Office技巧/Office 2016完全自學教程
封面圖先裝逼!
PowerPoint
1.模板選擇
- 銳普PPT論壇:http://www.rapidbbs.cn/
- 演界網:http://www.yanj.cn/
- Pptstore:http://www.pptstore.net/
基本日常工作彙報用的模板都可以在以上三個網站中找到,節約時間。
2.常用熱鍵
- Ctrl+S 保存
- Ctrl+B 加粗
- Ctrl+L/E/R 左對齊/居中/右對齊
- Ctrl+G 組合
- Ctrl+M 新建一張幻燈片
- Ctrl+[ 縮小字型大小
- Ctrl+] 增大字型大小
- Ctrl+Shift+C/V 複製粘貼格式
- Ctrl+Shift+G 取消組合
- F5/ Shift+F5 從第一頁放映/從當前頁放映
- 放映時:B/W 全黑/全白
PPT中快捷鍵有一打,記憶熱鍵的最好方式是用到了記,不然都是紙老虎。
3.嵌入字體/設置自動保存
當PPT中存在藝術字體時,則需要將字體與PPT文件「打包」起來,避免更換電腦播放時無字體文件而降低演示效果220節Microsoft Office超清視頻精華課程+素材
步驟:文件-選項-保存-將字體嵌入文件/保存自動恢復時間間隔
建議5-10分鐘的保存間隔。
注意:嵌入字體在PPT完全製作完成後勾選,不然每次自動保存都會因為「正在嵌入字體」卡殼,影響製作效率。
4.功能推薦
- SmartArt
步驟:插入-插圖-SmartArt
製作關係類文本必備。
- 排列工具
(1)排列對象
當兩張圖片重疊而想選擇下面一張怎麼辦?想將下層圖片置頂怎麼辦?
用排列中的頂層/底層/上移/下移
(2)選擇窗格
選擇窗格強烈推薦,它可以讓PPT上的所有元素一目了然。注意右邊的「眼睛」,可以實現隱藏/顯示。圖片重疊時可先隱藏礙事的圖片,目標圖片處理完成後將礙事的圖片顯示出來,增強工作效率。
(3)對齊工具
元素處理的又一大利器。通過PPT自帶的只能對齊線+對齊工具,不用滑鼠笨拙地移動了。
5.快速訪問工具欄
高能操作,但卻是提高效率的極好操作。
什麼是快速訪問工具欄?就是菜單欄上面的一欄。默認有保存、撤銷、恢復功能。
但我個人的快速訪問工具欄是這樣的:
是的,一長條。我將常用功能都放在了工具欄中,省去了在菜單欄中操作的麻煩。下面有我導出的工具欄,各位可下載後導入進自己的PPT中使用。
步驟:文件-選項-快速訪問工具欄-所有命令
我導出的自定義文件:
PoinPoint自定義工具欄 220節Microsoft Office超清視頻精華課程+素材
注意:自定義工具欄生成的熱鍵是Alt+數字,如我的工具欄中排在前面的有無格式粘貼與各類對齊方式,那此時對應的熱鍵就是Alt+1/2/3...將自己最常用的功能放在前面,效率提升地不是一星半點。
6.保存文件
按F12另存為,可以將PPT保存為各種想要的形式,如PDF、視頻、圖片、全圖型PPT等。
有需要可將PPT存兩份,2003版本(xxx.ppt)和2007以上版本(xxx.pptx)
7.插件推薦
- Nordri Tools
基於PowerPoint的「一鍵化」效率插件,設計師必備。有導出圖片、生成長圖等功能。
*下載鏈接:http://www.nordritools.com/
- Office Tab
像瀏覽器一樣將打開的PPT文件合併成多標籤,避免切換的麻煩。它適用於整套Office軟體。
*下載鏈接:220節Microsoft Office超清視頻精華課程+素材
- PPT遙控器
播放利器,手機&電腦聯網即可,掃碼連接控制播放。
注意:不限區域網,聯網即可。
http://ap.baidu.com/pptctrl/?id=972f2dd5e3857e3f75198231d51b6dca&st=1441458435_8019 (二維碼自動識別)
705KB的.exe文件,精巧。
*下載鏈接:http://ppt.baidu.com/
(不錯,是百度的產品。)
PPT還有很多插件,但多了不一定有用,所以我挑了如上3個在內容(Nordri Tools)、操作(Office Tab)、演示(PPT遙控器)方向上的插件用作推薦。220節Microsoft Office超清視頻精華課程+素材
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Word
1.使用項目符號/編號/多級列表
讓word文章的級別一目了然。
2.開啟編輯標記
它的作用是讓你看到文章的全形/半形空格等原本視覺上無法察覺的符號,如下圖:
開啟後字之間的空格區將出現灰色圓點,選擇多餘處刪除。
3.手動換行符(下箭頭)
習慣網路複製粘貼的同學對此肯定不陌生,那下箭頭到底是什麼?
手動換行符是一種換行符號,它的作用是換行顯示,但是它不是真正的段落標記,它的換行不是真正意義上的重起一段,因此被換行符分割的文字其實仍然還是一個段落中的,word中基於段落的所有操作都是不會識別換行符為段落結尾的。
如上圖「我&是&一&段」雖分屬不同行,但仍屬於同一段落,但「說明文」三字卻是三個段落。
步驟:按Shift+Enter使用手動換行符。
4.樣式表
不同等級的文字用不同等級的樣式,用自動樣式的好處是之後生成目錄時非常方便。
5.目錄
配合著4.實現效率的提高
6.插入題注
這個是用於「圖1、圖2、圖3……」「表1、表2、表3……」的標記,當文檔中圖片表格較多時使用。
從會用電腦開始,Microsoft Office Word就是我們最常用的軟體。靠著它,我們寫論文、寫方案、寫情書、寫故事…
但是,你真的懂Word嗎?
其實,這個軟體背後,還有一大批隱藏技能你不知道。掌握他們,你將開啟新世界的大門。前方高能,小夥伴們請站穩扶好。
1、妙用Alt鍵
Alt是單詞「Alter」的縮寫,意思為「改變」。
在Windows操作平台下,Alt鍵可謂是鍵盤之王。熟練運用該鍵,能極大提高工作效率。
按住Alt,可以選擇文章的矩形塊文檔,然後Ctrl+C就可以複製,或你可直接修改這部分文字。
Alt鍵在Office里的秘密還遠不止如此:
按住Alt鍵(或同時按住滑鼠上的兩個按鈕)再拖動左右(上下)邊距,可精確調整其值(在標尺上會顯示具體值)。
用Shift+Alt+上(或下)方向鍵能夠調整文檔中段落的順序,也可以調整Word表格中的行序。
此外,Alt+F8可顯示用於運行、編輯或刪除宏的「宏」對話框。
2、F4鍵 Word里的大神器
很多人都不知道,其實F4鍵是Office中的大殺器!Office中的「F4」-重複上一步操作。什麼意思呢?220節Microsoft Office超清視頻精華課程+素材
比如我輸入abc,按一下F4,就會自動再輸入一遍abc;
比如我剛剛為某一段文本設置好字體、顏色、縮進、格式。選擇另一段文本,再按F4,就自動把剛剛設置的動作再重複一遍,應用到現在新選擇;
還可以幹什麼?做表格時候,「在下方添加新行」這樣的命令,全部都可以用F4重複!
最後,F4在PowerPoint也是同樣的,可以干好多事!
3、Ctrl加字母快捷鍵
Word是當之無愧的文字編輯神器,一些快捷鍵可以讓你分分鐘變身文字達人。
其實,絕大多數的快捷鍵都是和Ctrl鍵有關的,Ctrl+C就是Copy,P就是Paste,B就是Bold,S就是Save…
最基本的快捷鍵,shift+上下左右。可以用鍵盤從當前游標位置選擇文本。當然可以配合各種其他導航鍵,比如ctrl+上下左右,Home, End, PageUp/Down。此條對其他應用程序也有效!
知道了如何用鍵盤選擇,那接下來一定要知道F2的妙用!選擇好一片文本之後,按F2,游標會自動變成虛線,讓你可以不用按住滑鼠左鍵拖動,而是用鍵盤的方式,將文本移動到任意位置!
如何快速放大縮小字體呢?Ctrl + Alt + <就是縮小,ctrl alt="">就是放大,很直觀吧!如果還想更詳細的調整字體,Ctrl + D調出字體欄,配合Tab+Enter全鍵盤操作吧:)
Ctrl + L左對齊,Ctrl + R右對齊,Ctrl + E居中
Ctrl + F查找,Ctrl + H替換。然後關於替換,裡面又大有學問!巧用替換,可以幫你節省大把大把時間!
Ctrl + Z是撤銷,那還原呢?就是Ctrl + Y,撤銷上一步撤銷!
Shift+F3,英文全部大寫,英文全部小寫,首字母大寫切換。
Ctrl + Shift + C粘貼格式,再用Ctrl + Shift + V將對應的格式粘貼到另一端文字里。
Ctrl+Shift+Home/End,選中游標前後的所有文本
當插入點位於公式中某個函數名稱的右邊時,則會顯示「函數參數」對話框。
Ctrl+B應用或取消加粗格式設置,Ctrl+I應用或取消傾斜格式設置
Ctrl+V在插入點處插入剪貼板的內容,並替換任何選定內容。只有在剪切或複製了對象、文本或單元格內容後,才能使用此快捷鍵。
Ctrl+W關閉選定的工作簿窗口。
Ctrl+Y重複上一個命令或操作(如有可能)。
Ctrl+Z使用「撤消」命令來撤消上一個命令或刪除最後鍵入的條目。
顯示了自動更正智能標記時,按Ctrl+Shift+Z可使用「撤消」或「重複」命令撤消或恢復上一次自動更正操作。
WORD中輸入三個等號然後回車,出來就是雙橫線
「顯示/隱藏編輯標記」按鈕,會顯示段落標記和其他隱藏的格式符號
Ctrl+1設置當前段落行距為1倍,Ctrl+2設置當前段落行距為2倍,Ctrl+5設置當前段落行距為1.5倍
如何將PPT的文字拷入WORD裡面:只要以.rtf格式另存即可。
4、巧用「文檔比較」解放你的雙手
Word中的「審閱」功能大家可能都知道了。通過點擊「修訂」按鈕,別人做的任何修改,都會留下痕迹。
如果對修改的內容無異議,即可選擇「接受所有修訂」,一鍵搞定。
然而很多時候對一份word文檔進行多次修改,且很多人不善於使用「審閱」中的「修訂」功能,導致文檔被修改過很多次後想查找對哪些細節進行過修改比較麻煩。
當然word視圖功能中有「並排查看」功能,但是比起「比較」功能還是遜色很多。
有一次審閱合同,對合同的很多處細節做了修改,修改的過程沒有做任何標記,很多天後合同發給對方簽署,對方要求將之前合同(word版)所有有過變動的地方都標記出來,以方便對方審核。
可是時間過去很久了,對方又要的急,所以就用到了「審閱」下的「比較」功能,很快的查找出了做過修改的各個細節,大大提升了工作效率。
這是「比較」功能的位置。
圖二:分別選擇原文檔和經過修改過的文檔:
圖三:舉一個簡單的小例子,很快就檢索出兩份文檔的任何區別。
5、巧用「通配符」
有時候Word文檔中有許多多餘的空行需要刪除,這個時候我們可以完全可以用「查找替換」來輕鬆解決。220節Microsoft Office超清視頻精華課程+素材
打開「編輯」菜單中的「替換」對話框,把游標定位在「查找內容」輸入框中,單擊「高級」按鈕,選擇「特殊字元」中的「段落標記」兩次,在輸入框中會顯示「^p^p」,然後在「替換為」輸入框中用上面的方法插入一個「段落標記」(一個「^p」),再按下「全部替換」按鈕。這樣多餘的空行就會被刪除。
這個替換的意思就是,將所有空兩行的地方,替換為空一行。
類似地,你還可以多種通配符交叉使用,比如將所有的分行(^p)替換為製表符(^t),如此一來,所有段落將變成一行,並且能直接粘貼進Excel的一行內,自動分為不同的列。
其他的通配符還有很多,可以使用通配符來搜索多個單詞。
例如,使用星號(*)通配符來搜索字元串(例如,輸入s*d會得出「sad」、「started」和「some other day」)。
如何使用通配符查找文本?
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在「編輯」菜單上,指向「查找」,再單擊「高級查找和替換」
選中「使用通配符」複選框
在「特殊」彈出菜單上,單擊通配符,然後在「查找內容」框中鍵入任何附加文字
單擊「查找下一個」
注意選中上方的「Use wildcard」(使用通配符)。
下面是通配符全攻略,使用的時候查看即可:
還有這些…
掌握了這些通配符,幾乎可以搜索查找替換word里任意條件的內容。
比如,找所有句子與句子之間只有一個空格的地方(兩個空格為正常)。
輸入:[^0148.][ ^s]{1}[A-Z^0147]
6、雙擊分屏炫酷小技巧
雙擊Word中右上角的小橫杠,輕鬆將頁面分為兩屏!
寫文章時同時看前面的內容,完全無壓力。
Word里你會準確地設置字體段落頁面,會用頁眉頁腳,會分節,列印之前知道預覽,知道怎麼用宏,會生成目錄,你已經打敗了超過90%的人。220節Microsoft Office超清視頻精華課程+素材
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