萬萬沒想到，Word也支持多人同時操作！

來自專欄 一周乾貨鋪

大家好，我是十一~

我們在工作中一定會經常用到Word，並且報告、策劃等文件需要發送給不同的人來修改或者給予意見。

比如別人發送了文件想請你幫忙修改，但同時，你想要清楚地顯示幫別人修改的細節，這時候Word的修訂功能就非常有用了。

一，修訂功能詳解

「審閱」選項卡-修訂

當你的Word是在修訂狀態下操作時，你的任何一個操作都會被記錄下來，並且是用不同於正文的顏色標記。

被修改的位置，左邊會有小線條標記，可以清楚看到有哪些地方被修改了

修改了樣式，右邊也會有記錄

如果你發現你的Word並沒有像這樣的紅色標記，那是因為沒有打開「所有標記」

也可以直接點擊左邊小線條切換「簡單標記/所有標記」模式。

如果文檔較長，可以打開審閱窗格，修改了哪些內容一目了然

有「水平」和「垂直」兩種模式，依據自己的習慣進行選擇

修訂完成後，保存發回給對方，對方收到的文件就會有標記。

對於修訂的標記，要麼選擇「接受」，要麼選擇「拒絕」。

當然，一整個文件內容不可能全部都是確定的，如果對某些地方存在疑問，不好具體的修改，這時候需要用到「批註」功能。

二，批註功能詳解

「審閱」選項卡-新建批註

對存在疑問的地方可以插入批註，寫出疑問

對於批註，就不是選擇接受或者拒絕了，而是進行回復。

為了避免混亂，在回復之前，最好先修改一下用戶名，頭像顏色會變化，對話更加清晰。

用戶名修改：文件」選項卡-選項-用戶名

這裡需要說明一下，當你的文件在修訂狀態下保存後，發回給對方，對方打開也會是修訂狀態。

有的人不知道修訂功能，可能會以為是自己的Word出了問題，出現這些奇奇怪怪的標記。

所以，雙方都懂得修訂功能是理想狀態。

那如果對方不懂呢？這個功能就沒有用了嗎？

肯定不是的，畢竟是微軟爸爸。

對方如果沒有選擇修訂狀態，而你想要知道他修改了哪些地方，可以使用比較功能。

三，比較功能詳解

還是審閱」選項卡-比較

雖然有兩個選項，但其實差別不大，選擇任何一個都可以。

點擊比較，放入需要比較的文檔

然後，就會變成這樣

這是通過比較，然後生成的一個新的文檔，右上角是原文檔，右下角是修訂的文檔。

修改過的地方同樣一目了然；並且滑動一個文件，其他文件也會同時滑動。

對於修改的地方，還是同樣選擇「接收」或者「拒絕」。

文檔在修改好後，你認為已經是最終版了，不想再讓別人修改了，這就涉及到文檔的保護。

四，文檔保護

文檔保護也有幾個級別：

1，完全不想要別人看到，所以進行加密處理

2，可能有人知道「文件-另存為-工具-常規選項」：選擇加密的方式更加豐富

但從這裡設置的限制修改會有一些bug，所以限制修改的話，選擇「審閱」-限制編輯。

3，還可以設置成只讀狀態，文件上方就會有提示，大大減少了對方誤編輯的可能。

在「文件」選項卡-保護文檔-標記為最終狀態

當然，如果還有不滿意的地方，點擊「仍然編輯」，還是可以進行修改的。

上面這三種方式基本上就夠用了。

希望有助，下次見~

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