活用 Evernote 改變職場工作效率的 10 條關鍵筆記術
05-30
有聽過電腦玩物現場分享 Evernote 講座的朋友,應該會發現對於還不熟悉這個雲端筆記服務的初學者,我喜歡從旅行、生活整理經驗的分享開始,例如「如何用 Evernote 規劃一次完美旅遊?我的20個筆記攻略 」、「不再找不到東西的整理術:我用 Evernote 收納這些生活雜物 」,這些有趣的應用,比較不枯燥,也能引起大家的學習興趣。但是如果對我來說, Evernote 對我造成最大改變的,則是在職場的工作效率上。以前學生時代使用 Evernote(那時候還是沒有雲端服務的上個世代 Evernote ),可能就是覺得整理資料、處理論文大綱很方便。但是進入職場後,真正覺得 Evernote 可以成為(也已經成為)我的最佳工作平台。一年多以前,我寫過一篇「活用 Evernote ,你應該學會的 10 個特殊操作技巧教學 」獲得很多轉載傳閱,但是那一篇是屬於功能操作的教學。而今天這篇全新的活用 Evernote 文章,我想分享的是在職場上,哪些 Evernote 筆記術對我造成工作效率的最大「革命」?
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這時候我立刻全部先收集到 Evernote ,以免忘記,又能迅速回到當前工作進度中。
第二層意義是當資訊統一收集到 Evernote 後就能成為一個有效的整理平台「讓我集中處理所有工作」,重要的專案、主要的任務,以及收集起來的那些瑣事,集中在 Evernote 裡,方便我隨時調整重要性次序,安排工作時間。之前我寫過「把瑣事管理好?專案做到死也做不好 」,透過 Evernote 的收集與統整,成為一個有效的工作排程中心,我可以更輕易地集中在最重要的當前任務上。- 二、用寫下幫助思考
有時候朋友說我在工作上可以想得很深入,或是怎麼點子源源不絕,其實依靠的就是單純的書寫做筆記來幫助思考而已。
- 三、紙本行動、數位備份、再次數位行動
- 四、建立工作上的私人維基百科
- 五、在同一個地方找到我需要的所有資料
對我來說,找古往今來所有工作任務的唯一地方就是 Evernote ,這讓我「總是能」找到東西,不會忘記把東西放在哪裡,也可以更快速的找到。
尤其善用「Evernote 搜尋語法十大進階技巧教學:活用搜尋不只是找筆記」,更可以幫助我快速的找到需要的重要資料。- 六、串聯我不同時期的靈感想法
或者更多時候當我靈感枯竭時,我會習慣把正在思考的問題關鍵字丟進 Evernote 筆記找找看,常常會有意外的收穫,例如之前我在搜尋大數據的概念時,找到多年前我看過的一部電影,透過當時寫下的心得,就讓我輕鬆獲得一個點子,能把那部電影連結到我今天工作上要寫的某一篇稿子中。
這也讓我更有信心像是第一條規則一樣,把所有工作的臨時想法,都先丟進 Evernote(延伸閱讀:把這 10 件「不重要的事情」寫進筆記,讓人生更有動力 ),也不一定要有什麼分類,但之後都可以透過搜尋功能,串連起不同時刻、不同工作裡的相關內容,這也讓每次工作進展更快,創造更多品質。- 七、優化我的專案經驗,建立我的專案流程
這些範本是在一次一次實際執行過程中慢慢優化產生的,會不斷修改,如果這次執行專案發現哪個環節需要加入,就修改專案範本。如果這次開會時,發現討論時如果先進行什麼議程會讓會議更順暢,就調整範本順序。(參考:如何建立有效會議記錄? Evernote 會議筆記範本格式心得)
於是我每次要進行類似工作時,只要呼叫出範本來套用,我就可以保證自己目前是使用「過去經驗累積優化下的最佳流程」來執行,也就能讓工作效率不斷提高了。- 八、有效排程並提醒我的任務進度
- 九、幫助我專注當下最重要的任務
- 十、團隊溝通的共用協作平台
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