英語寫作自學之職場郵件

05-20

英語寫作自學之職場郵件

來自專欄 Metisfess 英語學習

本文主要講述英語寫作中的應用寫作。上學的時候我們接觸過英文的便籤條、請假條、道歉信等等，實習工作的時候要寫職場郵件，這些都屬於應用文寫作，有著和考試作文不一樣的結構和要求。

要求

多書面語，少用不用口語詞和縮略語。因為郵件白紙黑字甚至能成為證據，因此在杜絕語法錯誤和歧義的基礎上，一定要使用正式的用詞和句式。書面語和口語是正式和非正式的區別，需要注意：

中文——書面語——不合適、需要被替換的詞

問題——issue——problem

解決問題——address——solve

核實——clarify/verify——check

關於某事—— concerning/regarding——about

儘快回復的快——prompt——fast

有時間——time available——have time

截止日期——by+日期——before+日期

此外——BTW——additionally/in

addition

客氣禮貌。所以，開頭和結尾不能開門見山，需要先進行寒暄。郵件正文是為了解決某事或要求對方配合，需要多使用問句、虛擬語氣、被動態和條件假設等表示禮貌。

條理清晰。發郵件的目的是溝通達成共識，因此有條理可以讓對方了解：發件人是針對哪些問題、郵件共說到了幾件事、事件的進展或要求是什麼。因此，需要使用項目符號或者是連接詞句，或者也可以用空行表示一段意思的結束。

郵件常用句式

一般來說，應用文由四個部分組成：稱呼、寒暄、正文和結尾。

就稱呼來說，常用Dear親愛的或者Mr.先生、Ms.女士。在海投和不知道對方性別的時候，一般使用To whom it may concern,（換行）Dear Sir or Madam,。需要注意英文與中文稱謂後的標點不一樣，中文是冒號，而英文是半形逗號。

寒暄是表示感謝來信或者抱歉需要再澄清。Glad to receive your e-mail.或者Apology for the misunderstanding.。

正文是重頭，一般是為了解決問題或者達成共識，現在文明即使爭吵也是要條理清晰、彬彬有禮。在要求對方提供信息或者是配合，通常應當使用問句來請求對方允許，特別是帶有情態動詞的問句。比如請問您可以給我一些信息嗎？Could you please Give more details? 我可以……嗎?May I……?

使用條件假設也可以表示客氣禮貌。比如，「如果你能夠提供幫助，我們將會非常感謝」We will appreciate it if you could help. Appreciate it是特殊句式，it作為獨立賓格，表示的是後面的從句，但容易出現語法錯誤，因此一定要仔細。

此外，職場通常是多部門之間的配合，發郵件在溝通之外也理清各自的權責，因此有些小細節要特別注意。首先，在問題涉及到我方行為，尤其是負面的情況，應當盡量隱去we和I作為主語，使用被動態或者it形式主語，而不是以我們公司做主語。例如，很抱歉給您造成了麻煩Sorry

for the inconvenience made to you.。還有為了避免以後的麻煩，可能提前找客觀的不足，比如時間緊任務重due to time limitation/ concerning limit resources available at this

time等。

結尾部分的內容通常是期待對方回復、樂意為對方提供服務或者表示感謝。期待儘快收到您的回復Looking forward to your reply，注意Looking forward to的to不是非謂語不定式而是介詞，因此後面加名詞。表示出了問題樂意為對方服務Should there be any problem, please feel free to contact me.，要使用虛擬語氣的原因是表示我司提供的合作服務出問題的可能性很小，可以翻譯成中文的假如萬一；Should放在開頭需要進行倒裝；feel

free是一個常用搭配，表示不用擔心（會造成麻煩）。感謝對方閱讀和配合Thanks for your time and corporation。

總之郵件要求稱呼準確，開始和結尾有固定套路，主體部分要使用書面語和清晰條理，同時也使用情態動詞、問句、虛擬語氣等等特殊句式來達到目的。