怎樣設計 Excel 表格才好看？

最近看了一本日本人寫的書《為什麼精英都是 Excel 控》，書的第一章就強調，商務精英對 Excel 表格的格式要求相當嚴格，因為這有兩個好處：

• 減少 Excel 帶來的壓力和誤算
• 獲得客戶和團隊成員的信賴

之後，作者介紹了他總結的一些正確設置 Excel 表格格式的原則。按照這些原則去做，設計出來的 Excel 表格才好看。這裡的「好看」不僅指美觀，而且更是指便於閱讀和理解。接下來，我就結合自己的經驗，將這些原則分享給大家，內容與書中的不盡相同。對該書感興趣的朋友，可以找來一讀。

1. 設定恰當的行高

Excel 默認的行高為 13.5，用這樣的行高製作表格，會讓行與行之間沒有空隙，看起來很擁擠。因此，正確的格式應該是把行高設得大一點。只要把行高改為 18，就能讓文字的上下多出一點空間，這不僅可讓文字更容易閱讀，也能使表格呈現出簡練的風格。

具體操作方法如下圖，先在①處點擊，全選表格，再在②處單擊滑鼠右鍵，在彈出的菜單中選擇③處的「行高」命令，在出現的新窗口④處輸入「18」，最後點擊「確定」按鈕。

2. 設定恰當的列寬

要讓項目里的文字、數字都能完完整整地呈現在表格上，就要給它們設定一個合適的列寬。一般來說，將游標移到某一列的最上面，當其變成下圖①處的形狀，滑鼠雙擊字母右邊的「|」，就能使左邊的那一列（B）自動調整為合適的列寬。對於內容屬於同類的列（C、D、E），最好設定為相同的列寬，這樣看起來更整齊。

具體操作方法是，先選中上述 3 列，再在②處單擊滑鼠右鍵，在彈出的菜單中選擇③處的「列寬」命令，在出現的新窗口④處輸入一個合適列寬值，最後點擊「確定」按鈕。

3. 設定恰當的字體和字型大小

作者在書中給出的建議是：英文字體設為 Arial，日文字體設為 MS PGothic，我覺得在簡體中文環境中，可以都設定為「微軟雅黑」。此外，字型大小可以維持 Excel 的默認值 11，但一定要保持整張表格的字型大小統一。如果有要強調的部分，可以用顏色標示出來，而不是刻意把字體放大。

4. 數字用千分撇區隔

也就是對於較大的阿拉伯數字，每 3 位用一個「逗號」隔開，這個「逗號」就是「千分撇」。因為如果沒有它的話，就得一個個地去數位數，給閱讀帶來不便。

當然，千分撇不必手動去添加。如下圖所示，只要選中需要千分撇的單元格，在①處單擊滑鼠右鍵，選擇②處的「設置單元格格式」菜單，在彈出的窗口中點擊③處的「自定義」，再選擇右邊④處的「#,##0」，最後點擊「確定」按鈕即可。

當單元格內的數字是貨幣並且金額較大的時候，可以（如下圖所示）以「千元」為單位，然後略去百位數以下的 3 個 0。因為如果以「元」為單位，位數顯得太多，不易閱讀。

如果位數再多的話，還可以用「百萬元」或「十億元」等單位來代替更多的 0。雖然中文中也會使用「萬元」或「億元」等單位，但 Excel 並不使用這些位。

5. 不填入內容的單元格用「N/A」表示

有時候，表格中會有不需要填入任何內容的單元格。如果一直空著不管的話，那在製作表格的過程中，很容易分神去思考那些單元格究竟是「之後要計算出數字的單元格」，還是「不需要填入內容的單元格」。為了消除這種不必要的壓力，請在這些單元格中填入「N/A」（如下圖所示）：

「N/A」是「Not Applicable（不適用）」的英文縮寫，代表此處不需要填入內容。此外，還有一種不太常用的縮寫「N/M」，是「Not Meaningful（無意義）」的意思，一般用在除數是 0 等「無法計算」或者「計算結果沒有意義」的情況……

由於內容較多，後面還有 7 條原則就不在這裡列出了，感興趣的朋友可到微信公眾號 x-strator 上閱讀全文，支持作者，謝謝！