工作中高效的小技巧---學會接受任務

來自專欄 高效人生手冊

文：石頭君 @高效人生手冊

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01.接受工作任務的時候弄清楚領導意圖很重要

舉個例子，某天領導交代你去複印一份文件，只是對你說了句「小劉，你去把這個文件複印一下」，你會怎麼辦。在接受這樣一份任務的時候，怎樣才能算是準確領會了領導的意圖呢？這個時候，你要馬上想到任務的內容和驗收標準是什麼。比如複印的份數，什麼時間要，放到什麼地方，用什麼樣的紙張。如果這些問題你都沒有弄清楚，後果就是出力不討好。

文件的用途決定了紙張的品質要求，你可以試想一下用來臨時傳閱和正式的商務合同會有什麼不同。什麼時候需要完成，放到什麼地方同樣重要，下午就必須放到酒店會議現場的文件，你明天早上送到了領導辦公室，你可以想像會面臨著什麼樣的情況。

所以說，在接受任務的時候準確領會領導的意圖非常重要，要馬上明確任務的內容和標準。也許交代給你任務的那一刻，領導的腦子裡在想著什麼重要時間，還認為你理所應當地知道這個事情。這個時候你就要抓住機會主動去問。

詢問領導的意圖是有技巧的。你可以直接問領導，什麼時候要，放到什麼地方，用什麼紙張。如果領導不是焦頭爛額的話一般還是會耐心交代具體事項的。但是如果這個時候他正在被其他事情搞的心神不寧的時候，你再這樣問的話，只有留下不會辦事的印象。這個時候你就要採取婉轉的詢問方式，比如說，「好的，我馬上去複印。明天早上我會放到您這裡」。領導聽到之後，馬上就會更正「今天下午就需要，直接送到酒店會場！」。然後，你也就基本上就知道用途是什麼了。換了一種方式，同樣得到了信息，但是後者明顯會讓領導知道你是一個工作上善於安排人。

其實，這些工作配合都需要你在日常工作之中多參與，盡量知曉公司最近的重大事項，領導最近的重點工作。這些信息平時注意收集，在關鍵時刻會發揮作用的。

多想一步，多想想任務背後的事情，弄清楚領導的意圖很重要。

02.用項目管理的方式對待每個任務

領導交代的每個任務都是對下屬的考驗。如果你能以項目管理的方式來對待每個任務的話，據對能夠讓你脫穎而從，此乃上乘的境界。項目管理的核心就是要做到三個方面：事前有計劃，事中有彙報，事後有總結。

第一步，事前有計劃。用上面介紹的接受工作任務的時候盡量搞清楚領導的意圖，基本上就知道要做什麼，有什麼樣驗收標準來檢驗你的工作質量。根據任務的內容，列出計劃，詳細到每個重點的節點。

第二步，事中有彙報。工作中很多人容易忽略一個事情，認為一切進展順利不需要彙報，等我做完了給領導一個驚喜。暫且不論最後如果沒做完，從驚喜變成驚嚇怎麼辦。其實交代你任務的上級領導，很希望能夠知道進展情況，但是他卻不好意思一直問你，擔心讓你覺得在催促。把工作的進展及時的跟領導彙報其實挺重要。彙報的方式也有很多種方式，工作時間來到辦公室鄭重其事的詳細彙報，或者吃飯上廁所的路上，簡單的彙報一下，甚至做出自言自語的樣子都是可以的。讓領導安心，你才能舒心。

第三步，事後有總結。任務完成以後，以郵件、報告或者備忘錄等方式將任務的全過程簡單描述總結一下，我通常採用的一種敘事方式是這樣的，我稱之為金字塔寫作方式。首先，旗幟鮮明的說明任務的結果，做完了什麼事情。然後，採取了那些措施，或者重要的時間節點羅列。最後，寫清楚為什麼這麼做。這樣寫的好處是，領導看第一部分就知道了任務的完成情況。如果感興趣，就可以在第二部分知道主要的完成過程。如果更感興趣的話，那麼從第三部分就可以看出每個階段採取的具體工作方法和內容。

任務無論大小，其實都可以採用這個方法，只要對內容稍作刪減。試想一下，如果使用項目管理的方式來對待每個任務，非但讓你能隨時回顧事情的來龍去脈，也會讓人從中窺探到你的工作工作方式。對自己有益的事情，你何樂而不為。

人的能力其實相差無幾，唯有以細節定高下。

03.培養他人適應你的工作習慣

我以前負責項目到時候，有一個事務性的工作經常需要總公司的同事配合處理。開始的時候，每次郵件發過去之後很長時間都沒有答覆。

我採取了措施去改變，每次發完郵件之後立馬打電話，以委婉尊重的口氣尋求幫助，希望能夠得到儘快處理，詢問能夠處理好的截止時間。一兩個小時之後我就再次追電話過去詢問進展。這樣搞了幾次之後，我的請求總是第一時間就能得到回復。

後來，這份工作交接給了另外一個同事，一段時間之後郵件就似泥牛入海了。直到現在，我看他都沒有解決好這個問題。

我用方法讓對方知道了我的做事風格，如果不能馬上處理，那麼面臨的就是我無休止的催促。為了避開我，那麼他只能選擇馬上處理一下給予答覆，這樣就能少去後續的麻煩。反正這個事情早做晚做而已。

你可以設身處地換個位置想一下，如果你面對這麼一個較真的顧客，你的處理方式肯定也差不多。

現在我在工作中需要管理很多的供應商，與很多人打交道，我就是用這個方法培養他們的工作習慣。開始的時候可能會花一點時間，但是後來絕對事半功倍。

工作是一場修行，方法助你前程遠大！

（未完待續）

文：石頭君 @高效人生手冊

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如果人生真有套路，我希望你能了解！