五、拜訪準備

41．避免將拜訪時間訂在星期一--拜訪其他公司時，必須事先約定時間，但是訪問的日期與時刻，應取決於對方的日程，除非對方任何時間都可以時，才由自己決定。不過，有一個時間要特別注意，千萬別說"日期定在星期一上午"。通常，一般公司在星期一，常因商洽與會議而忙得不可開交。如果你將會面的時間定在這些時間，會造成對方的不便。約定會面時，除了定出訪問的日期與時刻，同時還應將己方前去訪問的人數、姓名、職務、將要商談的事情概要，以及預計所需的時間告訴對方。如此一來，對方才能對會客室等作出安排，並安排之後的日程。42．拜訪前，應打電話再次確認--嘉玲於一周前已與對方約好前往拜訪，因此當天就直接前往訪問。可是，對方卻忘了這個約會而外出，嘉玲氣得簡直七竅生煙。其實，這件事不能一味地責怪對方。雖然事前都會先約好時間，但是，在訪問的前一天打電話加以確認，也是應有的禮節。因此，一周前定好的約會，也應在前一天再次打電話加以確認"明天的約會是否有更改？……"。也許對方的工作太繁忙，或另外定了其他的約會，而忘了與你的會面。因此在訪問的前一天加以確認，就顯得十分重要了。而且，對方還可能對你的細心感到高興。43．進行拜訪不宜遲到--如果去其他公司拜訪，卻遲於約好的時間到達，容易讓對方產生："和這種不遵守時間的人，不能進行重要的商務會談"，而留下不好的印象。遵守約定的時間，是商業往來的基本原則。通常出發的時間應比約好的時間提前30～40分鐘。如果能提前5分鐘到達對方的公司，是最為恰當的。44．禮貌要周到--到達對方公司時，應先脫掉外套或取下圍巾，再向櫃檯人員說："我是○○公司的職員，名叫△△，請找一下××部的□□□先生"。此時，還要告訴對方是否事先約好。此外，如果公司的名稱不易聽清楚，或者你的名字較為少見，可向接待員遞出自己的名片。接待員看過名片，就會替你跟負責人聯繫。當接待員不在時，應向最早走出來的人報出你在公司的名稱及自己的姓氏，請他跟對方取得聯繫。如果沒有櫃檯，應主動與離辦公室入口處最近的人搭話。然後同樣地報出公司名稱與自己的姓氏，請他與對方聯繫。不要大聲地呼喚位於房間裡面的共事者，或者不管三七二十一，冒冒失失地撞入室內。應以不造成妨礙他人的方式，儘可能以恭敬的態度拜託近旁的人代為轉達。45．在對方的會客室，應坐在下座--記得，當你前去拜訪其它公司時，應坐下座。將你帶到會客室的人，會請你坐上座，而你必須推辭。而在會客室里等待時，應當淺坐在沙發上。輕輕地坐在在沙發的最邊緣，脊背挺直，腿不要盤起來而應整齊地並在一起。此外，當沙發較低時，應將腿略微偏向下座的一側。46．不要將公事包放在會客室桌上--當你前往別的公司洽談公事時，記得不要將公事包或皮包放在桌上，這有違反禮儀。一般較大的皮包類應放在自己的腳邊。在取出資料時，也應注意不要將皮包放在桌子上，而應放在膝蓋上。此外，當所攜帶的物品很多時，應只將工作所需的物品放在腳邊，而將剩下的放在房間角落不顯眼的地方。47．嚴禁與同行者閑聊--當有很多人同去其它公司訪問而在會客室等待的期間，常會不知不覺就聊起來。然而，在會客室內聊天，是絕對禁止的。雖然，會客室讓人覺得有如密室，但實際上聲音卻會清楚地傳向外邊。若是讓該公司的職員聽見你正在閑聊，會做何感想？無論這種閑聊是與工作有關的事還是私事，都是不禮貌的行為。48．寒暄問候好，應面帶笑容--寒暄問候是非常重要的。但這並不代表只需說出問候語，便萬事OK。如果聲音太小或故意要避開對方視線似地把頭低下，反而會讓對方因不知道你在說什麼而尷尬萬分，說不定會造成反效果。與其這樣的問候，還不如不問候更好些。問候時應口齒清晰、精神飽滿，不是要你拉大嗓門。只要用對方能夠聽清楚的音量，發音儘可能清晰就可以了。當然，希望你在問候對方的同時，也能露出笑容。否則，無論你的聲音多清晰，如果面無表情也是白費。而且問候時面帶笑容，還能避免情緒緊張。49．進行拜訪，應詢問對方意見--一旦進入公司，你和公司內的同事還有上司、往來客戶之間的交往就會增多。這種交往不僅限於公司內部，有時還必須去對方家裡登門拜訪。無論與對方關係多麼親近，都應事先確定對方是否方便，然後再前往拜訪，這樣才合乎禮儀。如果連時間也不約就去拜訪，是不禮貌的。一般要先透過信件或電話，向對方表達自己希望前去拜訪的願望，並詢問對方是否方便，讓對方決定日期和時刻，這樣才不失禮。50．整理儀容，歡喜作客--當去對方的家裡拜訪時，攜帶一些簡單的禮品是必要的。但是，所攜帶的禮物如果在對方家附近買，就顯得失禮，對於這點應加以注意。另外，事先說好了要去拜訪，但卻遲於約定的時間到達（或到得太早），也是一件不禮貌的事。接著，你終於站在對方家門口了，而此時應略作停頓，想一想在門口該怎樣打招呼，並事先整理儀容，大衣等應在大門口脫掉。51．拜訪友人，須事先約好--當我們經過很好的同事家附近時，有時會想順便去拜訪一下。而此時不事先聯繫就直接上門訪問，是很失禮的。必須先打電話，詢問對方自己能不能去拜訪，對方是否方便。連電話也不打就直接前去拜訪，要是遇到對方正好在接待客人，恐怕對方和這位客人都會感到不自在吧？因此，突然前去拜訪，會為對方帶來麻煩。此時，絕不能因為"我只待幾分鐘就回去"或"只在門口稍作寒暄"，而由自己隨意作出決定。對方或許請你進去，或許會為你張羅飯菜。但對方越是對你極盡地主之宜，越是會使你增加精神負擔。因此，無論在何種情形下，前去拜訪都必須事先約好。52．進行拜訪，應避開用餐時間--去別人家裡拜訪時，必須注意時間，特別是留意吃飯時間。早上的訪問應在11點之前結束。如果太早，就會和早餐發生衝突；如果太晚，又會涉及到吃午飯的問題。如果臨近中午，最好應選在10點半至11點之間。超過11點半的訪問，是絕對應當避免的。在此時訪問，好象擺明了要對方為自己準備午飯似的。與傍晚時一樣，過了5點，一般家庭都會開始準備晚飯。最遲應在下午4點左右訪問，並在5點之前離去。突然要去訪問時，應在考慮到時間因素的前提下，和對方約好。如果你說："我現在到了您家附近，所以想來拜訪您"，雖然對方不會直截了當地加以拒絕，但是你也不能因此而當仁不讓地領受對方的好意。當吃飯時間一分一秒地接近時就應告訴對方："我必須在中午之前告辭，所以請不要費心了"，讓對方打消要為自己預備飯菜的顧慮。53．訪問時，應將大衣脫掉--家庭拜訪時，也是同樣道理，應先在門口將大衣、圍巾和帽子脫掉，然後再去按門鈴。如果認為對方不會馬上出來，而先去按門鈴，恐怕會造成尷尬的局面。自己正脫大衣的時候，門打開了，對方探出頭來沖著你打招呼"啊！你好！"是一件令人不好意思的事。為了避免出現這種情況發生，應先將大衣之類的衣物脫掉，整理一下服裝，然後再按門鈴。此外，脫下來的大衣等不要拿進室內，而要疊起來放在大門旁邊。當訪問地點的人想要替你保管時，應整齊地疊起來交給他。將大衣弄得縐巴巴的，或將圍巾弄成一團遞過去，都是失禮的。離開對方的房子時與此相反，要在走出大門之後再穿上大衣，這樣才合乎禮節。54．按對講機，不宜太多次--只憑按對講機這一個動作，就能看出此人的性格，要是多次不停地按，讓對講機響得令人心煩，只會讓別人認為不懂事或缺乏常識。對講機只能按一次，這才是正確的按法。通常一名受過正規訓練、表現優秀的業務員，面對對講機，他一定只會按一次。按一次後等待二、三分鐘，如果沒有應答，就再試一次，再等待數分鐘，如果還是沒有回應就要想到可能對方不在家，此時應回去。因為沒有應答，而以不達目的誓不罷休的架勢，多次按響對講機，是沒有意義的。如果對方門上安裝的是門環，叩響時應將兩次算作一次。只需"叩叩"地叩響就行了，並不需要連續不斷地叩。55．寒暄應盡量簡短--大門打開後，當然應問候對方，但在此處的寒暄應盡量簡短，也不要在大門口反覆鞠躬，說明訪問的理由，以及詢問對方的近況。因為，如果讓大門一直開著，受訪者也會感到困擾。再者，訪問時你手上通常會拿著簡單的禮物，在這種狀態下長時間地交談，自己也會覺得極不自然。因此在大門口只需作簡單的問候，報出自己的姓名就行了。正式的寒暄應在被請到會客室之後再開始。但是也別因此而草草結束寒暄就走進房間，應與主人互作簡短的問候，等對方說"請進"之後再進去。56．鞋子不要隨意亂扔--進入大門時，有些人將鞋子脫下來後，就隨意胡亂扔在旁；還有任憑高跟鞋倒在地上就不管了的女職員。如果是在自己家裡或朋友的住處，這樣做還情有可原，不管上司也好，同事也好，還是往來客戶的家也好，要是進別人家卻做出這番舉動，容易受到別人的質疑，懷疑你是否具備基本禮儀。因此，進入大門時，應將鞋子脫掉，然後，以斜對著大門，避免背對著主人的狀態，將鞋放好。此時，脫掉的衣物也要朝著反方向放好，而鞋子則應放在角落裡。57．坐著時不要翹起二郎腿--被主人請進客廳後，應先確定上座和下座。而坐在沙發上時，不能因為感覺坐在坐墊上舒服，而將身體倚在靠背上，並深陷地坐進去。應使臀部挨著靠近沙發前端的地方，並淺淺地坐著。如果是女生應挺直脊背，並擾雙腳並偏向一側，顯得較為雅觀。再者，最好不要翹起二郎腿。如果拜訪的人地位較高，恐怕會讓人感覺傲慢。如果帶有皮包，既不能將它放在沙發上自己的身邊，也不能放在桌子上，應將它放在沙發靠近自己腳邊的位置。
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