第四課 高瞻遠矚看公文總結

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今天要給大家講的是第四節，高瞻遠矚看公文總結。

挖掘事物的內部本質和尋找規律，是我們人類不斷獲得進取的一大動力。為了達到這一個目標，我們就需要對於事物進行結構化，系統化，全局化的把握。

那麼我們該如何進行結構化，系統化，全局化，去把握事物的內部本質和尋找規律呢？

這裡最關鍵的就是需要高瞻遠矚的思維。

我們有一句話叫做，站得高才能望得遠。但是事實上，大部分寫總結的朋友其實都在單位當中，沒有很高的職務。往往具有很高職務的人，又不會親自動筆去寫。這好像就產生了一個悖論，你無法站得高，那麼你是否就無法望得遠呢？

事實上，我要告訴大家，其實望得遠也能站得高。

我們怎樣才能高瞻遠矚去撰寫我們的總結材料，要把握好兩個重要的方向，一個是定性，一個是定量。

站的高就是定性，望的遠就是定量。

下面我們進入第一個小標題。

通過定性來提高我們的站位角度。

所謂定性，就是對於事物所通有的規律和本質，進行一個整體上的判斷。需要我們通過對宏觀素材的把握，才能得到一個最終的結論。

比如我們看一部電影，叫做《戰狼2》，那麼對於一般的人來說，《戰狼2》僅僅就是一部槍戰片，首先好人出場，然後好人被壞人欺負，最後好人打敗了壞人。這就是我們的整個故事環節。那麼對於這一個故事環節，其實是相當的普通平常。就好像我們大部分人對於自身工作進行總結一樣，好像自己的工作永遠都只是那些瑣碎俗套的事情，永遠抓不住亮點。

但是如果是這樣的話，《戰狼2》就不可能獲得那麼高的票房。我們要對這一部電影進行一個總結。那就必須要站在一個更高的角度去觀看這部電影，把這部電影放入當前整體的國際環境形勢下去進行考慮。並且得出一個定性的結論，那就是在當前國際社會當中，中國正在迅速崛起，對於整個國際的影響力量越來越大，能夠對於國際的各項事務產生巨大的影響作用。而這種影響作用正是中國在歷經一百多年的屈辱歷史後，所積累爆發的力量。能夠讓每一位中國人都對自己的祖國感到無比的驕傲和自豪。

通過提高自己的站位，你就會發現自己所表述的內容就會顯得高大上。

我曾記得美國發生過這樣一個事例，奧巴馬在拜訪美國航天航空局時，在門口碰到了一位清潔工。於是奧巴馬就問這位清潔工在做什麼？這位清潔工的回答非常具有震撼力。他不是像我們許多人所直接表達自己的工作那樣，說自己只是一位掃地僧，他回答說：「我在送宇航員進入太空」。

這對於那些每天只能在基層干一些苦活累活的基層人員，提供了一個很好的總結啟示。那就是我們的站位，必須要從更高的角度才能創造出更大的意義。這樣你的總結才能夠綻放出更大的光輝。

但是在這裡，我們確實有很多朋友，一開始就把定位定的非常的高，結果有沒有落在實處，最後導致文章就出現了華而不實的問題。

參加過我公文一對一輔導的朋友一定會回想到，我在對每一位學員進行入門訓練時，都會讓大家撰寫一篇自我介紹。

過去，我曾經為大量的公務員考生提供面試輔導。無論是公務員面試還是其他職場的面試，所有的面試題都有一個共通點，那就是所有的面試都是自我介紹，而自我介紹就是對於自我的一種總結。

在公務員面試當中有一道題叫做綜合論述題。許多考生對於綜合論述題都感到非常的恐懼。原因在於這些綜合論述題，它所包含的概念都十分的宏大。比方說，如果有一道題問你，在十九大以後面臨新時代的挑戰，中國社會將發生怎樣的變化？

對於這種題目，未經訓練的考生，他們的回答肯定都是用空對空，大對大的方式進行鋪述，把中國當前的社會發展以及社會的宏偉目標進行一次闡述。但是我們需要思考，考官難道真的需要你來告訴他們這個社會的宏觀現實是怎樣的嗎？你真的有能力把這個社會的宏觀現狀跟他們描述清楚嗎？

很顯然，這是不可能的。

而其中的原因就在於他們想通過這道宏觀題目，來看看你是如何去做的。

所以在回答這類型的題目時，我們既要能夠站得高，同時從自身的角度，回到地面談自身。也就是，將這類型的題目分成三個部分，第一個部分談國家的宏觀層面，第二個部分談當前地區的發展現狀，第三個部分再來談談自身未來將如何去做。

也就是通過上下結合的手段來把自身的總結進行一個全方位的概括。這樣才能夠仰望星空又能踏實前行。

所謂定性就是在最高處給你蓋棺定論。

好，下面我們進入第二個小標題。

望的遠就是定量。

在寫總結的時候，我給許多同學修改作業會發現兩個極端的問題。第一個極端，整個總結當中沒有任何數據，也就是所做的事情沒有量。在這裡也會發生空對空的問題，整篇文章全都以口號形式來應對，貌似好像幹了很多，但深究深入思考下去，發現又沒有做出實質性的內容。

第二個極端，滿篇數據。也就是我們在查看一些同學的文章的時候會發現整版全部都是數據，充斥著大量的數字元號，事件次數，佔比，以及活動的內容，甚至有的同學把全年所學習的書本幾乎全部羅列出來。這種貌似數據全面的方法最終給人將會是一種十分混亂的感覺。

一次我在為一位同學修改一篇年終述職報告的時候，發現他一篇總結，居然長達20多頁。可以說這一篇總結的內容十分詳細，充斥著大量的數據素材過程以及活動內容。甚至將全年的一些指標性的數據一一羅列，看的讓人眼花繚亂。

好比你進入了一片樹林。逛了一段時間之後，你就根本找不清自己究竟在哪？因為這些樹木的樹葉，把你的視野全部遮蔽了。

所以想要望得遠就需要嚴格的將數量進行限定，這也就是定量的作用。那麼在總結當中，我們該如何做的定量呢？

要回答這個問題，我們就必須要了解一些資訊理論的原理。

資訊理論原理的創建人叫做克勞德·香農。在他的這套理論當中，提出了一個非常有意思的概念。那就是我們人類在交流的時候，我們說的話包含著大量的冗餘信息。

比方說下面這句話，我前天上午去我的客戶進行了深入的拜訪，現場洋溢著歡樂的氛圍，大家都沉浸在愉快的交流當中。

而這一段話關鍵的意思其實就表現為下面這句話——前天上午我拜訪了客戶。

在這段簡短的話語當中，其實就能夠把你所需要的內容全部表達出來。但是，由於我們人在進行口頭交流的時候，我們所說的話語其實都具備一定的即時性，這個即時性其實就表現在我們在說話的時候，我們所表達的含義都在空氣當中消失掉了。這就給很多人在理解的時候，製造了一定的困難，如果你表達的信息非常簡短，那麼在短時間內，可能因為對方沒有集中注意力，那麼你表達的內容就容易被忽略，所以為了盡量的讓大家有充足的準備和認識的時間，所以仍在表達口頭語交流的時候，用更長的話來表達更簡單的意思。

也正是如此，我們許多的新手，因為習慣於口頭表達而不太熟悉書面表達，所以會把口頭語的交流表達套路搬到書面語當中來。這樣就勢必增加了書面文字的冗餘度。而我們知道，書面上白紙黑字都是可以反覆去進行閱讀的。特別是通過視覺的判斷，可以精準的理解每句話所表達的信息內容。

而今天大家所看到的我的這一篇錄音文稿，其實也就是我原話的內容。當中所表達的含義其實就只有那麼幾個意思，但是我仍然需要通過花費3000字的代價，通過口頭告訴大家，我所表達的含義是什麼。

這也就是為什麼大家更樂於喜歡聽音頻，看視頻來進行學習。但是，這種容易接受度又給大家製造了另外一個麻煩，那就是大大降低了我們的學習效率。所以，要提高自身的學習效率，通過閱讀是最佳的方法。

定量最佳的方法，就是大量的對於我們口頭的語言進行壓縮。壓縮到什麼程度，壓縮到只需要七個字左右，就能夠表達一節信息含義。如果我們刻意的去增加我們的信息冗餘度，不僅會遮蔽我們的視線，最終會導致我們望不遠。

望得遠，其實就是在不增加冗餘度的前提下，掌握更多的數量信息。

最後，還有一點需要告訴大家，往往由於我們過快的進行總結，可能仍然看不清許多的問題。所以在這個階段還需要另外一步操作，就是公文總結寫作的冷處理。

也就是，寫完一篇文章之後，將文章丟在一邊，將它放置超過12個小時以上，48小時以內。再回頭去看這一篇文章，檢查一下是否符合站得高，望得遠，定性定量的要求，查漏補缺。

回顧這一節課。今天我們講了公文寫作，必須要站得高，望得遠，通過定性定量兩個維度來處理我們的公文總結。同時在處理公文總結之後，不要急於上交，應當將他打入冷宮放置超過12個小時，短於48個小時。回頭再來看看總結的質量。

下節課，我們將學習本次精品課程的最後一節，公文寫作總結要點，我會告訴大家公文總結的實踐操作的四個步驟。