Excel使用六技巧

以下Excel六大技巧均搜自網路，在此對原創者表示感謝!同時也希望能對大家的工作和學習帶來一點幫助!

   1.編輯技巧

　　（1） 分數的輸入

　　如果直接輸入「1/5」，系統會將其變為「1月5日」，解決辦法是：先輸入「0」，然後輸入空格，再輸入分數「1/5」。

　　（2） 序列「001」的輸入

　　如果直接輸入「001」，系統會自動判斷001為數據1，解決辦法是：首先輸入「『」（西文單引號），然後輸入「001」。

　　（3） 日期的輸入　

　　如果要輸入「4月5日」，直接輸入「4/5」，再敲回車就行了。如果要輸入當前日期，按一下「Ctrl+；」鍵。

　　（4） 填充條紋 　

　　如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋，可以利用對齊方式中的填充功能。先在一單元格內填入「*」或「~」等符號，然後單擊此單元格，向右拖動滑鼠，選中橫向若干單元格，單擊「格式」菜單，選中「單元格」命令，在彈出的「單元格格式」菜單中，選擇「對齊」選項卡，在水平對齊下拉列表中選擇「填充」，單擊「確定」按鈕。

　　（5） 多張工作表中輸入相同的內容

　　幾個工作表中同一位置填入同一數據時，可以選中一張工作表，然後按住Ctrl鍵，再單擊窗口左下角的Sheet1、Sheet2......來直接選擇需要輸入相同內容的多個工作表，接著在其中的任意一個工作表中輸入這些相同的數據，此時這些數據會自動出現在選中的其它工作表之中。輸入完畢之後，再次按下鍵盤上的Ctrl鍵，然後使用滑鼠左鍵單擊所選擇的多個工作表，解除這些工作表的聯繫，否則在一張表單中輸入的數據會接著出現在選中的其它工作表內。

　　（6） 不連續單元格填充同一數據

　　選中一個單元格，按住Ctrl鍵，用滑鼠單擊其他單元格，就將這些單元格全部都選中了。在編輯區中輸入數據，然後按住Ctrl鍵，同時敲一下回車，在所有選中的單元格中都出現了這一數據。 　

　　（7） 利用Ctrl＋*選取文本

　　如果一個工作表中有很多數據表格時，可以通過選定表格中某個單元格，然後按下Ctrl＋*鍵可選定整個表格。Ctrl＋*選定的區域為：根據選定單元格向四周輻射所涉及到的有數據單元格的最大區域。這樣我們可以方便準確地選取數據表格，並能有效避免使用拖動滑鼠方法選取較大單元格區域時屏幕的亂滾現象。

　　（8） 快速清除單元格的內容

　　如果要刪除內容的單元格中的內容和它的格式和批註，就不能簡單地應用選定該單元格，然後按Delete鍵的方法了。要徹底清除單元格,可用以下方法：選定想要清除的單元格或單元格範圍；單擊「編輯」菜單中「清除」項中的「全部」命令，這些單元格就恢復了本來面目。

2、單元格內容的合併

　　根據需要，有時想把B列與C列的內容進行合併，如果行數較少，可以直接用「剪切」和「粘貼」來完成操作，但如果有幾萬行，就不能這樣辦了。

　　解決辦法是：在C列後插入一個空列（如果D列沒有內容，就直接在D列操作），在Ｄ1中輸入「=B1&C1」，D1列的內容就是B、C兩列的和了。選中D1單元格，用滑鼠指向單元格右下角的小方塊「」，當游標變成"＋"後，按住滑鼠拖動游標向下拖到要合併的結尾行處，就完成了B列和C列的合併。這時先不要忙著把B列和C列刪除，先要把D列的結果複製一下，再用「選擇性粘貼」命令，將數據粘貼到一個空列上。這時再刪掉B、C、D列的數據。

　　下面是一個「&」實際應用的例子。用AutoCAD繪圖時，有人喜歡在EXCEL中存儲坐標點，在繪製曲線時調用這些參數。存放數據格式為「x，y」的形式，首先在Excel中輸入坐標值，將x坐標值放入A列，y坐標值放入到B列，然後利用「&」將A列和B列合併成C列，在C1中輸入：=A1&"，"&B1，此時C1中的數據形式就符合要求了，再用滑鼠向下拖動C1單元格，完成對A列和B列的所有內容的合併。

　　合併不同單元格的內容，還有一種方法是利用CONCATENATE函數，此函數的作用是將若干文字串合併到一個字串中，具體操作為「=CONCATENATE（B1,C1）」。比如，假設在某一河流生態調查工作表中，B2包含「物種」、B3包含「河鱒魚」，B7包含總數45，那麼： 輸入「=CONCATENATE（"本次河流生態調查結果："，B2，""，B3，"為"，B7，"條/公里。"）」 計算結果為：本次河流生態調查結果：河鱒魚物種為45條/公里。

3、條件顯示

　　我們知道，利用If函數，可以實現按照條件顯示。一個常用的例子，就是教師在統計學生成績時，希望輸入60以下的分數時，能顯示為「不及格」；輸入60以上的分數時，顯示為「及格"。這樣的效果，利用IF函數可以很方便地實現。 假設成績在A2單元格中，判斷結果在A3單元格中。那麼在A3單元格中輸入公式： =if（A2<60，「不及格」，「及格」） 同時，在IF函數中還可以嵌套IF函數或其它函數。 　　

　　例如，如果輸入： =if（A2<60，「不及格」，if（A2<=90，「及格」，「優秀"）） 就把成績分成了三個等級。　

　　如果輸入　=if（A2<60，「差"，if（A2<=70，「中」，if（A2<90，「良」，「優」））） 就把成績分為了四個等級。 　　

　　再比如，公式： =if（SUM（A1：A5>0，SUM（A1：A5），0） 此式就利用了嵌套函數，意思是，當A1至A5的和大於0時，返回這個值，如果小於0，那麼就返回0。 還有一點要提醒你注意：以上的符號均為半形，而且IF與括弧之間也不能有空格。

4、自定義格式

　　Excel中預設了很多有用的數據格式，基本能夠滿足使用的要求，但對一些特殊的要求，如強調顯示某些重要數據或信息、設置顯示條件等，就要使用自定義格式功能來完成。 Excel的自定義格式使用下面的通用模型：正數格式，負數格式，零格式，文本格式，在這個通用模型中，包含三個數欄位和一個文本段：大於零的數據使用正數格式；小於零的數據使用負數格式；等於零的數據使用零格式；輸入單元格的正文使用文本格式。 我們還可以通過使用條件測試，添加描述文本和使用顏色來擴展自定義格式通用模型的應用。

　　（1）使用顏色 　要在自定義格式的某個段中設置顏色，只需在該段中增加用方括弧括住的顏色名或顏色編號。Excel識別的顏色名為：[黑色]、[紅色]、[白色]、[藍色]、[綠色]、[青色]和[洋紅]。Excel也識別按[顏色X]指定的顏色，其中X是1至56之間的數字，代表56種顏色(如圖5）。

（2）添加描述文本 　要在輸入數字數據之後自動添加文本，使用自定義格式為：＂文本內容＂@；要在輸入數字數據之前自動添加文本，使用自定義格式為：@＂文本內容＂。@符號的位置決定了Excel輸入的數字數據相對於添加文本的位置。

　　（3）創建條件格式 　可以使用六種邏輯符號來設計一個條件格式：>（大於）、>=（大於等於）、<（小於）、<=（小於等於）、=（等於）、<>（不等於），如果你覺得這些符號不好記，就乾脆使用「>」或「>=」號來表示。

由於自定義格式中最多只有3個數欄位，Excel規定最多只能在前兩個數欄位中包括2個條件測試，滿足某個測試條件的數字使用相應段中指定的格式，其餘數字使用第3段格式。如果僅包含一個條件測試，則要根據不同的情況來具體分析。

　自定義格式的通用模型相當於下式：[>；0]正數格式；[<；0]負數格式；零格式；文本格式。

　　下面給出一個例子：選中一列，然後單擊「格式」菜單中的「單元格」命令，在彈出的對話框中選擇「數字」選項卡，在「分類」列表中選擇「自定義」，然後在「類型」文本框中輸入「"正數:"($#,##0.00);"負數:"($ #,##0.00);"零";"文本:"@」，單擊「確定」按鈕，完成格式設置。這時如果我們輸入「12」，就會在單元格中顯示「正數：（$12.00）」，如果輸入「-0.3」，就會在單元格中顯示「負數：（$0.30）」，如果輸入「0」，就會在單元格中顯示「零」，如果輸入文本「this is a book」，就會在單元格中顯示「文本：this is a book」。 如果改變自定義格式的內容，「[紅色]"正數:"($#,##0.00);[藍色]"負數:"($ #,##0.00);[黃色]"零";"文本:"@」，那麼正數、負數、零將顯示為不同的顏色。如果輸入「[Blue];[Red];[Yellow];[Green]」，那麼正數、負數、零和文本將分別顯示上面的顏色。

　　再舉一個例子，假設正在進行帳目的結算，想要用藍色顯示結餘超過$50，000的帳目，負數值用紅色顯示在括弧中，其餘的值用預設顏色顯示，可以創建如下的格式： 「[藍色][>50000] $#,##0.00_);[紅色][<0]( $#,##0.00); $#,##0.00_)」 使用條件運算符也可以作為縮放數值的強有力的輔助方式，例如，如果所在單位生產幾種產品，每個產品中只要幾克某化合物，而一天生產幾千個此產品，那麼在編製使用預算時，需要從克轉為千克、噸，這時可以定義下面的格式： 「[>999999]#,##0,,_m"噸"";[>999]##,_k_m"千克";#_k"克"」 可以看到，使用條件格式，千分符和均勻間隔指示符的組合，不用增加公式的數目就可以改進工作表的可讀性和效率。

　　另外，我們還可以運用自定義格式來達到隱藏輸入數據的目的，比如格式＂；＃＃；0＂只顯示負數和零，輸入的正數則不顯示；格式「；；；」則隱藏所有的輸入值。 自定義格式只改變數據的顯示外觀，並不改變數據的值，也就是說不影響數據的計算。靈活運用好自定義格式功能，將會給實際工作帶來很大的方便。

5、批量刪除空行

　　有時我們需要刪除Excel工作薄中的空行，一般做法是將空行一一找出，然後刪除。如果工作表的行數很多，這樣做就非常不方便。我們可以利用「自動篩選」功能，把空行全部找到，然後一次性刪除。 做法：先在表中插入新的一個空行，然後按下Ctrl+A鍵，選擇整個工作表，用滑鼠單擊「數據」菜單，選擇「篩選」項中的「自動篩選」命令。這時在每一列的頂部，都出現一個下拉列表框，在典型列的下拉列表框中選擇「空白」，直到頁面內已看不到數據為止。　

　　在所有數據都被選中的情況下，單擊「編輯」菜單，選擇「刪除行」命令，然後按「確定」按鈕。這時所有的空行都已被刪去，再單擊「數據」菜單，選取「篩選」項中的「自動篩選」命令，工作表中的數據就全恢復了。插入一個空行是為了避免刪除第一行數據。

　　如果想只刪除某一列中的空白單元格，而其它列的數據和空白單元格都不受影響，可以先複製 此列，把它粘貼到空白工作表上，按上面的方法將空行全部刪掉，然後再將此列複製，粘貼到原工作表的相應位置上。

6、如何避免錯誤信息

　　在Excel中輸入公式後，有時不能正確地計算出結果，並在單元格內顯示一個錯誤信息，這些錯誤的產生，有的是因公式本身產生的，有的不是。下面就介紹一下幾種常見的錯誤信息，並提出避免出錯的辦法。

　　１）錯誤值：＃＃＃＃ 　　

　　含義：輸入到單元格中的數據太長或單元格公式所產生的結果太大，使結果在單元格中顯示不下。或是日期和時間格式的單元格做減法，出現了負值。

　　解決辦法：增加列的寬度，使結果能夠完全顯示。如果是由日期或時間相減產生了負值引起的，可以改變單元格的格式，比如改為文本格式，結果為負的時間量。 　　

　　２）錯誤值：＃DIV/0! 　　

　　含義：試圖除以0。這個錯誤的產生通常有下面幾種情況：除數為0、在公式中除數使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。

　　解決辦法：修改單元格引用，或者在用作除數的單元格中輸入不為零的值。 　　

　　３）錯誤值：＃VALUE! 　　

　　含義：輸入引用文本項的數學公式。如果使用了不正確的參數或運算符，或者當執行自動更正公式功能時不能更正公式，都將產生錯誤信息＃VALUE!。 　　

　　解決辦法：這時應確認公式或函數所需的運算符或參數正確，並且公式引用的單元格中包含有效的數值。例如，單元格C4中有一個數字或邏輯值，而單元格D4包含文本，則在計算公式=C4＋D4時，系統不能將文本轉換為正確的數據類型，因而返回錯誤值＃VALUE!。 　　

　　４）錯誤值：＃REF! 　　

　　含義：刪除了被公式引用的單元格範圍。

　　解決辦法：恢復被引用的單元格範圍，或是重新設定引用範圍。

　　５）錯誤值：＃N/A 　　

　　含義：無信息可用於所要執行的計算。在建立模型時，用戶可以在單元格中輸入#N/A，以表明正在等待數據。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。

　　解決辦法：在等待數據的單元格內填充上數據。

　　６）錯誤值：＃NAME? 　　

　　含義：在公式中使用了Excel所不能識別的文本，比如可能是輸錯了名稱，或是輸入了一個已刪除的名稱，如果沒有將文字串括在雙引號中，也會產生此錯誤值

　　解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產生這類錯誤，應確認使用的名稱確實存在；如果是名稱，函數名拼寫錯誤應就改正過來；將文字串括在雙引號中；確認公式中使用的所有區域引用都使用了冒號（：）。例如：SUM（C1：C10）。 　　注意將公式中的文本括在雙引號中。

　　７）錯誤值：＃NUM! 含義：提供了無效的參數給工作表函數，或是公式的結果太大或太小而無法在工作表中表示。

　　解決辦法：確認函數中使用的參數類型正確。如果是公式結果太大或太小，就要修改公式，使其結果在-1×10307和1×10307之間。

　　８）錯誤值：＃NULL！ 含義：在公式中的兩個範圍之間插入一個空格以表示交叉點，但這兩個範圍沒有公共單元格。比如輸入：「=SUM(A1:A10 C1:C10)」，就會產生這種情況。

　　解決辦法： 取消兩個範圍之間的空格。上式可改為「=SUM(A1:A10 ,C1:C10)」
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