【翻譯】ACS Style Guide Chapter 3 The Editorial Process

【翻譯】ACS Style Guide Chapter 3 The Editorial Process

來自專欄 學術論文寫作

Chapter 3 The Editorial Process

一篇文章的發表一般要歷經四個階段：初稿，審稿，定稿，錄用。不同階段的責任在編輯和作者之間輪轉。本章概述了在科學，技術和醫藥（scientific,technical, and medical，STM）出版領域中各個階段的內容。

The Draft Manuscript

Getting Started

在寫作之前，作者要了解學術出版中的道德準則（見Chapter 1）。當然，學術論文的寫作並沒有像菜譜或者技術手冊之類的寫作規範，然而通過對一些問題的思考可以是我們明確自己的目標，更容易地寫出適合篇幅的初稿，並選擇合適的刊物。這些問題包括：

• What is the function or purpose of this manuscript? Are you describing original and significant research results? Are you reviewing the literature? Are you providing an overview of the topic? Something else?
  此初稿的目的或者作用是什麼？
• Who is the audience? Why would they want to read your manuscript? What will you need to tell them to help them understand your work?

  受眾是誰？

• How is your work different from that described in other reports on the same subject? (Unless you are writing a review, be sure that your manuscript will make an original contribution. Most STM publishers, including ACS, do not publish previously published material.)
  你的工作的獨特性是什麼？
• What is the best format for publishing this manuscript—as a journal article, book, or book chapter? If you choose a journal article, which journal is most appropriate?
  最適合發表的格式是什麼？

一旦想清楚這些問題，就可以著手寫文章。文章要遵循標準格式（見第二章）。值得注意的是，學術論文寫作不是文學創作。學術寫作的目的與文學創作截然不同，它要求精確無誤。你或許已經就文章的內容和同事討論了幾個月，因此對文中的詞語習以為常，但是讀者並沒有參與相關的討論，因此對這些詞語並不熟悉。有些詞語在說出來的時候可以用姿勢、表情和語調來詮釋，然而寫出來的話也許只有你自己才明白。第四章詳細闡述了清晰準確地進行寫作和選擇恰當詞語的策略。

如果你的第一語言並不是英語，那麼最好找英語母語者幫忙修改語法和拼寫。[1]

Publishers Requirements

有一個非常非常重要的步驟，那就是檢查發表論文的特殊要求並遵循之。期刊一般明確指定了格式，包括頁數、可接受的文件格式、文獻引用等等。不同期刊的要求大相徑庭，甚至同一出版社的期刊也大不一樣。作者指南（Author guidelines）一般都可以在期刊的官網找到，往往也會在每一年的第一期中發布。

有些出版商會提供模板來幫助作者完成論文，這樣作者可以更簡單地控制頁邊距，字體和段落格式，以及文章的長度。模板一般可用於Windows和Macintosh平台，同樣可以在期刊官網找到。

Artwork

撰寫初稿時，要考慮如何使用結構、主題和圖表等闡述和支持相關材料。正確地設計和放置artwork可以有效地傳達信息，但是過多的話會分散注意力。

大部分科學家對於圖像處理並不是專業的，然而不必擔心，有一些軟體包可以幫助我們。Chapter 15-17詳細介紹了如何使用artwork以及怎樣創建好看的圖表、主題和結構。

有時你可能想要使用已經發表的artwork，那麼你就需要得到版權所有者的許可。一般版權都歸出版商所有。在準備初稿的時候就要著手申請許可，因為這會需要一段時間。Chapter 7討論了如何獲取許可來重印已發表的圖表。發表在ACS的期刊或者書籍中的artwork可以直接被重印於ACS的期刊或書籍而無需申請許可。

不同期刊對於圖表位置的要求也不盡相同。有的期刊允許圖表插入在正文中，但同時要求圖表單獨提交。也有些期刊要求圖表嵌入在正文中。一些期刊接受各種軟體生成的圖表，然而有些只接受特殊的幾種繪圖程序。提交初稿之前記得檢查相關的特殊要求。

References

確保參考文獻的完整和準確性是作者的責任。在網路版本中的超鏈接的數量與日俱增的今天，參考文獻的正確性從未如此重要。在海量的稿件面前，技術編輯是沒辦法保證每一個參考文獻都準確無誤的。參考文獻的引用格式也是因不同期刊而異的。ACS的出版物中的參考文獻引用有三種方法：上標數字，圓括弧中的斜體數字，或者author-year格式。[2]作者需要參考作者指南來正確引用文獻。Chapter 14詳細解釋了如何在印刷版和電子版中引用參考文獻。

Revising the Draft Manuscript

當你完成初稿之後，下一步要做的就是進行修改。同樣通過一些問題，考慮文章的組織，內容和編輯風格：

• Does your manuscript as it is written perform the function—new research,literature review, or topic overview—that you identified before you began your draft? Do you still think the format you selected—journal article, book, book chapter—is the best choice?

  你的初稿是否符合寫作前的初衷？

• Have you explained terms, concepts, and procedures in a way that is appropriate to the audience you identified at the start?

  是否以合適的方式向你的預期受眾解釋了術語和概念等？

• Is your material presented in a logical fashion, so that a reader can easily follow your reasoning?

  你的材料是否以邏輯的方式呈現，使得讀者可以輕鬆地跟上你的論證？

• Is the manuscript too long? If so, what sections could be eliminated or possibly used as supporting information?

  初稿是否過長？有哪些章節可以移除或作為補充材料（Supporting Information）？

• Do some sections need to be expanded to further clarify the material?

  是否有某些章節需要擴展來闡述材料？

• Are the sentences clear and unambiguous?

  所有的句子是否都清晰無誤？

• Are all the words spelled correctly and technical terms used appropriately?

  所有的辭彙是否都拼寫無誤？是否準確使用了技術術語？

• Did you follow generally accepted conventions—such as those in this book—for communicating math and chemistry?

  是否遵循了數學和化學的表達的約定俗成？

• Could you use another opinion? You may find it helpful to ask a colleague,preferably one who is not closely involved with the research on which the manuscript is based, and preferably a native English speaker, to read and comment on your draft.

  你是否可以採用其他觀點？你可以諮詢其他並沒有參與到此項目的同事，最好是英語母語者，請他對你的初稿發表意見。

Chapter 9綜述了語法、標點和拼寫。Chapter 10提供了風格和編輯慣例的指南，比如連字元和大小寫等，還包括一個關於縮寫、縮略語和符號的附錄。Chapter提供了關於數字、數學和測量單位的指南。Chapter 12剖析了化學命名法。Chapter 13提供了關於如何使用化學中經常出現的字體、希臘字母、上下標和特殊符號等的指南。它還包括了一個關於常用的物理量的符號的附錄。

Manuscript Review

當你完成初稿後，再次查看作者指南來確定如何提交它。一些期刊和編輯要求作者提供可能的審稿人。一些期刊要求作者通過郵件提供多個副本。（按：本課題組的老師書在零幾年的時候他們還是通過紙質郵件投稿，考慮到這篇文章發表於2006年，這就不足為怪了）其他的期刊則要求通過電子郵件來電子提交。還有一些期刊，比如ACS，提供了在線系統以便作者可以提交文字處理文件或PDF文件。第五章詳細介紹了如何使用在線系統提交初稿。

The Final Manuscript

到你的稿件被接收，編輯會把審稿人的意見返回給你，然後你需要按照審稿人的意見進行修改。當你提交最終稿時，要加附信（Cover Letter）來註明所有修改的內容。如果你選擇不進行修改某處意見，則需要寫一份辯駁，同樣隨稿件提交。更詳細的信息請查閱Chapter 6。

作者提交的文件最好是修訂好的終稿，包含一切所需的許可文件，以及一個轉讓版權的簽名表單。Chapter 7對版權作了概論。

最後，把所有的文件和許可都留一份副本。你在校樣的時候還會用到它。

Processing of Accepted Manuscripts

已被接收的稿件在正式發表之前通常要經過三個階段：技術加工（Technical Editing）、作者校樣（proofing and reviewby the author）和出版社的校正（correction by the publisher）。

Technical

在期刊出版的過程中，作者的電子版文件要經過不同的處理。文件被添加標籤來識別印刷版中的數據元素和在線版的鏈接。Artwork也需要為這兩種出版媒介做準備。原稿經過審稿以確保清晰連貫，以及語法的準確。文字編輯通常會在校樣階段詢問作者，獲得材料的說明。

Authors Proof

一般來說只有一位通訊作者會收到一份樣稿來進行校對。只有收到作者的校樣之後文章才會被印刷。注意，一些期刊對於提交校樣稿有時間要求。這裡作者可以通過以下提示來更好地進行校樣：

• If you are instructed to return changes via the Web, list all corrections,revisions, and additions and clearly identify their location.

  如果你需要通過網路提交，羅列好所有更正、修改和補充，並清楚地標註它們的位置。

• If you are instructed to return changes in hard copy (paper printouts),mark corrections legibly in the margins of the proofs as instructed by the publisher. Do not erase or obliterate type; instead, strike one line through copy to be deleted and write the change in the margin.

  如果你需要通過紙質版提交，用易讀的方式在樣稿的邊緣進行修改。不要擦除或塗改，而是用劃線表示消除。

• Clarify complicated corrections by rewriting the entire phrase or sentence.

  如果更正非常複雜，就把整個句子或短語重寫一遍。

• Check all text, data, and references against the original manuscript.Pay particular attention to equations; formulas; tables; captions; spelling of proper names; and numbering of equations, illustrations, tables and references.

  對照原稿比對所有文本、數據和參考文獻。特別要注意方程、公式、表格、題注、名字的拼寫以及公式、圖表和參考文獻的排序。

• Answer explicitly all queries made by the technical editor.

  明確地回答所有技術編輯詢問的問題。

儘管所有的作者都應當過目一下樣稿，但是之後通訊作者可以進行提交。大量的修改需要編輯的批准，也會延遲出版。印刷錯誤會為作者免費修改，但是作者自己提出的修改則需要付費。

Publication

當你提交校對後的樣稿之後，技術編輯會再次進行審閱以確保所有的修改都是合適的。

ASAP (As Soon As Publishable) Articles

許多STM出版商，包括ACS，都會在印刷版發布之前把文章在網路上預先發表出來。ACS的期刊錄用的文章會在它們可以發表的時候就張貼在「Articles

ASAP」網頁上。通常在收到校正稿的四個工作日之內文章就會在線發布，而印刷版則要在三到六周之後。一旦文章出現在網路上，ACS和科學共同體就認為它已被發表。

Article Reprints and Complimentary Copies

通常作者會在收到樣稿的同時，收到一份關於重印訂單的表格。一些出版商也提供電子版重印。文章的重印一般都是收費的，彩色版收費更高。

圖書作者有時會獲得其文章所在章節的免費贈閱，然而贈閱的數量是有限的，並不是所有的作者都能夠獲得。

Corrections to Published Manuscripts

對已發表的文章的修改需要發送給編輯。大部分期刊會在接到修改之後不久就發布出來。而有些期刊對於修改和補充有特定的格式。對於書籍，一般都附有勘誤表。

[1]:有專門提供有償修改服務的公司，比如Elsevier旗下就有文字潤色服務。 ?

[2]:參考文獻也可分為兩種：numeric和Harvard，前者是各種數字格式，後者是author-year格式 。?

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