##如何與外國學者用電子郵件聯繫##

05-15

《轉載》與大家分享！

前提：如果你是某個方向的，但是如果你沒看過人家的論文，並且對其你的方向研究很不了解，這樣的郵件寫出來很沒意思。會讓人家覺得你虛假，或者想不勞而獲。那也就別怪人家不回復了。你再怎麼語言得體，再怎麼消極禮貌，都沒用。

這是我網上收集的一點資料：

注意點

1. 郵件主題（subject）不需要寫自己的名字。名字是在郵件系統設置里設定好的，在發件時會替換顯示實際地址，所以無需在主題里再寫一遍。

［RDX童鞋的補充：關鍵內容是要在主題里就寫明白是否有推薦人，以及主要是什麼事。很多教授只看主題。］

2. 在第一封郵件中稱呼對方，兩種正式的方法如下。其他的方式都是錯誤的。（例如Prof.、Hello、全名云云）

　　Dear Dr. *** ／DearProfessor ***（***是姓）

［一定要看清楚對方的簡歷，確認其確實有博士學位，才能用Dr，不然以後會很尷尬的……Professor就無所謂，Assistant Professor也是Professor。（可千萬別寫Assistant Professor ***！=.=）］

3. 收到回信後，可以根據對方的落款，決定下一次如何稱呼。如果對方落款只有名字（first name），那麼下一次可以用名字稱呼。如果對方落款是全名或是名字縮寫，那麼下一次仍然要用正式稱呼。不過，在任何時候，用正式稱呼都是保險的。

［如果是聯繫不認識的教授，最好在見面之前始終用正式稱呼；如果是自己的導師或系裡的經常會打交道的教授，那麼可以儘快轉到first name，可以拉近彼此的距離。此外，自己的身份和所處地方的文化也有很大影響。我曾經聽一個美國朋友說，本科生稱呼教授的first name，是很不可想像的事情；也曾聽另一個美國朋友說，她在中北部某校讀碩士時，兩年下來都一直稱自己導師是Dr.某，而且周圍的同學也全是這個規矩。］

4. 正文的第一句話必然是介紹自己。這句話必然要遵循這個格式：My name is *** （全名），and I am … 例如：

　　My name is Jeremy Bentham, and I am a graduate student atthe Queen』s College, Oxford.

5. 正文的第二句話必然要解釋自己是如何知道對方的。分三種情況：有人推薦；無人推薦；兩人原本相識，但很久沒有聯繫。

［這句話挺重要的，因為它要在你和這個陌路教授之間建立第一道關聯。有人推薦當然最好，比如這個教授的同事某某某推薦你去找她，因為某某原因，那麼把這個環節表述清楚即可。如果無人推薦（更常見的情況），一定要說清楚原因，例如剛剛看了人家的一篇新作云云（你要確實看過才能這麼說），不然人家可能就不往下讀了。］

6. 接下來便可以提出問題或請求了。這個部分遵循的法則叫做「消極的禮貌」（negative politeness）。常用的策略有：主動提及對方非常非常忙碌，可能沒有時間滿足自己的請求（也就是給對方一個台階）；多用if句；多用過去時態。

［這是最最重要的兩個原則之一。我幾乎每天都會在各類郵件里看到這個原則，無論是學生對教授、教授對學生、教授對教授、還是學生對學生。後來我修常人方法學的課程，讀到Goffman、Brown和Levinson，真是拍案叫絕。若想深入理解「消極的禮貌」，請讀：Brown, P., &Levinson, S. C. (1987). Politeness: Some Universals in Language Usage.Cambridge University Press.］

7. 避免使用I want和I wouldlike，實在要用，就用I would love。最壞最壞，也要用I wanted代替。

［我從來沒見過有人說I want或者I wouldlike，即使是教授對學生。］

8. 多用I was wondering if（一定要用was，而不是I wonder或I am wondering）。

［打交道多了，可以不必拘泥於此。例如也可以說I wondered... 甚至shall we... 如果是自己的導師，或者工作往來很密切的教授，一天到晚說「I was wondering if」，過分禮貌，其實也挺奇怪的。］

9. 多用would it be possible，以便從語法上規避直接牽涉到「人」，這樣可以減輕對方的壓力。例如：（隱含的意思在括弧里，但不可明寫出來）

　　Would it be possible (for you) to arrange an appointment(for me) some time?

［很常用，我也經常收到教授用這個句法給我寫的郵件。］

10. 避免使用「please」，因為「please」暗含了自己的期望，給對方壓力，是不禮貌的表達。

［這個規矩最寬鬆，但不熟的人還是不要用please為好。］

11. 提出請求後，一定要論證自己的請求是合理的。常用的方法是：展示自己已經做了大量的前期工作，實在是迫不得已，無路可走了，才來求人。或者，要表明自己對對方的工作了如指掌，而請求正是建立在這種了解之上的。

［這是最最重要的兩個原則之二。］

12. 結尾必然要感謝。最正式的表達是：

　　Thank you, and I look forward to hearing from you.

［後半句委婉地暗示著你希望她回復你的郵件。］

13. 落款之後的正式禮節問候是：Sincerely; Best wishes; Best regards。其他的都不甚正式。

［熟了之後就可以多姿多彩了，例如可以寫：Best, Cheers, Regards, See you soon,Nice weekend, 云云。或者學我們一個心理測量學家，寫：Makesense. 不過，最常用也最百搭的一個或許是：Thanks. 儘管你可能根本沒有提出請求，也可以用這個，謝什麼呢？——謝謝對方花時間讀了你的郵件。］