講再多時間管理，都不如這10條高效法則
來自專欄 PM圈子
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在這個世界的鐘錶上，你可曾感受到，自己就像一個齒輪，不停地旋轉？
社會不斷進步、項目永遠做不完、陪家人的時間越來越短？感覺時間很短，時刻帶著焦慮。
其實，對項目經理來說，最重要的就是做好時間管理，以下10個原則助你成為「時間富人」。
秘訣一：數字「1440」的力量
經常會有人問一個我每每聽到都感到後背發涼的問題：「可以耽擱您一分鐘嗎？」
於是，我在一張紙上列印了大大的「1440」。我和其他人解釋：這是我用來提醒自己珍惜時間的，即一天只有1440分鐘。
是的，要想提升效率、管理時間，最重要的不是技巧，而是需要轉變心態。
秘訣二：要事優先
確定你最重要的任務，並將它放在其他事情之前完成。
彼得·德魯克說：「效率是正確地做事，成效是做正確的事。」當然，前提是要知道什麼是你最重要的任務、什麼樣的活動能讓你獲得撬動目標的槓桿。
首先要制定確切可量化的目標，確認後，把它放到自己的計劃之內，儘早提上日程。
秘訣三：根據日程表做事
如何用日程表代替任務清單管理生活：
①專門安排大塊時間做重要的事,即"封閉時間"或者"封盒時間"；
②重要的事情安排在一天的早些時候,避免被臨時事情打擾；
③不要廢除你的目標,如有必要,重新安排執行時間；
④自動拒絕不在規劃內的請求.
秘訣四：永別了，拖延症
拖延往往不是因為你懶，而是：
- 你缺乏足夠的動力；
- 你在制定目標或任務清單時，低估了未來情緒的力量。
對於你總是拖延的艱難任務，想想你為什麼要做它，甚至可以在腦海里想想那個畫面：
- 「做這件事我能獲得怎樣的樂趣呢？」
- 「如果我不做的話會感到什麼樣的痛苦呢？」
拖延症剋星1:可靠的同伴
這個人可以你的家人，或者是一位時刻監督你、對你負責的好朋友。當我們打破對其他人的承諾時，你會感覺更糟糕。
拖延症剋星2:向理想的自己出發
很多情況下，我們逃避任務是因為我們還沒有描繪出一位自己想努力成為的人。
我們可以想像自己未來的理想樣子，與那個理想的自己對話——「我是一個健康的飲食者，我是公司里的頭號項目經理，我是一個自律的人，我是一位企業家……」
秘訣五：總會有正確的事
真正的成功人士，不會為了完成待辦清單上的項目而無休止地消耗自己的時間，他們會考慮緊急重要的事情，為每件事情安排好時間，夠了就停下，不會永無止境。
事情總是做不完的，當你想為所有的事情負責的時候，有沒有想過你其實是在試圖追求完美？
秘訣六：「321-0」法掌控郵件
5個步驟掌控你的郵件：
1.每天，使用「321-0」方法，每天只檢查並處理三次的郵件，設定一個21分鐘的鬧鐘，把這當成一個遊戲，在這期間把郵箱清空。
2.馬上實施「4個D」原則。每次你打開郵件，你要準備好辦理（Do）、委派（Delegate）、推遲（Defer）、刪除（Delete）它。
此外，還可以考慮將其歸入檔案，比如為「當天回復」建立一個文件夾。
3.在你發送、轉發或抄送時要三思。避免加重信息過載，你也會少收到一些郵件。
4.主題欄寫明要求的任務。僅用主題欄就寫明所有的有效信息。
5.讓郵件簡短，這是尊重別人的一種表現，不意味著粗魯。
秘訣七：會議縮減法
如何制定高效的會議議程？
1、在開會之前向與會者尋求關於會議議程方面的意見，以避免突然出現的新的議題，使會議偏離最初的目標明確；
2、明確指出會議目的；3、明確會議主持人；4、確認所有受邀參會人員，人員越少越好；5、儘可能列出會議的議題，以便讓參會人員做出決定；6、將每個議程安排的預估時間標註在議程後，以便參會者掌握會議進度。
每日的碰頭小會是你和團隊成員快速碰頭的會議，每天同一時間，不超過15分鐘。
每日的碰頭小會應包括：
- 事件——過去24小時內重要內容。特別是和其他團隊成員有關的方面；
- 數字——檢查日常進度；
- 問題——解決的難度，需要消除的麻煩。
秘訣八：80/20原則
80%的成功源自20%的努力。分辨出帶給你超額回報的少數事情。這就需要我們：
①尋找捷徑；
②把最重要的事情做到極致；
③發展自己的目標技能，不要試圖掌握一切；
④通過確定最重要的20%的目標和工作來減少工作量，減輕壓力，提升幸福感。
秘訣九：擅於委託
我們每個人可以對自己的任務進行分析：
- 放棄：我可以放下什麼工作，什麼事情我可以完全不做？
- 分派：哪些工作我可以分派給下屬，哪些工作可以外包出去？
- 重新設計：哪些工作需要我換種節省時間的方式繼續做？
秘訣十：精力和注意力決定生產力
將你的精力最大化，而不是增加工作時間。
提高整體精力水平的方法是保持身體健康。因此，我們需要：
①足夠的睡眠；
②儘可能少飲酒；
③少攝取咖啡因，尤其在白天快結束時；
④多吃天然健康食品，體重保持在健康範圍內；
⑤多喝水,每天堅持運動.
很多人學了無數時間管理的技巧，而且也足夠自律，非但沒有變成成功人士，反而把自己搞得筋疲力盡。
只有將使用時間的主動權掌握在自己手上，才能更好地利用時間，才能更高效率的工作！
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