項目中的會議管理

05-15

項目管理工作中的很多問題都是在會議中解決的，了解項目狀態，安排項目工作，彙報項目進展往往也需要通過會議的形式來做。在項目工作中，項目會議佔用了項目經理和團隊成員大量時間。

項目經理需要召開的會議主要有：項目啟動會議、項目計劃會議、項目狀態/評審會議、解決問題會議等。

有效的項目會議，需要注意以下幾點：

小會比大會更高效，更能解決問題。項目經理與團隊成員私下討論或召開簡短的特別會議，可以解決許多很重要的問題。相比開大會來說，小會的參與人員少，容易達成共識。

會議前，要確定會議目標。在組織會議和討論之前，需要有一份明確的議題，告知參會者我們開完會將要達成什麼目標。項目進展、狀態評審、問題解決的會議目標不同，應該分開進行會議。如果我們在會議之前就把需要開會討論以及需要達成的會議目標告訴所有人，讓大家都能提前準備，開會的時候就可以更快切入主題，談每個人的思路，這樣就可以縮短一些時間，更好的提高會議溝通效率。

會議準備也很重要。確定參加人員，應該是那些與會議目標確實有關係的人員，並只邀請這些人員；會議室和會議設備也要事先安排好，儘早通知與會者會議的目標、地點和時間，事先分發會議日程；列出要在會上涉及到的事項，並預演會上的發言；按時開始和結束會議。

會議期間，要防止「跑題」。會議一開始，先要明確會議的主題和具體目標。在會議上不同崗位的同事有不同的立場，大家也有不同的思維方式，大家談著談著就會跑題，這時候就需要會議的主持人能夠引導大家的思路往一個方向。

會議進行過程中要做好會議記錄。最好是把討論的事項直接寫在板上，這樣大家都可以看見。無論是否達成一致意見或仍然存在分歧，在結束一個話題前，一定要總結討論結果。最後，會議結束前要總結會議結果，以及會議討論的工作分配結果。會議討論的工作任務要分配給具體的負責人，同時一定要有完成時間，以便跟蹤。工作任務的負責人最好是參與會議的人員，如果任務分配給沒有參與會議的人員，那麼需要在會後跟當事人做好溝通。

會議後做好會議紀要和跟蹤。會議後應第一時間形成會議紀要，分發給相關人員。如此這樣大家才會感覺到會議的重要性，同時後續如何貫徹這些解決措施才有一個基本的依據。會議紀要要清晰，易懂，這需要很好的邏輯思維和語言組織能力。會議紀要是很重要的項目文件，即使在項目結束以後，通過閱讀這份會議紀要也能夠明白項目當時的狀況和背景。會議上制定的工作任務絕大多數要在會議之外完成，因此，跟蹤會議任務的完成就是項目經理很重要的工作，有時需要安排下一次的會議來REVIEW工作進展，這個也要事先明確下來。

項目經理在會議管理上經常可能會犯以下錯誤：召集太多或太少的會議。

會議太少不利於項目監控，但是會議太多也會大大降低項目的效率。減少不必要的會議，需要項目經理在召集會議之前先問自己如下的問題：

- 開會的主要目的是什麼？

- 會議可能的效果是什麼？

- 如果不開會會怎樣？

回答了上述問題，可能就會意識到有些會議根本就沒有必要召開。