職場中不可不知的郵件禮儀

05-28

在商務往來中，使用電子郵件進行聯絡時，應當遵守一定的禮儀規範，尤其在大多數這些郵件是發給您的頂頭上司的情況下，更應該注意。

那麼，職場電子郵件究竟有哪些需要注意的方面呢？

1郵件主要功能

使所有參與方對於所討論的論題、事實根據和結論，以及達成的共識一目了然，並保持跟進直至工作完成。
能準確及時地記錄事項進程、討論內容以及行動細則，並充當了作為每個工作項目歷史檔案的功。
充當意見不和、起爭端時的證明。Email能幫人關注於事實而不是感受，或其他個性和工作風格上的差異，並以合理的方式解決意見不和以及爭端。

2關於郵件擬訂、發送原則原則：尊重他人時間在職場交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間。表現在電子郵件方面就是：只把有價值的信息最快、最直接地提供給需要的人。3關於郵箱名字

如果你不用於職場，不用於商務信函，你的郵箱名字叫阿貓、阿狗、土肥圓、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之類的……隨你叫什麼都可以!但是用於正式商務交流，就不行。如果沒有公司統一的郵箱，自己的QQ、163等免費郵箱不管是發工作文件還是投遞簡歷，我建議將郵箱顯示名設置成自己的名字。因為發送正式商務文件，一定不要讓收件人猜猜你是誰。

4關於郵件主題

發送郵件要擬訂一個主題，讓收件人看標題就明白你要將說什麼內容。當然也便於郵件分類保存後的搜索、查閱。

主題如此重要，建議：

不要空，也不要空洞。比如，有人投簡歷時要麼空起，要麼「簡歷」二字，這對收件人來講起不到任何提醒作用;

要簡潔，不要很長一段話才能表示，更不要直接把正文寫在主題欄里;

要真實反應郵件主題的重要性，不要隨便使用緊急標識;

一封郵件一個主題，不要大雜燴;

千萬不要出現錯別字;

回復郵件太多次時最好修改主題，防止「RE：RE：RE：」這樣疊加蓋樓。

5關於稱呼和問候

郵件的開頭應當稱呼和問候收件人，第一是提醒本郵件是面向他/他們的;第二稱呼和問候能夠體現一個人的修養和職業素養。

建議：

恰當地稱呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往來郵件，有職務一般按職務尊稱，如李總、劉經理、王工之類的;如果沒有或不知道的，可以稱呼先生/女士，搞不清楚性別可以稱呼××老師;如果面向多人發郵件，可以稱呼各位同事、各位領導。如果是西方郵件，按西方商務函電規矩進行。

郵件的開始結尾一般都有問候，簡單來說」你好!「、」您好!「」大家好!「就可以了。出國留學網提醒您，結尾一般簡單來說用」祝順利、平安、安好，頌商祺之類的就可以。

6關於郵件正文正文很關鍵，基本要求是簡明扼要、行文通順。

根據自己與收件人的熟絡程度、等級關係，郵件對內還是對外，選擇恰當的語氣和語言，防止造成誤解;

用簡單辭彙和句子把要描述的內容敘述清楚、表達清晰，最好不要出現晦澀難懂的語句。

如果具體內容確實很多，正文最好只做摘要介紹，單獨寫文件作為附件進行詳細描述。

如果必要，正文用序號列表，以示清晰明確;合理利用表格、圖片輔助闡述更加直觀。

一封郵件交待完整信息，不要在發出郵件後又想起事情沒交待完再發郵件補充，標以更正、補充，容易引人反感。

盡量避免錯別字或拼寫錯誤。

合理提示重要信息。重要信息要特別提示，但提示切忌沒有重點，更不要滿篇都是紅色、加粗、斜體的提示，恐影響收件人閱讀郵件。

選擇合適的字體，不要太大，也不要太小。同時郵件中一般不要使用：)之類的笑臉字元。因為在商務郵件特別是對外郵件中，這樣的字元顯得有些輕佻。

7關於郵件附件

如果郵件帶有附件，應在正文裡面提示收件人查看附件

附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載後管理

正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件

如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用

如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發送。

8關於個性簽名每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

簽名信息不宜過多。電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。

不要只用一個簽名檔。對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過於正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。

簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字型大小一般應選擇比正文字體小一些。

9回復郵件的技巧

如果公司里郵件交往是一種常用方式，建議每天查看郵箱並養成習慣，不要錯漏緊急或重要信息。也不要等大家發了郵件後，反覆電話、簡訊提醒你收郵件啊收郵件。

及時回復。收到他人重要郵件之後，要及時回復以示尊重。理想的回復郵件時間是2小時，特別是對於一些緊急、重要的郵件。如果事情複雜，無法及時確切回復，可以及時回復說「收到，我正在處理，一旦有結果就會及時回復」等等。總之及時回應，哪怕只是確認一下收到。

現在郵件一般都有收件回執功能。如果你在休假，可以設置自動回復功能。但如果沒有休假，最好不要設置，否則別人不知道你到底有沒有收到郵件。

有針對性的回復。

回復郵件，字不要太少，一般不少於10個字，如「嗯」一個字之類的就不要來了。

如果同一問題反覆郵件往來說不清楚，建議電話溝通或面談。

要注意回復和回復全部。郵件里回復功能是指回複本人，若點回復全部就是回復所有的人。

懂得區分收件人、抄送人和密送人。

收件人就是TO為郵件主送人，主要由本人進行處理;抄送人CC一般指需要知道這回事的人，一般無回復處理的義務，但若CC的人有建議可以回復;密送人BCC，收信人不知道你BCC了誰，可能用於非正式場合，職場中一般不用BCC。

10發送郵件時要注意的禮儀

及時回復email。收到他人重要郵件後，即可回復;理想回復2小時內(緊急重要郵件)。不是每封郵件都立即處理，佔用時間太多，對於一些優先順序低的郵件可集。複雜郵件不能及時確切回復時，不要讓對方苦苦等待，及時做出相應，哪怕只是確認一下收到了並正在處理等。

針對性回復。當回復問題列表郵件時，應把問題單抄上，並逐一附上答案。進行必要闡述，讓對方一次理解;避免反覆交流，浪費資源。

回復認真對待。對方發來一大段郵件時，回復字數不能過少，「是的」、」對的「、「好的」、「收到」、「謝謝」等字眼，非常不禮貌。

不要同一問題蓋高樓。如果RE太多，說明交流不暢，沒說清楚。此時應電話溝通後在做判斷。

較複雜問題，多個收件人頻繁回複發表看法後，應立即對討論結果小結，刪減瘦身，突出有用信息。

區分Reply和Reply All。如果只需一人知道，Reply;如果發信人提出的要求需要有結論，Reply All。如果你對發件人提出的問題不清楚或有不同意見，不要當著所有人的面不停的RE，應於發件人單獨溝通，有結果後再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。

主動控制郵件往來。