工作彙報你要怎樣做，才能從自殺模式變成專家模式？
來自專欄 Elaine職場會客廳
一次優秀的彙報不僅可以呈現你的能力、放大你的潛力；還可以獲取主管認可、獲得資源上的支持；還可以讓你有機會和高層進行深度溝通和交流，在不知不覺中，成為高層的協作夥伴。
每一個聰明人都知道，工作彙報有多麼重要。
但是，很多中層經理在做彙報的時候，採取的是自殺模式，而不是專家模式。更要命的是，他們根本不知道錯在什麼地方。
所謂自殺模式，就是中層經理們自認為聰明地採取了大多數演講訓練中教的套路（比如說，講一個吸引人的故事，引起共鳴，激發好奇心，使用生動的多媒體手段）。必須承認，這些技巧在常規的演講中，非常奏效。但在高層會議中，如果你用同樣的技巧做報告，就是自找死路。
Q
為什麼會這樣？
這要從會議室的高管開始說起。
先來做一道選擇題，如果你要想描述一位典型的高管，最常用的詞是：
A: 數據狂
B: 毫無耐心
C: 攻擊性強
D: 時間壓力大
E: 十分嚇人
答案是：ABCDE
粗魯無禮、自負及執著於權力，同時具有嚇人的個性以及真誠的力量，是一名優秀領導者所必需的特質。
因為高度競爭的環境，作為特殊群體的他們，工作充滿了巨大的壓力。大多數高管人都非常聰明，精力旺盛，是個不折不扣的工作狂。他們對時間、數據的敏感性非常高，沒有時間浪費在講笑話、娛樂消遣或者對反應遲鈍的員工身上。
在工作中，你的目標必須和他們的目標保持一致，即推動公司前進。
如果你不能做到這一點，悲劇就會發生。
具體來說，很多人會犯三個典型的錯誤：
1、沒有想清楚對方要什麼？自己可以提供什麼？
2、沒有開門見山說出主題和目標
3、沒有靈活性，照著事先準備的PPT 彙報
很多中層主管興緻勃勃地拿著自己精心準備的PPT 材料，帶著一種「我做得很棒吧，快誇我 」的心態進入會議室，完全沒有意識到，在進入會議室的前一分鐘，你的老闆們還在為財務狀況憂心忡忡，或者為市場狀況或質量控制而焦頭爛額。
你必須要非常敏感，尊重高管們的時間，並且把自己的緊迫感提高到跟他們相同的水平。
你還必須要有全局視野，注意高層們關注層面的廣度以及他們的預期，不能只談自己當前的一小塊業務。
你還必須足夠靈活，才能在高層們發散性思維發作，突然提到一個看似不想干問題的時候，能夠鎮定自若、清晰完整地彙報工作。
最好的方式，就是以一個有效率的專家身份進入會議室，絕不浪費時間。
我們假設有一家年總收入40億美元的中型公司，來計算公司5位最高領導者（首席執行官、首席財務官、首席運營官、首席技術官、首席市場官）一同出席一場為時1小時會議的成本，結果是驚人的。他們的工資、獎金、股票期權以及其他福利，都可以從美國證監會的公共檔案中查詢到。
計算顯示，5位首席高管一同參加一場決策會，成本將大於3萬美元一小時！
時間就是金錢，巨額的金錢。浪費時間就是浪費錢。
所以，高管們絕不肯浪費金錢在無用的客套話上。他們會說，「我們沒有時間聽故事，而且我也不在乎什麼注意力。我們需要開始日程表上的議程，做出決定，然後繼續下一個。」
他們最喜歡的開場白是：「讓我們直奔主題。30分鐘之後我要參加另一個會議。」
如果你下一周有一個重要工作彙報，你應該現在就思考過這個問題：
——如果我只能展示三張幻燈片，那麼是哪三張？
最好的方法，準備3個彙報版本。一個標準版本：按照原定時間長度彙報，一個簡短版本：5分鐘搞定。還有一個超短版本：只闡述最核心的內容。
還有一點非常重要。如果我沒有PPT ，可以完成這個報告嗎？
你要對你彙報的所有內容非常熟悉。包括彙報結構、主體內容，預期目標、和所有重要的數據。永遠不要把自己放進「沒有幻燈片就無法彙報的境地」，確保你可以在沒有PPT 的情況下完成這個報告。
彙報中最主要的任務是向高管們表述清楚自己的需求和目標，工作狂們的注意力持續時間很短，他們很容易就會厭煩，所以你最好不斷推動話題前進。
一場成功會議的外在表現就是，他們說的話比你多。
如果高管們對你彙報中的觀點進行了熱烈的討論，而不是呆坐著聽你的講解，這說明他們對你的議題十分感興趣。反過來說，如果只有你在滔滔不絕，而不給他們透氣、插話、討論問題的機會，那麼等待你的只有失敗。你必須要挖掘出聽眾在彙報中產生的疑問，並且很好地解決這些問題。
一個好用的原則是：10/30法則。如果在會議安排中你有30分鐘的間，那麼用10分鐘來講述你的彙報內容，剩下20分鐘留給高管們進行討論。
這意味著，你需要把你的「彙報人」身份轉換為「決策支持者」的身份。
許多中層主管都把精力全放在了彙報內容上，對外界喪失敏感性。
而一位高效的頂級彙報人具有某種會議超能力，能夠讓他一刻不停地掃描整個會議室，並且進行實時調整。他能夠觀察整間會議室，並且在瞬間就根據觀察到的情況對彙報內容進行更改。而這項技巧是推動會議發展的關鍵。
Q2
你知道你要彙報的是什麼，但是你要了解，實際上高管們更關心的問題是什麼？
1.如何增加客戶保留／吸引率·
2.如何增加高效恰理的工作流程·
3.如何增加市場份額
4.如何增加凈利潤／營業收入（最高關注點）
5.如何減少成本
6.如何減少風險
7.如何減少進人市場的準備時間
如果你的彙報能夠與上面中的某一項有所關聯，那麼你和高管們就有共同語言了。
有時候高管會不客氣地打斷你，提出一些看起來和主題沒有關係的問題，或者毫不留情地問出一些讓你難堪的問題。不要驚慌。這可能一種測試。他們只是想看你對你的彙報主題到底了解有多深。你必須通過這個測試。而且這是進入到更深入討論的一個前奏。
說實話，在大企業工作，高層競爭激烈，火藥味濃烈，有時確實有讓你有一種「身處戰場、硝煙瀰漫」的感覺。
但是，你要理解，那些圍坐在會議桌旁的高管並不是你的敵人。要記住他們是跟你同一陣線的，大家都在追逐相同的目標。高管其實是你的後盾和資源團隊，他們也希望你能獲得成功。如果你希望得到高管的理解、支持，就必須關心他們的需求和目標，並儘力在你的工作中，支持高管達成他們的目的。
好啦！
從下一次彙報開始，請各位採取專家模式，支持你的主管，達成你的目的。
推薦閱讀：