商務談判—國際商務談判技巧
商務談判—國際商務談判技巧
進出口商要想成功就得掌握談判技巧。貿易談判實際上是一種對話,在這個對話中,雙方說明自己的情況,陳述自己的觀點,傾聽對方的提案、發盤、並作反提案,還盤、互相讓步,最後達成協議。掌握談判技巧,就能在對話中掌握主動,獲得滿意的結果。我們應掌握以下幾個重要的技巧:
多聽少說
缺乏經驗的談判者的最大弱點是不能耐心地聽對方發言,他們認為自己的任務就是談自己的情況,說自己想說的話和反駁對方的反對意見。因此,在談判中,他們總在心裡想下面該說的話,不注意聽對方發言,許多寶貴信息就這樣失去了。他們錯誤地認為優秀的談判員是因為說得多才掌握了談判的主動。其實成功的談判員在談判時把50%以上的時間用來聽。他們邊聽、邊想、邊分析,並不斷向對方提出問題,以確保自己完全正確的理解對方。他們仔細聽對方說的每一句話,而不僅是他們認為重要的,或想聽的話,因此而獲得大量寶貴信息,增加了談判的籌碼。有效地傾聽可以使我們了解進口商的需求,找到解決問題的新辦法,修改我們的發盤或還盤。「談」是任務,而「聽」則是一種能力,甚至可以說是一種天份。「會聽」是任何一個成功的談判員都必須具備的條件。在談判中,我們要盡量鼓勵對方多說,我們要向對方說:「Yes」,「Please go on」,並提問題請對方回答,使對方多談他們的情況,以達到盡量了解對方的目的。
巧提問題
談判的第二個重要技巧是巧提問題。通過提問我們不僅能獲得平時無法得到的信息,而且還能證實我們以往的判斷。出口商應用開放式的問題(即答覆不是「是」或「不是」,需要特別解釋的問題)來了解進口商的需求,因為這類問題可以使進口商自由暢談他們的需求。例如:「Can you tell me more about your campany?」「What do you think of our proposal?」對外商的回答,我們要把重點和關鍵問題記下來以備後用。
發盤後,進口商常常會問:「Can not you do better than that?」對此發問,我們不要讓步,而應反問:「What is meant by better?」或「Better than what?」這些問題可使進口商說明他們究竟在哪些方面不滿意。例如,進口商會說:「Your competitor is offering better terms.」這時,我們可繼續發問,直到完全了解競爭對手的發盤。然後,我們可以向對方說明我們的發盤是不同的,實際上要比競爭對手的更好。如果對方對我們的要求給予一個模糊的回答,如:「No problem」,我們不要接受,而應請他作具體回答。此外,在提問前,尤其在談判初期,我們應徵求對方同意,這樣做有兩個好處:一是若對方同意我方提問,就會在回答問題時更加合作;二是若對方的回答是「Yes」,這個肯定的答覆會給談判製造積極的氣氛並帶來一個良好的開端。
使用條件問句
當雙方對對方有了初步的了解後,談判將進入發盤和還盤階段。在這個階段,我們要用更具試探性的條件問句進一步了解對方的具體情況,以修改我們的發盤。
條件問句(conditional question)由一個條件狀語從句和一個問句共同構成,這個問句可以是特殊問句也可以是普通問句。典型的條件問句有「What…if」,和「If…then」這兩個句型。例如:「What would you do if we agree to a two-year contract?」及「If we modif your specifications, would you consider a larger order?」在國際商務談判中,條件問句有許多特殊優點。
(1)互作讓步。用條件問句構成的發盤和提案是以對方接受我方條件為前提的,換句話說,只有當對方接受我方條件時,我方的發盤才成立,因此我們不會單方面受發盤的約束,也不會使任何一方作單方面的讓步,只有各讓一步,交易才能達成。
(2)獲取信息。如果對方對我方用條件問句構成的發盤進行還盤,對方就會間接地、具體地、及時地向我們提供寶貴的信息。例如:我方提議:「What if we agree to a two-year contract? Would you give us exclusive distribution rights in our territory?」對方回答:「We would be ready to give you exclusive rights porvided you agree to a three-year contract.」從回答中,我們可以判斷對方關心的是長期合作。新獲得的信息對以後的談判會很有幫助。
(3)尋求共同點。如果對方拒絕我們的條件,我們可以另換其它條件構成新的條件問句,向對方作出新的一輪發盤。對方也可用條件問句向我方還盤。雙方繼續磋商,互作讓步,直至找到重要的共同點。
(4)代替「No」。在談判中,如果直接向對方說「No」,對方會感到沒面子,雙方都會感到尷尬,談判甚至會因此陷入僵局。如果我們用條件問句代替「No」,上述的情況就不會發生。例如:當對方提出我們不能同意的額外要求時,我們可用條件問句問對方:「Would you be willing to meet the extra cost if we meet your additional requirements?」如果對方不願支付額外費用,就拒絕了自己的要求,我們不會因此而失去對方的合作。
避免跨國文化交流產生的歧義
國際商務談判大多用英語進行,而談判雙方的母語往往又不都是英語,這就增加了交流的難度。在這種情況下,我們要盡量用簡單、清楚、明確的英語,不要用易引起誤會的多義詞、雙關語、俚語、成語。也不要用易引起對方反感的詞句,如:「To tell you the ruth」,「I""ll be honest with you...」,「I shall do my best.」「It""s none of my business but...」。這些詞語帶有不信任色彩,會使對方擔心,從而不願積極與我們合作。跨國文化交流的一個嚴重通病是「以己度人」,即主觀地認為對方一定會按照我們的意願,我們的習慣去理解我們的發言,或從對方的發言中我們所理解的意思正是對方想表達的意思。最典型的例子就是「Yes」和「No」的使用和理解。曾經有家美國公司和一家日本公司進行商務談判。在談判中,美國人很高興地發現,每當他提出一個意見時,對方就點頭說:「Yes」,他以為這次談判特別順利。直到他要求籤合同時才震驚地發現日本人說的「Yes」是表示禮貌的「I hear you.」的「Yes」,不是「I agree with you」的「Yes」。實際上,「Yes」這個詞的意思是非常豐富的,除了以上兩種以外,還有「I understand the question」的「Yes」和「I""ll consider it」的「Yes」。「No」的表達方式也很複雜。有些文化的價值觀反對正面衝突,因此人們一般不直接說「No」,而用一些模糊的詞句表示拒絕。
例如,巴西人用「Somewhat difficult」代替「Impossible」,沒有經驗的談判者若按字面意思去理解,就會浪費時間,延緩談判進程。因此,我們必須盡量了解對方的文化,對方的價值觀和風俗習慣,只有這樣才能正確無誤地傳遞和接受信息。為了避免誤會,我們可用釋義法確保溝通順利進行。釋義法就是用自己的話把對方的話解釋一遍,並詢句對方我們的理解是否正確。例如,對方說:「We would accept private if you could modify your specifications.」我們可以說:「If I understand you correctly, what you are really saying is that you agree to accept our price if we improve our product as you request.」這樣做的另一個好處是可以加深對方對這個問題的印象。
最後,為確保溝通順利的另一個方法是在談判結束前作一個小結,把到現在為止達成的協議重述一遍並要求對方予以認可。小結一定要實事求是,措辭一定要得當,否則對方會起疑心,對小結不予認可,已談好的問題又得重談一遍。
做好談判前的準備
談判前,要對對方的情況作充分的調查了解,分析他們的強弱項,分析哪些問題是可以談的,哪些問題是沒有商量餘地的;還要分析對於對方來說,什麼問題是重要的,以及這筆生意對於對方重要到什麼程度等等。同時也要分析我們的情況。假設我們將與一位大公司的採購經理談判,首先我們就應自問以下問題:
——要談的主要問題是什麼?
——有哪些敏感的問題不要去碰?
——應該先談什麼?
——我們了解對方哪些問題?
——自從最後一筆生意,對方又發生了哪些變化?
——如果談的是續訂單,以前與對方做生意有哪些經驗教訓要記住?
——與我們競爭這份訂單的企業有哪些強項?
——我們能否改進我們的工作?——對方可能會反對哪些問題?
——在哪些方面我們可讓步?我們希望對方作哪些工作?
——對方會有哪些需求?他們的談判戰略會是怎樣的?
回答這些問題後,我們應該列出一份問題單,要問的問題都要事先想好,否則談判的效果就會大打折扣。
總之,不少國際商務談判因缺乏談判技巧而失敗。進出口商通過培養傾聽和提問的能力,通過掌握上述的技巧,就可以在談判中掌握主動、獲得滿意的結果。
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