職場寫作|如何寫一封漂亮的工作郵件（1）

來自專欄 職場寫作技巧

工作郵件是職場上溝通的基礎，每天來回無數封，讓不論是寫郵件還是回郵件都變成了潛意識動作。

但你的郵件寫的真的好嗎？達到了期待的溝通效果嗎？回復率高嗎？你知道如何規範地寫工作郵件嗎？

今天就給大家講講如何規範書寫工作郵件：

一、郵件主題

主題要提綱挈領，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便於收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1.一定不要空白標題。

2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓郵箱用…才能顯示全。

3.最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便於留存，時間可以不用註明，因為一般的郵箱會自動生成。

4.標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如「王先生收」。

5.一封信儘可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便於日後整理。

6.可適當用使用大寫字母或特殊字元(如「* !」等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，不要隨便就用「緊急」之類的字眼。

7.回復對方郵件時，應當根據回復內容需要更改標題，不要RE RE一大串。

8.主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

二、關於稱呼與問候

1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度。

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如「x經理」;如果不清楚職務，則應按通常的「x先生」、「x小姐」稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高於自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，「Dear xxx」並不通用陌生人。

關於格式，稱呼是第一行頂格寫。

2.Email開頭結尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個「HI」，中文的寫個」你好」或者「您好」，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。

結尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個」祝您順利」之類的也就可以了，若是尊長應使用「此致敬禮」。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，「祝」和「此致」為緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而「順利」和「敬禮」為再換行頂格寫。

「禮多人不怪」，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

總結一下：主題要簡明扼要，稱呼要恰當禮貌。

希望對你有用。