信函封文的格式與寫法

不同的信函封文有許多普遍的規範和要求，基層公務員應當嚴格遵守。

一是信封款式。信封有直式和橫式兩種。直式信封以中間印有紅色長方框的最為適宜；橫式信封則以純白色為佳。弔唁用的信函，當使用素色信封。

二是封文字體。封文字體的書寫，可用鋼筆、圓珠筆、毛筆等，但切勿使用鉛筆。顏色則以深藍色或黑色為佳，忌用紅色、綠色等彩色筆書寫。寫給長輩的信，應以端正的字體書寫，以表尊敬。

三是封文稱呼。封文上的稱呼是供郵遞員或捎信人對收信者稱呼之用，因此必須採用郵遞員或捎信人所能接受的稱呼。「先生」、「同志」或其他以職銜所作的稱呼是普遍適用的，但切勿採用表示親友、輩分關係的稱呼，如「姥爺」、「四叔」等。

四是郵編郵票。為便於郵局作業，寄信人務必要使用帶有郵政編碼的標準信封。書寫要清晰工整，一字一格。

直式信封的郵票應粘於信封的左上角，橫式信封的郵票則應貼在右上角。郵票應貼得端端正正，給人以尊重、踏實之感。寄航空、挂號等信函時，需加貼標籤。標籤應粘貼端正。

二、回復與管理

對於公務信函的發送者而言，重要的是信函的撰寫；而對於公務信函的接收者而言，重要的則在於信函的回復和管理。

 (一)回複信函

使用公務信函必然是有事要談，有事要辦。公務信函在發出後能否及時無誤地送到預定對象手中，是發信者最牽掛的事。因此，基層公務員在收到公務信函後，務必要以適當的方式予以及時回復，以示對對方的尊重。

1.回復及時。基層公務員在收到公務信函後應儘快回復，切不可拖拖拉拉、懶散對待，甚至不予理睬和回復。否則便會被視為官僚主義和不尊重他人的表現，導致發信者憂心忡忡，公務也不能及時辦理。

2.回復方式。公務信函的回復應遵循「照舊」原則，即以函復函。如果因故改變回復方式，應向對方道明原因。為儘早消除對方的擔憂之情，可在收到重要信函後先掛電話告訴對方信函已收到，然後再及時復函。

復函時除對對方的提議、要求作詳實答覆外，還應告之所收到的是何時所發的信函，我方又是何時收到的。這是為了防止有的信函「半路走失」卻未能及時發現。如果雙方信函往來頻繁，更有必要這麼做。如告訴對方：「您於3月6日發出的信函，我在11日收到了。」

3.解釋延誤。基層公務員在收到公函後，如果當時確實無法及時回復，則必須先電告對方，並致以歉意，向對方解釋原因，然後再抽時間予以回復。

如果在回函時遇到困難，例如對方所提要求超出了本人力所能及的範圍，切不可不予理睬、束之高閣，甚至在日後與對方見面時表示「並未收到」。即使幫不了忙，也應儘早答覆，並致以歉意。要表現出坦誠的態度，以便早讓對方另做安排。

 (二)妥善管理

每一封公務信函都可算是各級行政機關開展公務的重要文件或資料，即使在回函之後也有一定的參考和保留價值。因此，基層公務員必須加強對公函的管理。

1.嚴格保管。基層公務員應當對收到的公函進行分類整理，妥善保存於安全之處。按照常規，未經允許或批准，基層公務員不得將公函進行公開傳閱或發表。涉及黨和國家機密的信函，更應嚴格管理，不得隨意進行口頭擴散或書面引用。

2.定期銷毀。對於那些沒有保存價值的信函，基層公務員可予以定期銷毀。根據有關規定，銷毀信函應經過鑒別和主管領導批准，並應登記在冊。銷毀時應有專人在場監督，保證不丟失、不漏銷。銷毀應當完全、徹底，不遺漏。

切勿將信函隨便當作垃圾扔掉，或當廢紙賣掉。也不可隨便挪作他用，如作物品的包裝、孩子的玩耍之物等。