思反饋系統

這個系統要做的是，統計分析在這個月內，在這一年內，造成我們長期計劃執行出現問題的根本原因是什麼，並對根本原因進行改進。

比如：

我的月計劃是：用一個月初步做出來明年的工作規劃。

檢驗標準是：計劃切實可行，在大方向確定的基礎上，依據現有的資源可以進行下一步執行。

最終，我測試了一下，自己雖然做好了計劃，但是計劃太過於理想化，不能夠落地執行。

我回顧了這一個月內每天的計劃執行總結。

發現，自己在一個月內出現最多的錯誤是，只是尋找別的公司的經驗，或者是培訓老師的經驗，並以此為準。

因為這個原因，我在計劃執行過程中，總是追求在相關領域內要到達老師所描述的最好的狀態。

經過統計分析，這種情況30天里出現了9次，導致了我現在進行月度計劃驗收時，無法達標。

有些問題造成的破壞，需要經過一段時間之後才能夠顯現出來。

而這時候就需要將時間線拉長，不能夠再進行單獨事件分析，而應該進行統計分析，尋找問題原因。

使用長期反思反饋系統，我們能夠跨越時間，通過統計分析找到核心的問題所在，並對其進行有針對性的改進。

當我們可以正確的把事情做完之後，就可以將這個做事的過程記錄下來，形成標準化流程文件。

4、

流程標準化

我們的工作，有很多的都是周而復始經常要做的，流程標準化可以沉澱經驗。

比如：

校招活動

校招活動是每一個公司都會進行的經常性工作。

當我們接手了這個工作之後，面對繁雜的校招行程以及工作內容，使用上邊的方法，可以一步步的對其進行優化。

但是，今年我們優化之後，這個活動明年也要進行，到時候我們現在總結出來的經驗可能就有些被忘記了。

那麼，一些今年犯的錯誤，明年也還是會再犯。

為了避免這個問題，我們就需要將這個活動寫成一個操作文檔。

這個操作文檔一定要非常細緻，細緻到連我們出發前應該準備東西的數量都有。

比如：

曲別針帶1盒、小透明膠帶3個、小訂書機3個等等

流程需要細緻到，任何一個沒有經過相關工作的人，照著文檔就可以順利進行下來。

只有這樣，我們才能夠將現有的經驗沉澱下來，明年就可以在今年的基礎上更好、更高效的工作。

這個行為，就是我們所說的流程標準化。

通過以上的方法，我們可以一步步行為，我們基本可以高效率的完成一個人的工作任務。

但是，我們的工作中不管有個人任務，還有許多需要交接、需要相互配合的任務。

接下來，我們就需要探討如何高效完成工作中的另一部分內容。

二、

如何高效的做好團隊合作的事情

我們在工作中，更多的是與別人進行團隊合作的事情，而很多人面對這種事情的時候就會覺得很無力。

尤其是跨部門合作時，如果對接的人不是那麼聰明、或者是沒有那麼配合，自己的工作就會受到影響。

這些問題，一定也會讓你感到非常頭疼。

其實，要解決與人合作時出現的種種問題，也是有套路。

而其中的套路，我們可以從以下幾個方面進行詮釋：

1、 交流方式的套路

2、 交流內容的套路

通過這兩方面的套路操作，我們可以很快的提升工作效率。

1、

交流方式的套路

在現如今的工作中，我們有很多的交流溝通方式，而這些交流溝通方式，對於辦事效率也是有影響的。

現如今的溝通方式：

1、 郵件

2、 微信

3、 電話

4、 見面

這四種溝通方式，基本上就是我們工作中可以使用到的方式了，針對這幾種方式的優缺點以及解決方法，我們可以進行探討。

1、 郵件

郵件是我們在工作中經常會使用到的溝通工具，而這個溝通工具對於效率來講有他自身的優缺點。

郵件的優點就是：

1 便於保存

2 便於查找

3 便於群發

這三條就讓很多人都喜歡用郵件來溝通

便於保存，便於查找可以讓我們在需要相關信息的時候，很快速的找到。

收到的文件，傳給別人的文件，在微信中很可能過一段時間就失效了，可是在郵件中卻可以完整的保存下來。

從正向的方面來講，如果我們需要相關材料的時候，可以很容易就找到。

從反向的方面來講，職場中難免會有很多責任推諉的情況，留存下來的文件，可以作為日後撕逼的證據。

便於群發可以讓我們花費一份的力氣，就通知到所有想要通知的人，這對於繁忙的我們是一個很好的選擇。

群發對於工作效率來講，還有一個好處，那就是郵件中的「抄送」選項。

通過抄送，我們可以讓對接人的領導也知道我們要做的工作，給予對接人壓力。

通過讓他的領導也知道這個事情，他就不得不用心來做這個工作。

我們做一個工作，很可能對接人是部門助理。

要知道，他們一般也有很多自己的事情，所以面對別人給過來的對接工作很多都是先拖著再說的態度。

為了讓他們可以儘快的做我們的事情，我們就需要在告知他工作事宜的同時，也告知他的領導。

通過這種方式，適當的從他的領導那裡施壓，確保我們的工作可以順利進行。

【普及一個小知識】

郵件中，收件人是做事情的當事人，將郵件發送給誰，就意味著這個事情主要是誰來負責。

而抄送，指的是這個人需要知道這個事情，不需要他來具體負責。

而郵箱，也有他固有的缺點，那就是：時效性低。

每個人都有自己的工作習慣，如果別人並不經常查看郵箱，可能就會導致我們發過去的郵件，過了很久他才能看到。

而這個時候，已經浪費了很多的時間了，會嚴重降低我們的工作效率。

針對這個問題，我們可以先給當事人打個電話，告知他，我們要做一個什麼什麼事情，然後一會會給他已郵件形式發送過來具體事宜，讓他注意查收，收到回復。

這樣，我們就可以克服這個缺點。

2、 微信

微信是我們日常生活中最常用的溝通軟體，很多人也喜歡把他帶到工作中來。

當然，微信也有自己的優缺點。

優點：

相較於郵箱，當事人反應較為迅速

缺點：

文件不好保存，緊急情況下反應還是較慢

因為很多人的微信同時處理私人和工作的事物，我們習慣於去不斷查看微信信息，所以對於微信的反應還是相對比較及時。

可是，微信發送文件如果太大，就會出現發送不出去的現象，時間久了文件也會失效，對於工作溝通來講並不是一個很好的選擇。

且微信提示總是不夠引起人的注意力，在遇到緊急的事件時反應不夠迅速。

3、 電話

電話溝通，是我最喜歡用的一種方式，很直接，很迅速。

但是，它也有自己的缺點，那就是不能夠留存文件（證據）。

4、 見面

相比較於電話溝通，見面溝通更加直接，也容易把事情講清楚。

可是，公司規模稍微大一些，就會出現人不在的情況，這時候我們就需要使用電話都通。

這四種溝通方式的優缺點，現在你也知道了。

我總結出來，效率最高的溝通方式是一種組合。

那就是：

先打電話溝通一下，告知對方有什麼樣的一個事情。

然後，通過郵件將相關材料發送給他，並將郵件抄送給他的領導。

如果，一個人實在不配和你，那就直接去找他的直屬領導，讓直屬領導給他下命令，雖然有些強人所難，但是為了工作也只能這樣。

溝通方式講完了，接下來我們就需要聊一下，到底應該溝通些什麼？

2、

溝通交流的內容

我們在進行對接溝通的過程中，就需要儘可能的使這個事情一次性說清楚，且讓對方能夠好接受。

那麼，就需要我們在溝通時注意一下溝通交流的具體內容：

我們應該具體交流的內容有：

1、 闡述做這件事的目的以及標準

2、 表明時間節點

3、 附加詳細工作流程

我們做好這三個方面的交流，就可以達到上邊的兩個目標。

1、 闡明做這件事的目的以及標準

在與對方對接的過程中，一定要闡明做這件事是為了什麼，相關的人員還有哪些。

他就可以根據這個目標，自己去思考應該怎麼做，以及需要做到什麼程度，需要哪些人再去配合他。

這一點，是非常重要的。

如果我們不告訴他，做這件事的目標是什麼，他就只會按照我們給的行動來做，不去思考，很可能會造成需要返工的情況。

2、表明時間節點

告知對方事件的時候，需要向他明確的表明各個時間節點，讓他什麼時候要什麼東西。

這個時間節點，最好都提前一些，給自己一些容錯的時間。

比如：

如果是下周五要一些材料，我們在對接的時候最好要求下周三下午就要

一方面，他知道了時間節點，可以自己安排時間。

另一方面，時間提前一點，如果他效率比較慢，周四才給我們，那麼對我們也不會有影響。

如果，他做錯了，需要重新做，也留出來了更改的時間。

3、附加詳細工作流程

我們在學習新的事情時，如果沒有參照物，難免會出現錯誤。

如果，我們將對方將要做的工作，寫出來一個操作文檔，操作手冊，或者是工作流程圖。

那麼，對方在我們溝通過之後，還可以留下一個很詳細的參照物，照著這個流程做下去就不會出錯。

這個附加詳細操作流程的行為，可以極大的提高溝通效率，減低出錯風險。

因為，一般人都不是傻瓜，照著做基本都不會出錯。

這就是我總結出來，能夠提高工作效率的套路：

結構化思維方式：

如何提高個人工作效率？

我要做的事情先後順序是什麼？

如何設定具體明確的任務規劃？

如何在做完之後做好反思改善？

如何將這些事情做到流程文檔化、標準化？

如何提高團隊工作效率？

應該使用哪種交流方式？

郵件？微信？電話？見面？

交流中應該有哪些內容？

如何闡述做這件事的目的以及標準？

如何表明時間節點？

如何附加詳細工作流程？

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以下為，怪誕亂語

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