PDCA 四步法，幫你輕鬆搞定任何事！| 遠讀重洋

PDCA 四步法，幫你輕鬆搞定任何事！| 遠讀重洋

來自專欄 遠讀重洋

文/劉家琦（本文原創首發於微信公眾號：「遠讀重洋」ID：「readabroad」轉載及合作請私信，謝謝合作。）

上個世紀80年代，日本豐田公司憑著美國高管戴明先生的 PDCA 工作法一舉成為全球汽車巨頭，PDCA 工作法也從此風靡全球。

我們今天要介紹的這本新書《高效 PDCA 工作術》（原名：《鬼速 PDCA 工作術》）就是關於 PDCA 理論與實踐的集大成之作。

這本書的作者叫富田和成，是日本超大型金融科技平台的 CEO，暢銷書作家，同時也是一個不折不扣的 「PDCA 控」，創下無數紀錄和成績， 年紀輕輕就進入專為頂級富人服務的資產管理部門。

下面我們就來看看，什麼是 PDCA？

1.什麼是 PDCA？

PDCA 只有簡單的 4 步，分別是：

計劃（Plan）→執行（Do）→檢查（Check）→調整（Action）

看起來很簡單，但它的應用是一個永無止境的過程，認真履行 PDCA 的人都能領悟到一點，就是自身的成長永無止境。而且 PDCA 適用於所有問題、所有對象。

小到人際關係、戀愛關係，大到培養興趣愛好、處理上下級關係、時間管理……PDCA 都能發揮出巨大威力。

PDCA 看起來是一個環，但實際上是層層嵌套的「大環套小環」的結構，能產生巨大的「規模效應」——所有 PDCA 不僅包含自身上一層面的 PDCA，同時也包含著把自身細化的下一個層面的 PDCA。

2.什麼是高效PDCA 工作術？

通常所說的「普通」的PDCA 循環是這樣的

可是這個循環是比較簡陋、不夠完善的。

本書的作者富田和成所開創的「高效PDCA工作術循環」，是下面這樣的——

下面我們就分步驟來「拆解」這個循環。

計劃

在計劃階段，首先需要確定所要達到的目標。這一目標必須制訂得儘可能具體，不可含混不清。目標制訂得越具體，你與目標的距離就越明確，距離明確了，達成目標的路徑就明確了

以下是制定計劃的六步法——

01 制定目標

目標越具體、越清晰越好，並提出清晰時限（理想的目標時限通常應該是1-3個月），比如下面的例子：

「希望減肥」 → 「1個月內脂肪率降至20% 以下」

「想要把公司做強做大」 → 「3個月內銷售額達到100 億日元」

「希望得到上司的認可」 → 「2個月內人事評價達到A 級」

「希望兒子能夠喜歡我」 → 「每周和兒子一起洗三次澡」

02 明確問題

舉兩個場景，分別是你在工作中或學習生活中會可能會遇到並且需要明確的問題：

工作中的問題，可能是： ? 展示階段總是稍遜一籌

? 計劃性不強，一天只能訪問三家客戶

? 與客戶的交流能力低下

? 講話時速度太快

? 第一印象不佳 英語學習中的問題，可能是： ? 閱讀較長英文句子費時費力

? 對商務英語不甚了解

? 聽力不強

? 生單詞較多

? 考試時精神緊張

03 制定目標

將問題按照優先順序排列，將「務必實施」的問題排列出優先順序，鎖定3個主要問題。

04 問題指標化

問題 → KPI

「展示階段總是稍遜一籌」 → 「展示優勝率 30%→50%」「計劃性不強，一天只能訪問三家客戶」 → 「預約走訪客戶 一天三家→六家」「第一印象不佳」 → 「電話接聽率5%→15%」

「聽力不強」 → 「聽力軟體習題準確率 70%→「80%」「生單詞較多」 → 「單詞練習軟體準確率 60%→80%」

05 計劃「可視化」

利用各種手段讓設定的目標強制進入自己的視野。

例如：在房間里張貼計劃；在手機提示器中記錄下「一周十項課題」的數值目標；在筆記本的日期欄上寫下當天的利潤指標；在桌子四周貼滿便條等。

06 因式分解

要儘可能詳細地羅列出構成「目標」與「現狀」之間的各種因素。

具體來說，是將一個問題先進行抽象化，然後將其分解，並深度挖掘，追究原因。

多數人在進行因式分解時總是淺嘗輒止，分解到邏輯樹的第三層，便不再繼續往下進行。深入因式分解的標準至少應當至少挖到第五層原因。

例如：為什麼大目標未能完成？因為運行方法出了問題。為什麼運行方法會出問題？因為經驗不足。為什麼經驗不足？因為專業知識掌握不夠。為何不去提高專業知識？精力不足。精力如何能節省利用？……這樣找到了具體的問題，也就容易找到解決方案。

實 施

01 將「DO」落實為具體任務「TODO」

「DO」：每兩個月與客戶聚餐一次。

具體任務「TODO」：

（今天）發郵件確認對方日程。

（確定日期後）上網物色餐館。

（確定日期後）電話預約餐桌。

（確定日期後）鎖定自己的日程。

（預約後）發郵件通知對方安排。

（預約後）向上級彙報請客計劃。

通常人們只停留在行動措施 「DO」 的階段。但 「TODO具體任務」，明確了「什麼時候做什麼」。

在團隊中，要將 「TODO」 下達至每一位團隊成員，最好利用人們常說的 6W3H。

6W3H

·WHO（誰）·WHOM（對誰）

·WHEN（何時）·WHERE（何地）

·WHAT（做什麼）·WHY（為什麼）

·HOW（怎樣）·HOW MANY（多少個）

·HOW MUCH（多大程度）

02 「大膽取捨」，切忌「貪大求全」

「TODO」 列表要剋制，切忌「貪大求全」。每天大約兩成以上的事情實際上是不需要做的，因此要保證把最重要的工作排在最前面。

驗 證

計劃階段制訂的路徑、問題和解決方案，以及為實施制訂的行動措施與具體任務，需要在執行過程當中定期反覆地對它們進行驗證。

驗證階段有四個關鍵步驟：

① 確認大目標的達成率

比方說大目標是：三個月以後目標每月新開發客戶十個；

達成率：（一個月後）達成率60%。

②確認子目標的達成率

比方說大目標是：年銷售額為一億元人民幣，每周驗證一次；

那麼每周的子目標是：銷售額兩百萬人民幣。

③確認行動計劃的達成率

a. 驗證不能等到「有時間再說」，要「主動驗證」。

b. 為驗證而驗證的形式主義，同樣是一家公司所要警惕的。

④查明失敗的原因

例如：子目標未能按計劃達成的四大原因：

a. 未能採取具體的行動

b. 採取了一定行動卻不十分徹底（行動措施「DO」不完善）

c. 意外地遇到了新的問題，沒能預料到的問題

d. 建立假說時所確定的因果關係出現錯誤（子目標與行動計劃未能達成一致）

調 整

調整方案，歸納起來有以下四大種類。通常我們將這一階段理解為，在總結和反思的基礎之上，為下一個PDCA 循環做好準備。

調整對象有以下四種情形。

01 對總體目標進行調整

對總體目標進行調整有三個方式：「終止」、「變更」和「追加」。

「終止」，是指對調整方案研究的結果，人們對該項目已經「失去信心」，甚至覺得「無法挽救」，以至於不得不放棄該總體目標。例如：撤銷不創造利潤的赤字部門（總體目標的終止）→ 終止 PDCA 循環。

「變更」，是指不得不變更目標的達成對象，抑或是達成日期。例如：放棄參加今年的司法考試，集中精力為明年備戰（總體目標的變更）→ 終止當前的 PDCA，開啟一輪新的 PDCA 循環 。

「追加」，是指在項目進行的過程當中遇到了無法預測的重大課題，為此不得不另行組織項目團隊以應對新的挑戰。例如：在推進降低成本的 PDCA 循環的同時，發現了不正當的會計處理（總體目標的追加）→ 延續當前的 PDCA 循環，同時開啟一輪新的 PDCA 循環。

02 大幅度修改計劃

例如，總體目標為「提高經營利潤」，課題由「增加銷售額」變為「降低經營成本」。為此各個部門可能都要參與應對，甚至會計部門、採購部門都要被捲入其中。

03 調整解決方案

有時甚至將已經結束使命或者效果不佳的解決方案、行動措施（DO）以及具體任務（TODO）直接剔除，重新加入其他（包括曾經被降格的）解決方案、行動措施（DO）以及具體任務（TODO）。

04 不需要任何調整

4.在團隊中實踐 PDCA

團隊 PDCA，可以採用「半周會議」——這是每隔三天召開一次的團隊會議，每次三十分鐘。因為只有三十分鐘時間，才得以就關注的熱點問題展開密集的討論。討論的內容包括目標達成率、要因分析以及如何改善（或者拓展）。

理想的做法是，每一位團隊成員分別就這些內容做成果彙報。

如果課題不明確，或者不知道應當採取哪些對策，還可以就此聽取與會者的意見，當場尋求答案。

有時，與會成員還會就下一輪循環展開討論，一口氣決定出包括具體任務（TODO）在內的所有內容。

事實上，可以和大家透露一下，在遠讀重洋內部，每周都會定期舉行2次這樣的半周會議，效果很好，團隊不僅可以做到步調同步，而且能消滅掉團隊成員之間絕大多數「信息不對稱」所造成的偏差。

5.小結

以上就是為你分享的《高效PDCA工作術》當中的精華內容，你可能會發現，「PDCA 循環」 和今年年初爆紅的《原則》當中的方法論，有著相似之處。

在瑞·達利歐的《原則》當中，對原則進行自我迭代的路徑被分成了 5 步：

大膽的目標→失敗→學習原則→提高→更大膽的目標

PDCA 四部曲，和達利歐的迭代路徑異曲同工——

Plan：大膽的目標，小心地計劃；

Do：做對了不放鬆，失敗了不氣餒；

Check：驗證、反思、總結，從中學習原則；

Adjust：調校目標×路徑×現實的合體，能保證自己（團體）不斷進步，進而走入下一個更加高級的PDCA循環當中，實現更大膽的目標。

富田和成在《高效PDCA工作術》的結束語當中說了這樣一句話：

「為人不可安於現狀，為人不可不思進取。」

人的價值決定於「未來」。

相信每一個熟悉瑞·達利歐的朋友，都會心有所感。優秀的人總是不謀而合。

過去的事情已經過去，重要的是總結經驗、吸取教訓，繼續開啟新一輪的PDCA 循環。

要想成為佼佼者，就要付出常人無法想像的努力。

PDCA 啟動的的不是一種思維工具，而是自我迭代的驅動之輪。

http://weixin.qq.com/r/bjqehhvE7UaSrV-l9298 (二維碼自動識別)

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