日企職員必知商務禮儀：電話接待篇

1. 電話が鳴ったら、メモを手元にすぐに出る。（電話響了，立刻拿出筆記本放到手邊）

2. 3コール以上なら「お待たせいたしました。」（響3次鈴後才接電話的話要說「久等了」）

ビジネスではまず迅速に電話に出ることが求められます。3コール以降になってしまった場合は、「お待たせいたしました。」の一言を添えるのを忘れないようにしてください。

在商務場合要做到迅速接聽電話。如果電話鈴響了3次之後才接的情況下，要記得說「久等了」。

3. 「もしもし」はNG（不能說「喂喂」）

電話にでたときの第一聲は「お電話ありがとうございます。株式會社●●でございます。」「はい、株式會社▲▲でございます。」というパターンが多いように思います。

接聽電話後一般模式是說「謝謝您的電話，這裡是●●股份有限公司。」「是的，●●股份有限公司」

4. 電話でも笑顔で、姿勢良く（即使是接聽電話也要保持笑容和良好的儀態）

態度は必ず相手に伝わってしまうものです。姿勢は目の前に相手がいるときと同様に、良い姿勢で話すように意識しましょう。

一定要將自己的態度傳達給對方。姿勢要保持像是對方就在眼前一樣，有意識的用好的姿勢來說話吧。

5. 知らない人にも「いつもお世話になっております。」（即使是不認識的人也要說「一直承蒙您關照」）

初めてしゃべる相手であっても、自分宛にかけてきた相手でなくても、この一言は忘れずに添えてください。ビジネス上は欠かせない相づちです。

即使是頭一回見面的人，不是自己認識的人，也請不要忘了說這句話。這是商務場合不可欠缺的客套話。

6. 相手が名乗らない場合、必ず確認する（對方沒有報上姓名，必須要確認清楚）

名乗らないまま「○○さん、いますか。」等の用件を切り出してきた相手に対しては、「失禮ですが、お名前をうかがってもよろしいでしょうか。」「恐縮ですが、お名前をお聞かせいただけますか。」と、相手の會社名や名前をまず確認するようにしましょう。

因為有急事就忘了自報姓名，直接問「○○先生/女士，在嗎？」，對於這樣的人，應當去詢問確認對方的公司名以及姓名，說「不好意思，能問一下您貴姓。」或「打擾了，能問一些您的姓名嗎？」

7. よく聞こえない場合は「お電話が遠いようなのですが。」（聽不清楚的情況說「電話信號好像不太好。」）

電波ではなく、単に相手の聲が小さくて聞き取れない場合であっても、電話が遠いという旨の表現で確認をとるようにしてください。「よく聞こえません。」と言ってしまうと（相手の聲のせいだと責める）失禮な表現になってしまうため、あえて機器のせいにするという作法です。

即使不是信號不好的問題，或者是僅僅是對方的聲音太小了聽不清楚的情況下，都請說電話信號不好。說「聽不清。」（責怪對方聲音問題）是失禮的表現，所以就把錯推到機器身上就好了。

8. こちらが聞き取り損ねた場合であれば、素直に「申し訳ございません。」（如果自己聽不清的原因，要誠實的說「對不起。」）

先ほどの電話が遠い旨の表現は、相手の機器や聲量に問題があった場合に用いるものであり、自分が聞き取り損ねた場合であれば、正直にもう一度言ってほしい旨のお詫びとお願いをしてください。（「申し訳ございませんが、もう一度御社名をお願いいたします。」など。）

剛剛說到如果是對方機器、聲音大小的問題導致聽不清，那麼就說電話信號不好。如果遇到是自己聽不清的情況下，就要老實道歉並請求對方再重複一遍。（「非常抱歉，能否請您再重複一遍貴公司的名字。」）

9. 擔當者が不在の場合、連絡についてどうするかを相手に確認する（負責人不在的情況下，要向對方確認怎樣聯繫。）

相手の希望する擔當者が不在だった場合、擔當者不在の旨を伝えるとともに、連絡についてどうするか、相手の意向をしっかりと確認するようにしましょう。

對方想找的負責人不在的時候，要告訴對方負責人不在，同時詢問對方之後要怎麼聯繫，根據對方的意向來認真確認聯繫方法。

10.擔當者が不在の場合、余計な情報まで伝えない（負責人不在的情況下，不要把多餘的信息傳達出去）

社外の人に対して、擔當者の具體的な行き先や自宅住所、攜帯番號などはうかつに知らせないようにしてください。

不要告訴外人負責人具體的走向，住所，手機號碼。

11.メモは5W2Hで、簡潔に?正確に（筆記要遵循5W2H原則，簡潔、明確）

5W2H：When、Who、Where、What、Why（How much）（How many）ただしあくまでもメモなので、厳密に5W2Hにそって書き込む必要はありません。後で自分が困ることのないよう、必要なことを漏れなく無駄なく記載する、ということを意識しましょう。

5W2H：When、Who、Where、What、Why（How much）（How many）但是沒必要全部都記下來。這樣只會給自己造成負擔，只要有意識的把必要的記下來就好了。

12.最後にメモを必ず復唱する（最後要記得重複一遍筆記內容）

13. 電話は靜かに切る（電話要安靜切斷）

電話を終えたら、ひと呼吸おいて、靜かに受話器を置きましょう。ガチャンという音が相手に伝わらないよう、まず電話のフックを指でゆっくりと押し、電話を切った狀態とした後で、受話器を置くのが丁寧です。

電話結束後，屏氣，安靜的放下話筒。不要「噶強"一聲把話筒蓋上讓對方聽到，首先用手指緩慢壓下電話的卡頭，然後電話切斷後再小心放下話筒。