如何開好一個會

如何開好一個會

同樣的雞肉，黃瓜，花生米和辣椒，我炒出來的宮保雞丁只有我能吃，連我兒子都嫌棄。

一樣的原料經過不同人的手炒出來的菜味道就是不一樣。

會議也如此，同樣的會議內容，有的主持人能讓所有與會者覺得時間的漫長，期待會議早點結束。有效率的會議主持人能使與會者在最短的時間內有效率的結束，而且與會者會期待下次會議。

我不討厭會議本身，我討厭的所有會議都是因為會議主持人，為什麼？如何主持會議不讓人討厭？

會議主持者是會議的引導人，會議的效率和質量與會議主持者有最直接的關係，所以這裡介紹會議主持人應該掌握的技巧。為了方便你的閱讀，下面先羅列一下文章的內容順序。

我討厭的會議和原因

以下我參加過的討厭的會議。

結合以上羅列出我經歷過的討厭的會議，彙集一句話就是「會議，想說愛你不容易」。

讓我們對我討厭的會議進行一下分類，從中找出令人討厭的原因。

對討厭的會議進行分類時為什麼沒有第10種會議？因為第10種會議已經遠遠超出無效會議的範圍。除了特殊崗位和非常特殊的緊急情況，在非工作時間召開會議（例如周一到周五下班時間以後加班開會，或者周末開會），與會者討厭的已經不是會議了，而是討厭這個團隊和這份工作了。

通過對討厭的會議的分類，得出討厭的原因，討厭的會議必定是無效的會議。總結一下無效會議的原因：

1).會議缺乏組織，也就是說會議主持者組織能力缺乏

會議沒有按時開始。推遲會議開始的時間，以便讓遲到的人有機會到達，發生的事情是按時到達的人必須在會議室里等待，最終，他們認為自己在浪費時間，並在以後的會議上開始遲到，很快早上10點的會議，直到10點半才開始。

會議過程失控。有些時候，部分與會者比較喜歡談自己喜歡的話題，或者部分與會者比較羅嗦，經常導致會議跑題或在某一個討論話題上徘徊很長時間。當未能保持會議議程依序進行或允許討論偏離議程時，無效會議必定產生。許多人喜歡在會議上發表自己的想法，這些人還有一個特點就是他們經常把話題拉到自己喜歡的話題上，即使這些話題與此次會議毫無關係。還有一種狀況，所有與會者討論，但討論在原地踏步或進入死循環，沒有任何進展。

會議大部分時間被某個人佔用。會議是會議，演講是演講，會議不是演講。如果一個人佔用了會議大部分時間，那麼此次會議被列為無用的會議。

討論後沒有達成共識。有些會議是無效會議，還因為與會者沒有達成一個結論。他們在討論中來回討論，但不願意承擔風險，也就不同意最終的結論。他們可能害怕犯錯，可能擔心信息不全或者擔心決定將來對某些人不利。

2).無效會議的一個主要原因是會議目的模糊甚至沒有目的，人們不知道為什麼召開會議，不知道會議要討論什麼，沒有書面的會議議程，要不就是會議議程上寫的不明確。

3).缺乏集體參與。如果其他與會者感到沒有參與感，會議將毫無用處。某幾個人在會議上說的越多，會議室里其他與會者就變的越安靜，與會者參與感越少，就會對這個話題失去興趣，並期待會議早點結束。

4).缺乏會後的跟蹤。會議經常會產生偉大的想法、聰明的解決方法或有價值的信息，但這些偉大的想法、解決方法和有價值的信息毫無用處，因為會議結束後他們立刻消失。這是因為在會議上沒有計劃如何推進接下來的工作。會議是為接下來的工作準備，沒有確保討論過的工作有進展和結果的會後的跟蹤，讓會議變成了聊天或暢想未來。

通過以上無效會議的四大原因，不難看處四大原因最終指向一個人，這個人就是會議主持者。把無效會議變成有效會議，會議主持者就是那個把「會議，想說愛你不容易」導向「會議，愛上你我很快樂」的魔術師。

會議有必要開么

主持會議的能力是成功管理和有效工作的關鍵因素，這種技能是在組織里最明顯的領導力的標誌之一。如管理大師彼德魯克所說：「管理者的最關鍵工具是會議、彙報和演講，我們必須在這三方面都很優秀。」

在發會議邀請之前，先問自己兩個問題。這兩個問題是使會議有效的出發點。同時防止溝通的一個壞習慣，這個壞習慣就是遇事就開會。

第一個問題是「這個會議是必要的么？有沒有其他的方法可以實現？」如果你的目的是分享一個消息，可以通過郵件或內部論壇傳遞這個消息么？如果沒有必要開會，那就一定不要開會。因為召開不是非開不可的會議，最終必然成為一件浪費時間的事情。更重要的是，每當時間被會議浪費掉的同時，士氣或手頭的工作必然受到影響。如果不召開會議，最糟糕的結果會是什麼？如果你覺得沒有負面的事情會發生或此次會議的目的可以通過其他方式處理，那麼應該告訴自己不要舉行會議。

第二個問題，此次會議的目的是什麼？目的明確的標準是你是否可以用一句話來定義會議的目的。如果無法做到這一點，說明你真的不知道此次會議的目的是什麼。問問自己「如果這次會議的結果是完美的，會有什麼結果產生？將會發生什麼？會議後與會者會做什麼？」，當完全清楚會議的主題和目的、會議的原因和期望後，計劃這次會議會變得很簡單，議程和想討論的內容也變得簡單起來。

會議前的準備

如果上面的兩個問題的任何一個是否定的或沒有肯定的答案，請不要召開會議。對以上兩個問題都有肯定的答案，再做接下來的會議前的準備。

1).確定會議議程

會議議程是會議的起點，確保準備書面的會議議程，與每位與會者分享會議議程。任何會議議程，正式的或非正式的，短時間會議或長時間會議，最大的一個錯誤是會議開始時所有與會者不知道會議議程。

會議議程的開端請寫出此次會議的目的，用一句話描述會議目的。如果不能用一句話描述，這說明此次會議的目的是模糊的，必定是無效的會議，只是浪費時間。當把會議議程寫下來，並用一句話描述會議目的做為議程開頭，這個會議議程會幫助會議主持者很清楚的知道在做什麼以及要怎麼去做，它會讓會議室里每位與會者清楚地知道議程上的每一項是如何很好地被處理的。

按重要性依次安排會議議程，「如果我們只討論議程上的一件事」，哪項是被選中的？被選中的那項就是最重要的，請把它放在討論項的第一位，從最重要的一項開始。會議主持者要確保如果會議被打斷而提前結束，那最重要的那項也會被討論並得到結果。

另外一個關於會議議程重要的是，確保每位與會者在會議開始前至少三天拿到會議議程，無論是電子郵件還是紙質文件。這樣與會者有時間去準備或考慮相關的信息，在會議室里，所有與會者都會是帶著有價值的信息有備而來，進而大大提高會議效率和團隊士氣。越是重要的會議，提前發布會議議程越重要。沒有人喜歡在會議室里得到「驚喜」。

最後一條，會議議程不是發言稿，請不要把發言稿發給與會者，如果把發言稿發給與會者，那就不要再召開會議了，與會者們已經知道你要念的內容了。

2).羅列與會者名單

唯一的公認的標準是：與會者越少越好。只邀請那些你需要提供信息或反饋信息的人，其他只是想了解會議內容或結果的而非參與討論的人，請用其他方式與他們分享，比如會議技術後把會議記錄分享給他們。邀請那些不需要參加會議的人是一個很大的錯誤，因為他們在會議上不能提供你需要的信息，同時也得不到任何對他們來說有價值的信息，對他們也是極大的時間浪費，反而會對你的會議有消極的評價。

如果你的會議是有幾個小的部分組成，那請你列出每個組成部分分別需要那些與會者參加並告訴他們每個人的具體時間。比如第一部分，需要張三、李四、王五，從:10:00到10:30；第二部分需要趙六、孫七、趙八、吳九，從10:30到11:10。這樣避免第二部分的人在你們討論第一部分時傻傻地座著。

而對整個會議時間來說，與會者人數增加，會議的時間就會加速增加，效率就越低。解決問題的辦法就是找到那些能解決問題的人，只要能解決問題的人在場就完全可以了，其他人就沒必要參加了。退一步來講，你可以把與會者名單分兩大部分，第一部分是必須參加的人，第二部分是可以不來參加的人，第二部分的人來也可以，但你們完全可以不來。

走進會議室

做為會議主持者，該第一個走進會議室了。不同類型的小組會議有不同的主持方式。即使同樣的小組會議，在不同的團隊有著不同的過程，不同的企業主持方式更加不同。比如信息分享會議，有的團隊是主持者開場後，每位與會者按就座順序依次彙報，有的團隊是主持者開場後，隨意指認一人開始彙報然後大家按任意順序彙報，有的則是上一個彙報完後指認下一個彙報者。但無論是什麼類型的會議，做為會議主持者要做到以下四點：

1).準時開始。

準時開始，不要等待遲到的人而懲罰那些已經按時到達會議室的與會者。

準時開始，如果還有人沒按時到達，請假設他根本不會來參加會議。

準時開始會議，這對會議主持者來說是最重要的。

如果有人遲到了，請不要重新開始，通過迎合遲到的人而懲罰那些守時的與會者是最令人不舒服的做法。當遲到的人覺得他們錯過了重要的信息而不能適應會議進展時，他終究會感受到，知道遲到的代價，下次會議希望有所改進。

有些公司有這樣的政策，如果下午四點開會，他們就會在16：02的時候把會議室的門鎖上，他們認為只需要這麼做一次，就能讓人們在以後的會議上準時到達。

2).利用好會議開始後的第一個五分鐘時間。

會議開始後的五到七分鐘是整個會議的黃金時間，做為會議的開始，前五分鐘為整個會議打下了基礎，設定了條款，並告知在場的每位與會者為什麼在這裡，需要多長時間以及要做什麼。

甚至可以逐字逐句的寫下會議開始後的五分鐘的開場白，然後逐一念出來。這種清晰的思路會讓每一位與會者在一開始就對時間有緊迫感，知道會議主持者對會議時間的具體安排，確切知道會議要討論哪些信息，什麼時候會議結束。雖然這些信息都已經包含在會議議程里，但仍然需要在會議開始後重申一遍。

3).保持會議按議程進展。

保持會議按照議程所寫有序地進行。做為會議主持者，要確保與會者按照會議議程的條款進行討論，不要讓討論偏離會議議程，同司不要徘徊在某一個討論話題上。

推動討論使討論按時結束，一旦開始討論一個話題，要有條理地討論清楚，使討論在規定時間內得出結論。在進行到下一個話題之前，決定誰要做什麼，什麼時候做和怎麼去做。

無法保持會議按議程有序進行和推動討論按時結束是浪費時間的兩大主要原因，也是與會者抱怨做多的情況。他們經常抱怨說主持者沒有按照會議議程進行和推動討論，這樣的會議簡直是「本來想開會節省幾分鐘，到後來是浪費幾小時」和「在這樣的會議上，只要還有時間，那就什麼都完不成」。

4).總結，總結，總結。

在每一個討論話題的結尾處都要進行總結，在整個會議的尾聲，也要總結。重申討論的結果、計劃和會後工作的進展，使每位與會者頭同意並清晰地記住決定的事情。

為了使會議有效率，很多人有自己的方法，我們也不用再為提高會議效率而煩惱，只需要在眾多的方法中找到一個適合自己的拿來使用即可。我認為最有效的方法是日本豐田公司發明的「話題地圖」，使用「話題地圖」能使會議主持者順利引導會議過程，把握各個階段的重要信息。有興趣的話可以去看看有關日本豐田公司的「話題地圖」的文章。

離開會議室後

做為會議主持者，離開會議室後真正的工作才剛剛開始。

1).要確保在24小時內發出會議記錄。會議討論後決定的事越重要，書面的會議記錄發給與會者就越重要。如果有人對會議記錄有疑問，他們會儘快的反饋給你。如果沒有問題，意味著每位與會者都接受討論的結果，也就是說會議記錄和在會議室里討論的內容一致。所有小組會議都要有會議記錄。

2).問題解決會議和委員會還要有後續的工作進展跟蹤，會議後的工作跟蹤避免了討論後達成一致的解決方法和工作計劃隨會議結束而消失。

會後的工作跟蹤依據就是會議結果產生的具體的可衡量的工作計劃，此份工作計劃避免了「四個人」的出現，即「每個人，有些人，任何人，沒人」。「每個人」都同意問題的定義，解決問題的方法和工作計劃，然而做為會議主持者無法確定真正的執行者，導致「有些人」將負責工作計劃，因此所有與會者得出結論是「任何人」都可以而且應該做這些工作，所以沒什麼好擔心的，最終事實證明「沒人」採取行動與完成已經達成一致的工作。

會議主持者一定要有清晰定義工作計劃是什麼、誰來做什麼事、什麼時候完成。主持者越清晰和專註，就能讓每位與會者清楚接下來要做什麼，會議的效率越高，價值越大，人們越期待你的下一次會議。

我們經歷過的關於會議的諸多問題，更大程度上源於缺乏技能，與會者參加會議的技能，特別是會議主持者的技能。而技能缺乏源於對會議的認識的缺乏。研究那些情況類似，卻沒有為同樣的問題所困擾的人、團體或企業的做法有何不同，著眼於為數不多的幾個重要行為，就能產生巨大的改變。在以上介紹的四個高槓桿行為的撬動下，最為普通的會議問題會產生巨大的改變。讓我們再次羅列一下這四個高杠杠行為：

1.做為會議主持者計劃召開會議時的自問自答

2.做為會議主持者會議前的準備，會議議程和與會者名單

3.做為會議主持者會議上的引導

4.做為會議主持者離開會議室後的跟蹤。

做為文章的結尾，分享一個小貼士給有管理權的讀者們。如果你是經理，請委派你的下屬去做會議主持者。會議主持者是最好的培訓工具，讓下屬組織想法並在同事面前統籌和掌控會議時間和議程。當把會議主持的權力交給下屬後，他們會很認真地去對待，他們會在計劃會議和會議議程上投入大量的精力。並且通過委派，你還可以節省大量的時間和精力去做自己的事情。通常，委派不同的下屬擔任不同會議的主持者，會議結果都會令你滿意。即使是那些害羞的人，當他們被委派主持會議時，他們也會成為優秀的會議引領者。委派，可以從部門例會開始做起。

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