合知識（1）第四章 商務禮儀 第二節 開會、接待、拜訪、赴宴的禮儀

綜合知識（1）第四章 商務禮儀 第二節 開會、接待、拜訪、赴宴的禮儀  

2011-01-27 15:29:57|  分類： 綜合知識1） |  標籤：拜訪  對方  接待  客人  赴宴  |字型大小 訂閱

來自我的課本：小欖鎮第二期全民基礎素質教育

小欖鎮全民基礎素質教育 綜合知識（1）第四章 商務禮儀 小欖永年的博客

第二節 開會、接待、拜訪、赴宴的禮儀

開會時的禮儀  開會時不能神遊太虛，就算會儀的內容再無聊，你也不要與身邊的人竊竊私語、走動、打哈欠，或者在紙上胡亂塗寫，把曲別針別在一起，或撕碎紙張，捲成小紙球，更不可以神遊太虛。

每個人都免不了開會，不管會議重不重要，都是你在他面前體現形象和氣質的機會。一個人的素質怎樣，往往在開會的時候表露無遺，所以千萬要注意與會過程中會出現的一些小細節，以免「因小失大」，破壞你長久以來樹立的形象。

儀錶及服飾  出席會議穿著要保守些，可以考慮傳統的服裝，因為沒有什麼比新奇的外表更容易引起人們的大驚小怪了。選穿一套能使你看上去健康並且具有活力的服裝，配上式樣簡單的罩衫，女士可以將絲巾和手鏈換成高品質的項鏈和引人注目的耳環。如果你很豐滿，那你就穿得寬鬆一些。

舉止細節  一定要按時到達會場。從時間觀念上最能看出一個人的修養。開會時把手機設成震動或者乾脆關機。否則一旦手機在會議中響起來,將是對與會人最大的不尊重。會議中別人講話時,不要與身旁的人竊竊私語、走動、打哈欠等,這些是很失禮的行為。不要胡亂塗抹,或把曲別針別在一起,或撕碎紙張,捲成小紙球等,這都是對他人不尊重的表現。

會中盡量不離開會場，如果必須離開，要輕手輕腳，盡量不影響發言者和其他與會者；如果長時離開或提前退場，應與會議組織者打招呼，說明理由，徵得同意後再離開。

參與  在開會過程中，如果有討論，最好不要保持沉默；不呆若木雞，這會讓人感到你對工作或公司漠不關心。

反駁別人不要打斷對方，應等待對方講完再闡述自己的見解；別人反駁自己時要虛心聽取，不要急於爭辯。開會雖是一個自我表現的一個好機會，但不要處處與人針鋒相對，或令對方難以下台。

輪到你發言時不要擺出雙手緊握或雙臂交叉胸前的防衛姿勢，這些動作只能說明你比較保守。在這種情況下，如果聽眾不知道你在講什麼也就不奇怪了。發言時不要偏離主題，應該力求簡潔，讓人聽明白重點所在，要言之有物，不要東拉西扯，不知所云。對團體講話時,不要用「我」而用「我們」。

如何接待來訪者  有些女職員把來訪的客人區分為該親切的和不用親切的，而且表現得很露骨。其實凡是來公司的客人對公司來說都是很重要的，如果很明地怠慢客人，公司形象會因此受到嚴重損害。

想想看，你有沒有因為自己太忙而怠慢了來訪的客人呢？你可能以為客人會體諒一下你的繁忙，熟不知，正是由於你的怠慢而影響了公司在客人心中的形象。既然接待來訪者的禮儀意義重大，那麼你還是趕緊充充電吧。

接待  如果沒有秘書或接待人員可引導訪客自電梯、大廳或者接待區到你的辦公室，在接到客人已經到達的通知時，你就應該親自到接待區迎接、問候來客，並且帶領他到你的辦公室。

如果來訪的是許多人，事前應準備足夠的坐椅，免得臨時到處張羅椅子，這樣不僅浪費時間，同時也顯得誠意不足。如果你暫時無法接見來訪者，應按排秘書或其他有關人員禮貌接待客人，切不可讓人坐「冷板凳」。

結束  電話約定的人到達時若你正在打電話，應該馬上結束，並且告訴通話的對方，等這裡的事處理完了，你再回電話給他。絕不能讓客人在一旁等著，你卻在會談時還不停地打電話。接待來訪者時，由於連續不斷的電話而使會談反覆中斷，是對來訪者的莫大侮辱，也最容易引起來訪者的憤慨,所以應盡量由秘書等人接電話。

會談時  客人坐下之後你才坐下。來訪者是為了同你談某些事情才來的，要盡量讓他的話說完，並且你的一舉一動要表示你在認真聽他講。能馬上答覆或解決的事，不要故意拖延時間；不能一下子答覆或解決的事，應告訴對方一個答案，不要隨意拍板，不要輕易許諾，要約定一個時間再聯繫。不同對方觀點時要剋制惱怒；意見一致時，要抑制熱情，不能喜形於色、手舞足蹈。

舉止細節  最重要的一點，就是不要對來客有差別等遇。如果平時不注意這種情況，對來客雖然表面上非常的客氣，但常會在不經意的談話中得罪了客人，而自己卻仍不自知。尤其是女性往往在說話及態度上表現出自己的想法來。說得好聽一點，這樣的人是正直而可愛的；但是作為公司的一分子來說，如果有這種態度就不太好了。所以，女職員應該有一個正確的觀念，那就是，接待客人是以公司的身份來應對的，並不是以個人身份來接待他 。

結束會談  如果想結束會見而對方又不知道時，你可以婉言提出如「對不起，等一下我還有一個會議要召開」等等；或者由秘書等人來催你去辦理另一件事來告訴對方，你們的談話到此結束；也可以用起身等身體語言告訴對方就此結束。

送客  等客人離開時，如果沒有秘書陪他去乘電梯，或者秘書正忙著做別的事，你應該親自陪客人到電梯口。如果客人不是自己開車來的，天氣又不好，或者訪客年紀很大，行動不便，應幫他叫來計程車，或派個人跟他一起出去為他叫車。如果你並非高層職位的員工，那麼陪他出去叫車的工作就由你自己來做。

商務拜訪的禮儀細節  如果需要等待接見，不要向秘書或接待人員做任何要求，不要隨意與他人閑聊來打發時間,更不可以將怨氣發在秘書或接待人員身上。你來拜訪老闆，但他所僱用的員工並沒有義務接受你的命令。

在工作中因為出於各種原因，可能要去拜訪別人,這時就更需要講究禮儀，才能使你盡量順利地完成工作任務。

預約  拜訪的時間一般在周二以後比較從容。上午九9點到下午4 點30分是比較好的拜訪時間。預約的時間，要把拜訪多長時間也大致定下來。一般來說，普通的工作拜訪應當提前一周預約，至少也得提前三天。今天預約第二天的拜訪是最大的忌諱，這表明你的狂傲和對對方的不尊重。要盡量避免。如果要拜訪的人特別重要、要會談的事特別重要。你還應當更加提前，提前半個月、一個月，以便對方妥善按排。

與對方約好之後，並沒有萬事大吉。應當在拜訪的前一天再確認一下，以防萬一。如果對方真有特別的事不能赴約你該怎麼辦？坦率地告訴對方你感到很遺憾，但你充分理解對方的難處，並希望對方能儘快安排拜訪的時間。對方會對你的善解人意而感動，為了彌補，他一定會儘快滿足你的要求。

與對方預約時要注意，不能強加於人。特別是初次與對方聯繫而被婉言謝絕時，不要一而再、再而三地要求,這是缺乏修養和自信的表現。妥善的做法是，先抱歉打擾了對方，再說明自己很理解對方的難處，但要明確表示渴望拜訪對方的願望，希望對方日後有了時間就按排。這樣，你會很快得到機會。如果遲到萬一你真的因為堵車或是其他什麼原因遲到了，一定要打電話通知對方。見面時首先道歉，不必解釋，因為一車的解釋都不如一句真誠的「對不起」有用。

等候接見  如果需要等待接見應該安靜地坐著，不要向秘書或接待人員做任何要求，不要隨意與他人閑聊來打發時間。你來拜訪老闆，但他所僱用的員工並沒有義務接受你的命令。即使等候時間過長，也不檢明顯地抬腕看錶或顯出不耐煩的表情，更不可以將怨氣發在秘書或接待人員身上。如果已經超過約定時間15分鐘以上，可詢問還需等多久，但不要不停地問，並且口中喋喋不休。實在無法等候可以向秘書說明並另定機會，不可大發雷霆。

到了拜會地點，你要明白自己應該坐在什麼位置。一般來說，來客應當坐在下座。下座是離門最近的座位，上座是面對門、離門較遠的座位。如果主人一定要請你上座,那就客隨主便吧。

談話 談話應開門見山，不要海闊天空地浪費時間，求助時不能奴顏婢   膝。

告辭 對對方的舉動應該十分敏感，當人家有結束會見的意思時應立刻起身告辭，切忌死賴著不走。盡量在吃飯之前離開，除非約好共同進餐。

如果這次拜訪有第三者作介紹，一定不能忘記把拜訪的情況告訴他，並對他表示哀心的感謝。這是非常重要的事情，也是一種有修養的體現。

商務赴宴的得體舉止 在參加正式的商務宴會時，如果你穿著牛仔褲、旅遊鞋，堂而皇之地去赴宴的話，可真會叫人貽笑大方了。

作為職業女性，你肯定會經常收到一些商務宴會的邀請，在宴會上你的一舉一動不僅僅關係著自己的形象問題，還會給別人留下你公司或好或壞的印象。因此，對於商務赴宴的禮儀你是有必要補補課的。

應邀  接到邀請後，別讓主人久等你的迴音。在請柬回函里，馬上告訴他去或不去，若你無法接受邀請，也可讓對方早作安排。

取消約會  若你在答應對方之後又必須取消午餐或晚餐約會，應親自用電話向主人道歉、解釋。你也可以打電話給主人，邀請他在兩星期內吃飯，這是你的責任，別再等他邀請你。

著裝  注意你去的餐廳是否有服裝規定。如果你要去的地方必須穿正式的套裝或套裙，事前要向對方打聽清楚（有些地方有嚴格規定，不充許穿牛仔褲、運動裝者進入）。赴宴時服裝有一點要警調，那就是作為女士不能穿褲子也不能穿短裙，以大方得體的過膝裙子為宜。

赴宴  不用早到，準時就行。你等主人，如同主人等你一樣,都是不禮貌的。如果還有其他客人，則見了面要點頭問候，不管你認識不認識都要一事同仁。

座次  若是一群人到達餐桌，別急著隨便挑個座位就坐下來，應等主人安排就座。入席時，應根據請柬上註明的桌號和座位就坐。不過如非大型宴會，請柬上一般無此說明。在這種情況下，應自己找適當的座位坐下。請注意，正對門口的座位是上座，背對門口的座位是下座，如同桌中有老者，應待老者坐下後再就坐。就坐時，切勿拖拉坐椅，而應輕輕挪動，以免地板發出聲音。

入座後  不應把手提包放在餐廳的桌子上。應放在腳上或椅子下。若擔心裏面的東西被偷，可以放在椅子靠背的前面，坐好緊靠著它。腳不宜伸向兩邊，以免碰到鄰座。不要將臂肘放在桌上，也不要用手托腮或兩手交叉在腦後。這時可與同桌者交談，但不宜談及過於敏感的問題，可讓話題圍繞此次宴會。

用餐時  別把餐巾鋪在腳上。你的主人到場時，餐具應完全整齊乾淨（你的主人若第一個到場，他也應該如此）。別把紙張、檔案和工具放在餐廳桌子上，它會破壞旁邊用餐者的情緒，且使服務生為你服務時極為困難。

在小型午餐或晚餐會上，應該等主人開動，你才開始，除非他或她示意你菜上了就開始用。作為被邀請來的客人，別為自己的事招呼服務生，應由主人來處理與服務生之間的事。你應該告訴主人你需要什麼，他即會處理。不要抱怨餐廳或服務，食品不好你不必硬要讚美什麼什麼都別說就可以了。

飲酒  在餐前應該只喝一杯飲料或一杯酒（不是~杯飲料再加一杯酒），否則主人可能認為你有酗酒方面的問題。生活中的每件事都有它的意義，一個女人只喝一杯不含酒精的飲料，顯示女人對自己負責。

談公事  不宜由你決定何時談手邊的業務，該由你的主人帶頭談起公事，不過要經過十分鐘的聊天或用餐半小時之後才開始。聊天可以使彼此不拘形式地相互了解，而彼此間的關係也變得更好、更輕鬆。如果一坐下來，就對主人提起你對某些事的看法，你不是在表現你的知識和聰明，你是在告訴他，你太積極、魯莽，而且沒有耐心。

在商業餐會的餐桌上補妝可絕對不行。純粹社交性的晚餐，女性沒有塗口紅會很難看，在餐會結束，沒有人注意你在做什麼時，可以迅速對著手提包里的鏡子補上口紅。如果在你的附近有一面鏡子（掛在牆上，或整根屋柱是鏡子），記得不要對著鏡子梳擾頭髮、查看口紅，甚至拉拉文胸的肩帶等等，在餐廳里被人看見這種私人的事，實在不禮貌。

宴會尚未結束而自己已吃好，不可中途離席。當主人起身離席後，客人才可依次離席，離開前應向主人道謝。做客之後。要寫一封謝函,以答謝對方的好意。

對方爽約還有一種情況，就是你被主人放了鴿子，這時若你在餐廳等了20分鐘，而主人還沒到場，應打電話給他的辦公室；如果他們也不知道他在那裡，最多等40分鐘，然後留個字條給領班，即可離去。如果你空等一場，你應該得到一封道歉函。            

思考與實踐；你的商業合作夥伴要來你處拜訪，你打算如何接待他