申報項目預算時，應避開的那些坑

原創 2016-08-16 常見問題 廣東恩友財務

又到了小編熬夜審定近百個項目預算的時候，都說咱們段子手傅園慧是個表情帝，小編在審核項目預算也是一個表情帝，人生的喜怒哀樂都在你們的預算表中，這讓小編實在不吐不快。

1.費用分類錯誤，造成資助方關注的費用比例超支，如：

• 活動中邀請的專家費、志願者補貼列入人員成本中，造成人員成本超高。

• 活動中的交通費、宣傳費列入行政成本，造成虛增行政管理費用。

• 行政人員的工資列入人員成本。

建 議

• 正常情況下，人力成本是指項目員工的工資或勞動報酬，活動中所需的專家、志願者應列入相應的活動成本中。

• 行政管理費，正常情況下指組織產生的管理成本，如：辦公室租金、水電、通訊、行政財務人員工資等。每個機構都應有管理成本預算，最終每個項目應承擔多少，最終拆分入各個項目。當然，每個資助方都會有管理費用的資助比例，需要清晰對方的具本要求，但活動產生的宣傳、交通，應列入項目活動成本中，不應當擠占管理費用的額度。

• 行政人員（未承擔項目工作的行政、財務人員），應合併在行政管理費用，人員成本應列項目人員的工資福利等。

2.費用粗略，無法看清費用的數量與單價，如：

• 一場活動，只列一場活動1萬元，無費用類別，數量與單價。

• 宣傳活動，只有總費用，未列印刷宣傳資料的數量、單價等。

• 所有活動合併列交通、物資，無法清晰了解每個活動所需的成本。

建 議

清晰列明每個活動所需具體費用類型，相應的數量、單價等計算依據，以提高預算的清晰度及真實性，便於資助方審核時衡量費用的合理性及真實性。

3.預算與匹配性不足，如

• 預算與項目計劃書所列的活動無法一一對應，如計劃書列出的活動與預算中的活動不一致。

• 預算與服務對象不匹配：如做大學生就業服務，服務對象是大學生，但預算卻羅列大量的志願者培訓和社區調研等費用。

建 議：

清晰項目的目標與活動計劃，所有的預算圍繞服務對象及項目目標設置，避免預算與計劃的不對應。

4.費用的合理性不足，如

• 活動量遠遠超出項目人員的工作量：如項目列2個人員，但每年上百場的活動。

• 多次重複計算費用：常見為項目已列支聘請整體的專家顧問、項目主管等關鍵人員的費用，項目主管職責應承擔了項目策劃、運營過程中的發展建議，但某些項目除以上費用外，同時列支項目策劃費，督導費、更甚是每個活動都列策劃費，顯然是重複列支費用。

• 項目預算中的傳播宣傳，列支一筆總的資料印刷及設計外，同時每個活動列支相應的宣傳資料印刷，無形中費用為重複列支。誇大預算金額。

• 各類高於市場價格：如，資料設計費、物資採購等，遠遠高於同類市場價格。要知道網路上，價格都是透明的。

建 議

• 活動量，應按員工年度總體工作天數、服務對象的接受能力計算出合理的活動次數，而不是為了增加預算額度來無限增加活動次數。

• 根據項目的需要，真實核算項目所需成本，如果在總體列出相應的費用，單個活動中應避免再次列出相同的費用，避免引起資助方對你誠信的懷疑。

• 物價目前網路都已非常公開透明，虛增只會讓資助方一眼看出預算的虛假程度，並會對組織的誠信造成不良影響。當然，所有的物資採購在詢價過程一定是含稅價格，避免將來稅務的風險。

5.忽略購買方對預算的各項要求，如

• 不支持設備採購、不支持全職人員工資等。

• 項目調研、宣傳、行政管理等各項比例有一定的規定要求。

建 議

清晰閱讀資助方對外發布的各項規定，在規定的範圍內合理地列入項目所需要的各項成本，以滿足資助方與機構自身的需要。

6.最容易忽略的費用

• 稅：預算中必須列入合理的稅金，預留資助方需要開發票或簽訂的服務合同時帶來的稅金。

• 不可預見費：項目計划過程中，一定需要預測實施時可能面臨的風險與對策，在預算時，留有一定的不可預見費以便在風險發生時的應急資金。

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