個人禮儀之辦公室禮儀（二）

（四）辦公室用餐的要求

現代工作節奏很快，單位職工或公司員工，不可避免的會在辦公室中用餐。在辦公室中，與同事一起進餐是件方便、愉快的事，但這時你需注意一些小節，以免破壞了你已在同事中樹立的良好形象。需要我們注意的禮儀細節主要有以下幾個方面：

1．合理控制用餐時間

在辦公室吃飯，拖延的時間不要太長。他人可能要即時進入工作，也可能有性急的客人來訪，雙方都有點不好意思。另外，只能在用餐時間才可吃東西，可別利用就餐時間忙雜事，直到上班時間才用餐。

2．將餐具清理乾淨

（1）及時將餐具洗乾淨，用完餐把一次性餐具立刻扔掉，不要長時間擺在桌子或茶几上。如有突然事情耽擱，也記得禮貌地請同事代勞。

（2）注意餐後環境衛生，桌面要擦試乾淨，不許在桌子上到處擺放髒的杯子和碟子等。應該注意的是，吃完後將所有的垃圾扔掉，最好是單獨的或有封蓋的垃圾桶，而不是您旁邊的紙簍或別人的桌子上。

（3）容易被忽略的是飲料罐，只要是開了口的，長時間擺在桌上總是有損辦公室雅觀。如查不想馬上扔掉，或者想等會兒再喝．把它藏在不被人注意的地方。

（4）食物掉在地上，要馬上撿起扔掉。餐後將桌面和地板打掃一下，是必須做的事情。

3．用餐時的禮儀要求

（1）嘴裡含有食物時，不要貿然講話。他人嘴含食物時，最好等他咽完再對他講話。由於大家圍坐一堂，難免有人講笑話，因此要防止大笑噴飯的情形，可以每口含食物不太多。

（2）弄得亂濺以及吃聲音很響的食物，會影響他人，最好不吃，吃時也盡量注意點。

（3）有強烈味道的食品，盡量不要帶到辦公室。即使你喜歡，也會有人不習慣的。而且其氣味會彌散在辦公室里，還是很損害辦公環境和公司形象的。

（4）準備好餐巾紙，不要用手擦拭油膩的嘴，應該用餐巾紙擦拭。

（5）離用餐完畢時間不久，恰有顧客來訪時，應事先用點空氣清香劑，別讓客人一進門就聞到食物的氣味。

（6）盡量不要在同事吃飯時打擾他們，或要他們進行工作。

（7）如果您必須在桌子上吃東西，請將門關好。如果您的桌子在一個公共的地點，在周圍的人都出去了的時候吃。

（五）信函與信息的禮儀

目前，在商務交往中，經常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達身在異地的交往對象手中。無論我們是給對方發傳真、發郵件還是利用即時聊天軟體進行溝通，我們都需要掌握一定的禮儀規範。

1．發傳真的禮儀規範

（1）注意傳真首頁

需要我們在傳真首頁上註明的內容包括：傳送者和接收者雙方的單位名稱、人員姓名、日期、總頁數等。

另外，每頁都應該有頁碼標註，這樣方便閱讀，而且如果某一頁不清楚的話，也方便準確地補發。

（2）傳真信件

傳真信件的時候，必須像寫信一樣有禮貌，如必要的稱呼、問候語、簽字、敬語、致謝語等均不可缺少，尤其是信尾的簽字常被忽略，這是不太禮貌的，因為簽字代表這封信是發信者知道並且同意才發出的，否則任何人都可以輕易冒名發信件了。

（3）傳真的紙張規範

最規範的傳真用紙張，一般是A4大小、白色紙。不要用其他顏色的紙，否則既不規範又會浪費傳真機掃描的時間，而且發過去後傳真紙也往往是黑色或深色的，影響傳真效果。

（4）公章的使用。

傳真蓋有公章的文字材料，必須要把章蓋得清晰、顏色鮮艷，這樣傳真過去後，才可能清楚。

（5）注意字型大小。

傳真的材料，應該比普通列印的文件字體大一點，以保證傳真過去的文字清晰、方便閱讀。

（6）傳真確認。

發送傳真之前，可以向對方通報一下，以免發錯；如果傳真頁數較多，要特別告訴對方，以讓對方考慮是否發傳真或其他方式；發送之後，要再次和對方確認一下：所發傳真的頁數，內容是否清楚等。同樣的道理，如果收到傳真後對方沒打電話來確認，就要儘快通知對方，以讓對方放心。

另外，我們在使用傳真機時應當避免的錯誤有：

其一，發送傳真時要注意語言，要禮貌不要生硬，不要說：「給我信號，我要發傳真。」或者沒有在傳真上註明是給某某部門和某某人的情況下，說：「傳真是給某某的。」不讓對方記下了就掛了電話，對方會因為匆忙之中沒有記牢而無從送達。

其二，當時方不能準確說出要發送傳真的部門和個人就說公司沒有這個人，就掛斷傳真電話，粗暴地拒絕接收傳真，這樣做的後果一是會破壞公司形象，還有可能拒絕了誠心想商務交往的時方，而失去合作的機會。

2．收發郵件的禮儀規範

我們在收發郵件時，要做到合理、準確、規範，這才顯出商務場合下的素養。一般來說，收發郵件的禮儀規範主要有以下內容：

（1）保證在24小時內回復郵件，哪怕是簡單的一句話；

（2）每封郵件都應有題目；

（3）不發送垃圾郵件或者附加特殊鏈接；

（4）不要在群發郵件中透露他人的郵件地址，應該使用隱藏地址的抄送方式；

（5）正確使用大小寫字母，使用大寫字母寫郵件在網路文化中代表著你在朝對方大喊；

（6）發送手機簡訊和電子郵件時須署名；

（7）電子郵件還應寫入其他聯繫方式；

（8）不發送容量過大的附件內容，並非所有人都擁有一個超大電子郵箱；

（9）如果擔心語氣不對而引起誤會，可多用「謝謝」、「請」等字眼，根據對象來選擇開頭語和祝福語，既不過於客套，又要注意禮節；

（10）主動終止發郵件的來往，可以再文末附註「全部辦妥」、「無需回復」、「僅供參考」等字樣。

3．QQ、MSN的使用規範

一般來說，使用QQ、MSN等即時聊天軟體時需要我們注意的禮儀規範有：

（1）如果我們很忙，就不要在線，或者設置一個busy狀態或隱身；

（2）不要打擾忙碌的人。如果對方是busy，不要和他閑聊，有重要的事，最好一句話說完。不用以一個「hi」開始對話；

（3）盡量回復別人的消息。如果我們確實無法照應，那就告訴對方並設置busy狀態；

（4）盡量不要在QQ上設置自動回復；

（5）髮網址的時候附上標題或簡介；

（6）不要發連鎖消息。含有詛咒性質、欺詐性質、謠言性質、無腦性質的連鎖信息；

（7）保持安全意識。防止IM中毒自動發消息干擾他人；

（8）不要刨根問底。對於IM上的網友，戶籍民警方式的詢問往往不招人喜歡；

（9）保持聊天記錄。同一個問題反覆多次問別人會讓人感到尷尬；

（10）退出那些我們屏蔽已久的QQ群。