貨代的操作流程-海運出口

來自專欄 國際貨代相關

根據貨代的工作特徵，日常工作中貨代操作流程劃分為以下「接單、訂艙、拖車/內裝、報關、文件、費收和其他」各環節，各環節相輔相成。

一、貨代操作流程的接單部分

　　接單工作原則上應該成為日常中「最優先」的工作環節，一般要求接單必須快捷、高效，在第一時間內用最短時間確認業務的可操作性並予以安排。接單人員一般要求自接到委託書後15分鐘內完成以下三部分基本信息的確認。(注)對於部分無法短時間內確認的信息，依然必須及時安排並予以跟蹤，如根據客戶和操作需要流轉到下一環節，先安排流轉後跟進處理，以保證下一環節的有序操作。

　　1、審核客戶委託內容和確認客戶服務要求(客服或者接單員)

　　(1)接單人員必須預先審核客戶的委託內容。

　　客戶發來的訂艙單需顯示以下信息，但不限於此：託運人/發貨人、船公司/船期、起運港、目的港/中轉港、貨名、櫃型櫃量、運價條款與運價、託運人的簽字或蓋章等。

　　(2)接單人員必須預先確認客戶服務要求。(客服或者接單員)

　　普通服務要求一般包括是否需要：到/預付訂艙、拖車/內裝、商檢和報關等。到/預付訂艙確認即對(1)內容的確認;對於拖車/內裝、商檢和報關 的服務要求，必須同時確認貨物和單證備齊時間、服務要求時間等，註明在客戶訂艙單上。特殊服務要求一般包括是否需要：普通服務外其他的附加服務。對於特殊 服務要求，必須得到部門主管和/或者其他相關職能的核批後才可以接受和安排。

　　2、運價核對、確認(客服或者接單員)

　　客服人員收到訂艙單後，必須對運價和其他服務費用進行確認。

　　(1) 對來自銷售部的業務，須與銷售員核對運價和其他服務費用是否正確，並由銷售員在訂艙單上簽字確認，然後再向相應船公司訂艙。(注) 特殊情況可先口頭與銷售員確認, 待銷售員返回公司再補簽字確認。

　　(2) 對於公司業務，須與市場相關人員或航線主管人員及時確認後再安排訂艙。

　　3、艙位確認(客服或者接單員)

　　根據客戶委託，確認反饋符合要求的艙位。

二、貨代操作流程的訂艙部分

　　一般要求預定開航日7天前必須安排訂艙，對可以提前接受委託的船公司應爭取頭批訂艙，旺季時候根據市場情況適當提前;一般要求在預定開航日5工作日前完成訂艙，對於該時間限制以內的業務委託一般要求在接單日內完成訂艙，最遲一個工作日內完成訂艙。

　　1、新建委託 (訂艙操作員)

　　訂艙操作員必須及時在操作系統內創建業務編號、新建業務檔案，輸入業務有關數據。輸入業務數據包括但不限於此：業務各屬性、發收通信息、服務要求、提單要求、船名航次(如可能)、開航日期、起運港、中轉港、目的港、箱型箱量、貨名與數量，以及代理(如需要)等。

　　2、訂艙過程(訂艙操作員)

　　訂艙過程包括以下環節：膳制與發送訂艙單、訂艙號或提單號確認、預配和報關艙單發送確認、中轉港代碼確認和場站收據製作等，任何其中一環節未完 成均視做訂艙未完成。訂艙完畢後，應及時將配艙信息輸入操作系統，輸入時應確保準確，並特別注意以下信息：船公司名稱、訂艙號或者海單號、船名航次、開船 日期、箱型箱量以及運費/運輸條款等內容的核對。

　　3、艙位通知 (訂艙操作員)

　　無論是否需要我司代為提供當地各項服務的業務，訂艙確認單或者配船通知單等都必須第一時間通知客戶，確保上面的訂艙號與船名航次要清晰、準確，以免造成混淆。如有問題，積極配合客戶跟蹤處理預配和海關艙單等方面問題。

三、拖車/內裝(調度)

　　客戶委託的拖車、內裝和/或者報關等要求，必須根據船公司、碼頭、貨物性質和市場環境等情況予以預先審核，對於存在隱患的不合理安排盡量同客戶協商調整並告知理由和風險。

　　1、拖車安排

　　(1) 得到相關銷售或者客服確認後方能安排

　　(2) 根據船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的拖車時間時間;如同客戶具體情況有衝突，必須同客戶友好協商並告知可能的風險

　　(3) 安排拖車前，根據前期約定的拖車服務時間要求，提前2工作日與客戶再次聯繫確認裝櫃時間及地點

　　(4) 同客戶確認時間要求後，在同一工作日及時把信息通知拖車行進行服務要求預約

　　(5) 向拖車行委託時間，一般最遲必須在提供拖車服務時間的前一工作日的中午之前，並在當日下午4點前確認安排(包括拖車行是否已經領取設備交接單、提箱點的確認已經空箱狀況確認);對於特種箱業務，必須同船公司確認空箱狀況，必要情況下通知船公司提箱時間。

　　(6) 安排拖車時，需向拖車行發出書面委託。清晰註明配船信息(包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港、中轉港代碼、目的地等)、裝櫃時間、裝櫃地點、工廠聯繫人及聯繫電話、協議費用等

　　(7) 必要情況下，應要求拖車行提供司機姓名，手機號碼、櫃號，並報給工廠

　　(8) 跟蹤裝箱、裝箱單、進港

　　(9) 其他注意事項

　　在船公司的免費用箱期內安排拖櫃進場，避免發生額外費用。若有發生超堆費、超期櫃租等額外費用，需立即通知客戶，要求其書面確認並登記對於客戶業務退關，需要確認是否發生安排拖車的前期費用。若有發生預配打單費等，需立即通知客戶，要求其書面確認並登記。

　　2、內裝安排

　　(1) 得到相關銷售或者客服確認後方能安排

　　(2)根據船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的裝箱時間，如同客戶具體情況有衝突，必須同客戶協商並告知可能的風險

　　(3) 根據前期約定的到貨時間，提前1工作日與客戶再次核實送貨時間和預計到達時間

　　(4) 向倉庫做內裝委託，需向倉庫發出書面委託。清晰顯示配船信息(包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港、中轉港代碼、目的地等)、裝櫃時間、貨物數據(包括件數、毛重、體積)、 協議費用等

　　(5) 向倉庫委託時間，一般最遲必須在預約貨物裝箱時間的前一工作日的中午之前，並在當日下午4點前確認安排(包括倉庫是否已經領取設備交接單、提箱點的確認、空箱狀況確認)

　　(6) 向倉庫委託時，必要情況下應註明提空櫃的時間要求

　　(7) 跟蹤到貨物情況

　　(8) 跟蹤裝箱、裝箱單、進港

四、貨代操作流程的報關部分(操作員)

　　(1) 得到相關銷售或者客服確認後方能安排

　　(2) 根據船公司、碼頭、航線和貨物等情況，前瞻判斷合適的報關時間。如同客戶具體情況有衝突，必須同客戶友好協商並告知可能的風險

　　(3) 最遲在同客戶約定報關日期的前一工作日，再次同客戶確認報關資料的發送情況

　　(4) 收到報關資料後的第一時間對報關資料進行預審，有問題立即處理

　　(5) 在約定的報關日期前一工作日下班前，把完整的報關資料送報關行

　　(6) 對於報關資料，要求複印留底;對於重要報關資料如核銷單等，必須在做登記

　　(7) 跟蹤反饋報關結果

　　五、貨代操作的流程相關文件部分

　　1、提單確認 (文件員)

　　(1) 提單確認件的膳制和發送

　　提單確認件的膳制和發送要及時，一般預定開航日2個工作日前必須發送

　　(2) 催促提單確認件

　　一般預定開航日前一工作日必須從客戶獲取完整、正確的提單確認件。