「簡化」你真的敢嗎？

共享服務中心的小夥伴們對「做加法容易做減法難」這句話都深有感觸。我們見過太多的流程和處理方式沿用慣性，已經沒人知道為什麼要這樣執行了；我們見過太多為了審批而審批的尬批現象；見過太多的操作，僅僅為了多年前的一條審計發現，或一起罕見的特殊案例或訴訟。就像剛剛裝修完的新家，一切井然有序，但隨著人的入住，今天你搬回來一件東西，明天我搬回來一件東西。如果沒人定期清理，過一段時間房子就下不去腳了。我們共享服務人就是房子的清理者，必須有決心、有毅力進行必要的「簡化」並持續定期清理。

那麼，在做減法的過程中我們要注意什麼呢？我認為以下幾點特別重要：

1. 站在整個公司的角度去平衡管理投入產出比，和相關人員充分溝通，讓大家理解「少即是多」的道理。過於複雜的流程，反而影響真正重要風控點的有效執行，而且會嚴重降低流程效率，影響員工體驗；

2. 堅決剔除「不增值」的流程環節，如：為了審批而審批，根本說不清審核點和審核內容的環節。用數據說話，看看過去這個節點的否決率是多少，問問審批人是否知道自己在這一環節的職責和審核點。對於只是要進行相關操作（並不是判斷點的）或僅僅為了了解情況的，可以通過事後告知或定期提供報表的方式來解決。對於必須保留的審批節點，能「串列」的則不「並行」；

3.堅決刪掉表單中無用的欄位，凡是沒人用的，不會回寫到主數據系統的，全部刪掉。對於可以通過一個關鍵欄位進行聯動的欄位，只保留主欄位，除非你希望通過另外一個相關欄位進行二次輸入校驗。如：通過身份證號，可以自動識別籍貫、性別和生日，那麼表單中保留身份證號欄位就夠了，其他剔除；

4. 從交互體驗設計的角度，讓用戶感受到「簡」。如：對於複雜的長流程，只需要讓員工了解大的節點，只需要展開講員工需要做的部分，其他共享服務的內部則不用展開。如果內容確實無法簡化，那麼可以考慮用更加結構化的方式來呈現。系統按鈕能少則少，不超過三個是最理想的。

5. 儘可能把「流程式服務」轉變為「場景式服務」。所謂「流程式服務」即：用戶要遵照服務者擬定的流程，發起並辦理相關服務。而「場景式服務」指的是用戶只需知道自己的服務訴求即刻享受的服務。有些服務由於判斷點和風控較多只能採用「流程式服務」的，如：入、離職流程。但有些服務就可以發揮我們的聰明才智，全部或部分實現「場景式」服務。相信大家看到下圖就理解了，我們是如何利用科技手段（自助服務一體機-iClick）把「人事證明開具」這一服務從「流程式」轉變為「場景式」的了。

小夥伴們，「簡化之路」非常艱辛，不僅需要有決心、有毅力，還得有方法、有設計、有智慧，並充分溝通，你get到了嗎？