Office技巧/Office 2016完全自學教程

封面圖先裝逼！

PowerPoint

1.模板選擇

• 銳普PPT論壇：http://www.rapidbbs.cn/
• 演界網：http://www.yanj.cn/
• Pptstore:http://www.pptstore.net/

基本日常工作彙報用的模板都可以在以上三個網站中找到，節約時間。

2.常用熱鍵

• Ctrl+S 保存
• Ctrl+B 加粗
• Ctrl+L/E/R 左對齊/居中/右對齊
• Ctrl+G 組合
• Ctrl+M 新建一張幻燈片

• Ctrl+[ 縮小字型大小
• Ctrl+] 增大字型大小

• Ctrl+Shift+C/V 複製粘貼格式
• Ctrl+Shift+G 取消組合
• F5/ Shift+F5 從第一頁放映/從當前頁放映
• 放映時：B/W 全黑/全白

PPT中快捷鍵有一打，記憶熱鍵的最好方式是用到了記，不然都是紙老虎。

3.嵌入字體/設置自動保存

當PPT中存在藝術字體時，則需要將字體與PPT文件「打包」起來，避免更換電腦播放時無字體文件而降低演示效果220節Microsoft Office超清視頻精華課程+素材

步驟：文件-選項-保存-將字體嵌入文件/保存自動恢復時間間隔

建議5-10分鐘的保存間隔。

注意：嵌入字體在PPT完全製作完成後勾選，不然每次自動保存都會因為「正在嵌入字體」卡殼，影響製作效率。

4.功能推薦

• SmartArt

步驟：插入-插圖-SmartArt

製作關係類文本必備。

• 排列工具

（1）排列對象

當兩張圖片重疊而想選擇下面一張怎麼辦？想將下層圖片置頂怎麼辦？

用排列中的頂層/底層/上移/下移

（2）選擇窗格

選擇窗格強烈推薦，它可以讓PPT上的所有元素一目了然。注意右邊的「眼睛」，可以實現隱藏/顯示。圖片重疊時可先隱藏礙事的圖片，目標圖片處理完成後將礙事的圖片顯示出來，增強工作效率。

（3）對齊工具

元素處理的又一大利器。通過PPT自帶的只能對齊線+對齊工具，不用滑鼠笨拙地移動了。

5.快速訪問工具欄

高能操作，但卻是提高效率的極好操作。

什麼是快速訪問工具欄？就是菜單欄上面的一欄。默認有保存、撤銷、恢復功能。

但我個人的快速訪問工具欄是這樣的：

是的，一長條。我將常用功能都放在了工具欄中，省去了在菜單欄中操作的麻煩。下面有我導出的工具欄，各位可下載後導入進自己的PPT中使用。

步驟：文件-選項-快速訪問工具欄-所有命令

我導出的自定義文件：

PoinPoint自定義工具欄 220節Microsoft Office超清視頻精華課程+素材

注意：自定義工具欄生成的熱鍵是Alt+數字，如我的工具欄中排在前面的有無格式粘貼與各類對齊方式，那此時對應的熱鍵就是Alt+1/2/3...將自己最常用的功能放在前面，效率提升地不是一星半點。

6.保存文件

按F12另存為，可以將PPT保存為各種想要的形式，如PDF、視頻、圖片、全圖型PPT等。

有需要可將PPT存兩份，2003版本（xxx.ppt）和2007以上版本（xxx.pptx）

7.插件推薦

• Nordri Tools

基於PowerPoint的「一鍵化」效率插件,設計師必備。有導出圖片、生成長圖等功能。

*下載鏈接：http://www.nordritools.com/

• Office Tab

像瀏覽器一樣將打開的PPT文件合併成多標籤，避免切換的麻煩。它適用於整套Office軟體。

*下載鏈接：220節Microsoft Office超清視頻精華課程+素材

• PPT遙控器

播放利器，手機&電腦聯網即可，掃碼連接控制播放。

注意：不限區域網，聯網即可。

http://ap.baidu.com/pptctrl/?id=972f2dd5e3857e3f75198231d51b6dca&st=1441458435_8019 (二維碼自動識別)

705KB的.exe文件，精巧。

*下載鏈接：http://ppt.baidu.com/

（不錯，是百度的產品。）

PPT還有很多插件，但多了不一定有用，所以我挑了如上3個在內容（Nordri Tools）、操作（Office Tab）、演示（PPT遙控器）方向上的插件用作推薦。220節Microsoft Office超清視頻精華課程+素材

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Word

1.使用項目符號/編號/多級列表

讓word文章的級別一目了然。

2.開啟編輯標記

它的作用是讓你看到文章的全形/半形空格等原本視覺上無法察覺的符號，如下圖：

開啟後字之間的空格區將出現灰色圓點，選擇多餘處刪除。

3.手動換行符（下箭頭）

習慣網路複製粘貼的同學對此肯定不陌生，那下箭頭到底是什麼？

手動換行符是一種換行符號，它的作用是換行顯示，但是它不是真正的段落標記，它的換行不是真正意義上的重起一段，因此被換行符分割的文字其實仍然還是一個段落中的，word中基於段落的所有操作都是不會識別換行符為段落結尾的。

如上圖「我&是&一&段」雖分屬不同行，但仍屬於同一段落，但「說明文」三字卻是三個段落。

步驟：按Shift+Enter使用手動換行符。

4.樣式表

不同等級的文字用不同等級的樣式，用自動樣式的好處是之後生成目錄時非常方便。

5.目錄

配合著4.實現效率的提高

6.插入題注

這個是用於「圖1、圖2、圖3……」「表1、表2、表3……」的標記，當文檔中圖片表格較多時使用。

從會用電腦開始，Microsoft Office Word就是我們最常用的軟體。靠著它，我們寫論文、寫方案、寫情書、寫故事…

但是，你真的懂Word嗎？

其實，這個軟體背後，還有一大批隱藏技能你不知道。掌握他們，你將開啟新世界的大門。前方高能，小夥伴們請站穩扶好。

1、妙用Alt鍵

Alt是單詞「Alter」的縮寫，意思為「改變」。

在Windows操作平台下，Alt鍵可謂是鍵盤之王。熟練運用該鍵，能極大提高工作效率。

按住Alt，可以選擇文章的矩形塊文檔，然後Ctrl+C就可以複製，或你可直接修改這部分文字。

Alt鍵在Office里的秘密還遠不止如此：

按住Alt鍵(或同時按住滑鼠上的兩個按鈕)再拖動左右(上下)邊距，可精確調整其值(在標尺上會顯示具體值)。

用Shift+Alt+上（或下）方向鍵能夠調整文檔中段落的順序，也可以調整Word表格中的行序。

此外，Alt+F8可顯示用於運行、編輯或刪除宏的「宏」對話框。

2、F4鍵 Word里的大神器

很多人都不知道，其實F4鍵是Office中的大殺器！Office中的「F4」-重複上一步操作。什麼意思呢？220節Microsoft Office超清視頻精華課程+素材

比如我輸入abc，按一下F4,就會自動再輸入一遍abc；

比如我剛剛為某一段文本設置好字體、顏色、縮進、格式。選擇另一段文本，再按F4，就自動把剛剛設置的動作再重複一遍，應用到現在新選擇；

還可以幹什麼？做表格時候，「在下方添加新行」這樣的命令，全部都可以用F4重複！

最後，F4在PowerPoint也是同樣的，可以干好多事！

3、Ctrl加字母快捷鍵

Word是當之無愧的文字編輯神器，一些快捷鍵可以讓你分分鐘變身文字達人。

其實，絕大多數的快捷鍵都是和Ctrl鍵有關的，Ctrl+C就是Copy，P就是Paste，B就是Bold，S就是Save…

最基本的快捷鍵，shift+上下左右。可以用鍵盤從當前游標位置選擇文本。當然可以配合各種其他導航鍵，比如ctrl+上下左右，Home, End, PageUp/Down。此條對其他應用程序也有效！

知道了如何用鍵盤選擇，那接下來一定要知道F2的妙用！選擇好一片文本之後，按F2，游標會自動變成虛線，讓你可以不用按住滑鼠左鍵拖動，而是用鍵盤的方式，將文本移動到任意位置！

如何快速放大縮小字體呢？Ctrl + Alt + <就是縮小，ctrl alt="">就是放大，很直觀吧！如果還想更詳細的調整字體，Ctrl + D調出字體欄，配合Tab+Enter全鍵盤操作吧：）

Ctrl + L左對齊，Ctrl + R右對齊，Ctrl + E居中

Ctrl + F查找，Ctrl + H替換。然後關於替換，裡面又大有學問！巧用替換，可以幫你節省大把大把時間！

Ctrl + Z是撤銷，那還原呢？就是Ctrl + Y，撤銷上一步撤銷！

Shift+F3，英文全部大寫，英文全部小寫，首字母大寫切換。

Ctrl + Shift + C粘貼格式，再用Ctrl + Shift + V將對應的格式粘貼到另一端文字里。

Ctrl+Shift+Home/End，選中游標前後的所有文本

當插入點位於公式中某個函數名稱的右邊時，則會顯示「函數參數」對話框。

Ctrl+B應用或取消加粗格式設置，Ctrl+I應用或取消傾斜格式設置

Ctrl+V在插入點處插入剪貼板的內容，並替換任何選定內容。只有在剪切或複製了對象、文本或單元格內容後，才能使用此快捷鍵。

Ctrl+W關閉選定的工作簿窗口。

Ctrl+Y重複上一個命令或操作（如有可能）。

Ctrl+Z使用「撤消」命令來撤消上一個命令或刪除最後鍵入的條目。

顯示了自動更正智能標記時，按Ctrl+Shift+Z可使用「撤消」或「重複」命令撤消或恢復上一次自動更正操作。

WORD中輸入三個等號然後回車，出來就是雙橫線

「顯示/隱藏編輯標記」按鈕，會顯示段落標記和其他隱藏的格式符號

Ctrl+1設置當前段落行距為1倍，Ctrl+2設置當前段落行距為2倍，Ctrl+5設置當前段落行距為1.5倍

如何將PPT的文字拷入WORD裡面：只要以.rtf格式另存即可。

4、巧用「文檔比較」解放你的雙手

Word中的「審閱」功能大家可能都知道了。通過點擊「修訂」按鈕，別人做的任何修改，都會留下痕迹。

如果對修改的內容無異議，即可選擇「接受所有修訂」，一鍵搞定。

然而很多時候對一份word文檔進行多次修改，且很多人不善於使用「審閱」中的「修訂」功能，導致文檔被修改過很多次後想查找對哪些細節進行過修改比較麻煩。

當然word視圖功能中有「並排查看」功能，但是比起「比較」功能還是遜色很多。

有一次審閱合同，對合同的很多處細節做了修改，修改的過程沒有做任何標記，很多天後合同發給對方簽署，對方要求將之前合同（word版）所有有過變動的地方都標記出來，以方便對方審核。

可是時間過去很久了，對方又要的急，所以就用到了「審閱」下的「比較」功能，很快的查找出了做過修改的各個細節，大大提升了工作效率。

這是「比較」功能的位置。

圖二：分別選擇原文檔和經過修改過的文檔：

圖三：舉一個簡單的小例子，很快就檢索出兩份文檔的任何區別。

5、巧用「通配符」

有時候Word文檔中有許多多餘的空行需要刪除，這個時候我們可以完全可以用「查找替換」來輕鬆解決。220節Microsoft Office超清視頻精華課程+素材

打開「編輯」菜單中的「替換」對話框，把游標定位在「查找內容」輸入框中，單擊「高級」按鈕，選擇「特殊字元」中的「段落標記」兩次，在輸入框中會顯示「^p^p」，然後在「替換為」輸入框中用上面的方法插入一個「段落標記」(一個「^p」)，再按下「全部替換」按鈕。這樣多餘的空行就會被刪除。

這個替換的意思就是，將所有空兩行的地方，替換為空一行。

類似地，你還可以多種通配符交叉使用，比如將所有的分行（^p）替換為製表符（^t），如此一來，所有段落將變成一行，並且能直接粘貼進Excel的一行內，自動分為不同的列。

其他的通配符還有很多，可以使用通配符來搜索多個單詞。

例如，使用星號(*)通配符來搜索字元串（例如，輸入s*d會得出「sad」、「started」和「some other day」）。

如何使用通配符查找文本？

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在「編輯」菜單上，指向「查找」，再單擊「高級查找和替換」

選中「使用通配符」複選框

在「特殊」彈出菜單上，單擊通配符，然後在「查找內容」框中鍵入任何附加文字

單擊「查找下一個」

注意選中上方的「Use wildcard」（使用通配符）。

下面是通配符全攻略，使用的時候查看即可：

還有這些…

掌握了這些通配符，幾乎可以搜索查找替換word里任意條件的內容。

比如，找所有句子與句子之間只有一個空格的地方（兩個空格為正常）。

輸入：[^0148.][ ^s]{1}[A-Z^0147]

6、雙擊分屏炫酷小技巧

雙擊Word中右上角的小橫杠，輕鬆將頁面分為兩屏！

寫文章時同時看前面的內容，完全無壓力。

Word里你會準確地設置字體段落頁面，會用頁眉頁腳，會分節，列印之前知道預覽，知道怎麼用宏，會生成目錄，你已經打敗了超過90%的人。220節Microsoft Office超清視頻精華課程+素材