交往藝術與溝通技巧

禮儀的「禮」字指的是尊重,即在人際交往中既要尊重自己,也要尊重別人。古人講「禮儀者敬人也」,實際上是一種待人接物的基本要求。我們通常說「禮多人不怪」,如果你重視別人,別人可能就重視你。禮儀的「儀」字顧名思義,儀者儀式也,即尊重自己、尊重別人的表現形式。

   總之禮儀是尊重自己尊重別人的表現形式,進而言之,禮儀其實就是交往藝術,就是待人接物之道。

   第一節交際場合中的交往藝術

1 使用稱呼就高不就低

   在商務交往中,尤其應注意使用稱呼就高不就低。例如某人在介紹一位教授時會說:「這是……大學的……老師」。學生尊稱自己的導師為老師,同行之間也可以互稱老師,所以有這方面經驗的人在介紹他人時往往會用受人尊敬的銜稱,這就是「就高不就低」。

2 入鄉隨俗

   一般情況,也許你會習慣性地問:「是青島人還是濟南人?」但是,當你人在濟南時,就應該問:「濟南人還是青島人?」這也是你對當地人的尊重;當你到其他公司拜訪時,不能說主人的東西不好,所謂客不責主,這也是常識。

3 擺正位置

   在人際交往中,要擺正自己和別人的位置。很多人之所以在人際交往中出現問題,關鍵一點就是沒有擺正自己的位置,也就是說,在人際交往中下級要像下級,上級要像上級,同事要像同事,客戶要像客戶。擺正位置才有端正態度可言,這是交往時的基本命題。

4 以對方為中心

   在商務交往過程中,務必要記住以對方為中心,放棄自我中心論。例如,當你請客戶吃飯的時候,應該首先徵求客戶的意見,他愛吃什麼,不愛吃什麼,不能憑自己的喜好,主觀地為客人訂餐,這就叫擺正位置。如果你的客戶善於表達,你可以誇他說話生動形象、很幽默,或者又有理論又有實踐,但你不能說「你真貧,我們都被你吹暈了」!

   交往以對方為中心,商務交往強調客戶是上帝,客戶感覺好才是真好。尊重自己尊重別人,恰到好處地表現出來,就能妥善地處理好人際關係。

   第二節交際交往中的溝通技巧

   換一個角度,還可以給禮儀下一個定義,即:禮儀是溝通技巧。

1 語言技巧

   現代交往中,大家都明白一個常識「十里不同風,百里不同俗」,不同行業有不同的要求,站在不同的角度看問題,結果可能大不一樣。例如從事外事工作的人有一個特點:說話比較中庸,如果你問他們:這場球賽你認為誰會贏?他們不會告訴你誰會贏或者誰會輸,而是告訴你都有勝的可能,不偏不倚,模稜兩可。這就是職業使這些人形成的語言特點。

   舉例

2000年10月美國總統大選,當時我國的一名知名教授赴洛杉磯訪問。剛下飛機,記者就過來採訪他,「請問 ×教授,你認為美國總統大選誰會獲勝?」當時是官方活動,不能信口開河,如果這位教授按照記者的思路,回答誰會獲勝,一旦回答錯誤,就是一件很尷尬的事情。這時,就應該使用外交辭令了,「首先,我要感謝各位記者對我們的關注,此外,我相信美國人民是受過良好教育的人民。美國人民是強調獨立自主的一個民族,所以這次美國總統大選美國人民一定會做出符合自己意願的選擇,而且我相信不管誰當選美國總統都會促進中美關係的可持續發展。謝謝,我的話完了。」這樣的回答,無論最後誰當選,這位教授都不會落入尷尬的境地。

2 看名片的技巧

   交換名片時,從以下四點可以說明名片持有者的地位、身份以及國內外交往的經驗和社交圈的大小。

   表1-1 看名片的技巧

   看名片的四個要點

   名片是否經過塗改

名片寧可不給別人也不塗改。名片如同臉面,不能隨便塗改

   是否印有住宅電話

人在社交場合會有自我保護意識,私宅電話是不給的,甚至手機號碼也不給。西方人講公私有別,特別在乎這一點,如果與他初次見面進行商務洽談,你把你家的電話號碼給他,他理解為讓你到他家的意思,覺得你有受賄索賄之嫌

   是否頭銜林立

名片上往往只提供一個頭銜,最多兩個。如果你身兼數職,或者辦了好多子公司,那麼你應該印幾種名片,面對不同交往對象,使用不同的名片

   座機號是否有國家和地區代碼

如你要進行國際貿易,座機號碼前面應有86這一我國的國際長途區號,如果沒有,那麼說明你沒有國際客戶關係,如果沒有地區代碼,說明你只在本區域內活動

3 解決問題的技巧

   作為一個商業人士,需要面對來自不同行業的人,難免會眾口難調,雖然儘力解決問題了,但也未必盡如人意。這時,就需要我們抓住主要矛盾,找到解決問題的突破口。主要矛盾解決了,次要矛盾也就迎刃而解了。觀念決定思路,思路決定出路。有什麼樣思想,就有什麼樣的工作狀態。

4 打電話掛機時的技巧

   打電話的時候誰先掛?說到這個問題,最容易出現的一個錯誤回答是對方先掛。假定打電話雙方都忠實於這一規定,雙方都等著對方掛,結果只能是佔用了寶貴的時間,說了一些沒用的閑話。因此這一方式沒有可操作性。打電話時誰先掛,交際禮儀給了一個規範的做法:地位高者先掛電話。

   如果你與董事長通話,不管董事長是男是女,是老是少,下級尊重上級是一種職業規範,此時應該是董事長先掛電話;如果是總公司來電話,不管總公司打電話的人是什麼級別,他代表了上級機關,此時應該是總公司的人先掛電話;如果是客戶來電話,客戶是上帝,應該讓客戶先掛電話。

5 出入電梯的標準順序

   (1)出入有人控制的電梯

   出入有人控制的電梯,陪同者應後進去後出來,讓客人先進先出。把選擇方向的權利讓給地位高的人或客人,這是走路的一個基本規則。當然,如果客人初次光臨,對地形不熟悉,你還是應該為他們指引方向。

   (2)出入無人控制的電梯

   出入無人控制的電梯時,陪同人員應先進後出並控制好開關鈕。酒店電梯設定程序一般是30秒或者45秒,時間一到,電梯就走。有時陪同的客人較多,導致後面的客人來不及進電梯,所以陪同人員應先進電梯,控制好開關鈕,讓電梯門保持較長的開啟時間,避免給客人造成不便。此外,如果有個別客人動作緩慢,影響了其他客人,你在公共場合不應該高聲喧嘩,可以利用電梯的喚鈴功能提醒客戶。

   本講小結

   交際交往是一門藝術。在與人交往的過程中,同樣的目的,不同的實現方式,往往會導致天壤之別的結果,為了使交際交往活動達到預期的最佳效果,在交際交往過程中,應該銘記以下幾點:使用稱呼就高不就低、入鄉隨俗、擺正位置、以對方為中心。

   交際交往也是一門技巧。掌握這些技巧——語言技巧、看名片的技巧、抓住主要矛盾、誰先掛電話、出入電梯的標準順序,能使你避免言語、行為有失;能使你在最短的時間獲得對方更多的信息;能使你在眾多的矛盾中找到解決問題的突破口。
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