工作10年寫不好一封郵件？

來自專欄 YoMail

一封好郵件里總藏不住滿滿的細心和周到，讓人有說不盡的舒服。

但是它的基本點是少犯錯誤。

為此我們必須設計一個容錯率高的流程，像這樣：

標題——>正文——>附件——>收件人

先寫標題，這是整個郵件金字塔的塔尖，先寫出來，不跑題。最後寫收件人，即使按錯了鈕，或者按錯了快捷鍵，也不會發出去。

接下來我們按照這個順序來逐一解釋。

一、主題

這個必須有！一個主題就是一件事。

1、郵件主題建議按照「【關鍵詞】＋敘述」的格式來撰寫，比如「【郵件書寫】的正確格式」，這樣方便收件人檢索。

2、郵件主題不易過長，一般在10字以內，所以一定要少廢話，抓重點。

3、常規郵件可以模板化，比如求職郵件最好是：「應聘崗位」「專業」「學歷」「姓名」

二、正文

原則上不少於10個字。它包含稱呼、內容、結束語、簽名檔4個部分。

1、稱呼：如果可以，請一定明確收件人，盡量不要用「All」來取代。

公司內部溝通，如果公司沒有明確規定，一般可以隨意些，比如用俗稱或直呼大名，這樣顯得親切。如果是對外溝通，一定要把級別表明出來，這樣對合作有好處。

2、正文內容一般按照金字塔原理進行敘述，先講結論或結果，再1234分別論述。敘述上要邏輯清晰，同時要廢話少說。

3、結束一般使用敬語，比較簡單的如「以上，謝謝」「頓首」或「Best」，比較恭敬的「祝萬事順意」等。

4、內容如果比較多，一定注意分段，原則上1個要點1個自然段。重點部分可以加粗或者標紅。文字大小顏色，如果公司沒有特別要求，使用默認即可。

5、簽名檔：可包括姓名、職務、公司、手機、傳真、地址等信息，但信息量一般不超過4行。比較高級的做法是根據對內、對外、對熟悉的人之間靈活使用不同的簽名檔。

三、附件

如果有附件，請注意：

1、附件一定要重新命名，讓人一看即懂，永遠；

2、附件不宜超過4個，數目較多應壓縮打包，並在正文中加以說明。

如壓縮包中包括 xxxx 文檔，是對 xxx 的說明

3、如果附件格式特殊，需在正文中說明打開方式。

4、超大附件建議使用網盤的方式，在正文中附上鏈接並加以說明即可。

四、收件人

這個必須有！！！

1、To：郵件直接關係人，要具體到每一個參與者與執行者。盡量不要用群組，除非你對組內每個成員都有清楚的認識。在一封郵件里，加入更多收件人的時候，務必在郵件開始處寫上「+John」之類的提示，這對於原有的收件人和新加進來的收件人都是尊重。

2、CC即抄送：有權知曉，但可以不做反饋的人，一般是與「To」相關的領導。一般是小事抄給直屬領導，重要的事、跨部門合作的事還要抄給部門領導，參與人數較多、佔用公司資源較多的事件追加抄給集團領導；順序是按照領導層級和職位由高到低排列。原則是不要亂抄送，但也不要忘記重要的抄送人。

3、一般不密送。

最後一些注意事項

1、寫之前考慮一下是否「真的」最適合郵件？郵件最適合的溝通是簡單但重要的事情。太複雜的事情要先開會，再通過郵件確認。

2、寫好後一定要檢查！檢查！檢查！檢查收件人、抄送人的郵件地址是否正確。檢查是否存在錯別字、語句不通之處、邏輯不當之處。

郵件不僅是技能的展現，更是職業習慣的濃縮。

郵件之路無止無盡，好壞得失方寸之間。

優秀，就從此刻，伴隨你時時刻刻。

YoMail 陪你一起做好郵件！！！