原創：如何高效提升個人及團隊的效率

1 自我介紹

以前我從事的行業是傳統貿易，以線下接觸客戶為主。去年開始轉行做跨境電商，發現這完全和之前的工作是兩碼事，雖然都叫外貿，但從認知、效率、工作方法上都有了不一樣的認識。有段時間我一直在找能夠提高效率的工具和方法。如果從成甲的《好好學習》中提到的知識管理維度來劃分，以前我是在第一階段數據管理，現在逐步進入第二階段信息管理。「工欲善其事必先利其器」，在這個資源高度共享的時代，善於利用工具快速達到目標也是一種能力。這裡對自己有幫助的工具做一個分享，也是對上一階段的總結。

2 常用軟體及用法簡介（以下內容不是廣告）

2.1 在線協作

作為團隊的leader，如果能讓團隊成員更好的各司其職，無論對公司還是個人都是大有裨益。一款好的在線協作工具可以產生「1+1>2」的效果。基於這個需求，我經常用到的有石墨文檔，簡道雲，Trello，Airtable。

2.1.1 石墨文檔

石墨文檔的定位相當於Google Word+Google Excel，而且同步速度不錯，團隊成員在編輯同一個文檔時的效率提高了不少，節省了收發文件的時間。另一個常用的功能是可以以鏈接的形式分享文檔或表格，方便創作者管理文檔的訪問許可權，也便於閱讀接收。

2.1.2 簡道雲

每天工作需要接觸各種數據、分析數據，那怎樣讓數據流轉起來，讓管理者能夠方便的看到各種指標，從而快速做出調整？剛開始的時候，還是用石墨文檔來進行這項工作。但時間久了後，發現在處理大量數據的時候就有點吃力。這時開始測試另外一個工具，簡道雲。而它正好可以滿足我的各種需求。

目前，我用的較多的功能是團隊成員的表單錄入，報表分析，當然還有在線協作，實時分享。在簡道雲可以快速的做一個表單錄入的模板，然後共享給團隊成員，每個人錄入的數據又可以實現簡單的在線可視化分析。這樣既方便管理者實時掌握各業務人員的銷售情況，也可以讓銷售更了解自己的問題。

2.1.3 Trello

團隊試用過一段就沒用了。對我來說，Trello解決的問題是任務的分配。在每個時間節點，可以清楚的列出需要完成的工作。當然，由於伺服器在國外，國內同步速度有限。相比於同類產品，就是簡潔。個人是用來管理比較複雜的項目，輕度使用。

2.1.4 Airtable

同樣伺服器在國外，國內網速慢，有類似的產品。不過，還是喜歡用Airtable。它和石墨文檔一樣，也可以在線協作，實時分享。而Airtable強大的在於，它更像一個資料庫，可以添加圖片，附件，也可以進行表格之間的數據聯動，適合輕量級的數據處理。

2.2 數據分析

由於工作需要，經常會接觸到一些輕量級數據，同時進行分析，做出決策。起初，我就用微軟的Excel做了一個又一個的透視表、圖表。再到分析的時候，半個小時已經過了。這不是為了表明我做表的速度有多慢，而是在進行複雜的數據分析時，需要更強大的Excel技能。一篇偶然的文章，我了解到了一款知名的數據分析工具Tableau。而也是這個階段，我對數據可視化分析，商業BI的概念有了初步的了解。

興趣是最好的老師。剛開始對它感興趣是因為看到別人的作品有一種高大上的感覺，想要學習。入門不算太難，看完官網的視頻並加以練習足矣。當然，深入學習後可以考取相關證書，也有一定的含金量，我只是淺嘗輒止。

對我來說，Tableau的便利在於可以隨便拖動需要分析的數據，製作可視化圖表。Dashboard用於查看相關的數據源。由於我還在初級階段摸索，使用的是Tableau Desktop。數據也都來自於本地文件。在做成了一個可替換的Dashboard之後，我會定期替換新的數據源進來，而不用重新搭建框架。基於這一點，效率的提升至少十倍。

數據分析是一個很系統的學科，往上游的發展也一定需要幾年的理論知識做基礎。對我來說，Tableau更像一個數據展示的工具，可以更高效的分析，更快速的做出決策。這是目前在用的兩個dashboard（圖片已經處理）。我會繼續學習，解決更多問題。

2.3 時間管理

2.3.1 奇妙清單和番茄土豆

時間管理是針對個人而言。我是結合兩個方法，四象限和番茄工作法。用奇妙清單列出4個清單，分為輕重緩急。再根據具體事件或目標進行細緻分類。用番茄土豆執行番茄工作法，保證高效的輸出。

2.3.2 ManicTime

ManicTime可以記錄在電腦上的使用記錄及時間。經過一段時間的統計後，可以把數據導出來分析哪個環節的效率不高。

經過將近4個月的數據跟蹤，結合番茄土豆和ManicTime的記錄，可以得出以下分析：就個人而言，一周內效率最高的是周四，一天內是上午9:30~11:30，而每天的平均工作時間是11.68小時。可以分析出，這段時間加班時間略長，同時由於效率高的時段在上午，所以下一階段的調整應把主要精力放在白天，縮減加班時間。有了這個大概的結果就可以相對科學的安排時間，把重要的工作放到效率最高的時段做，便會事半功倍。當然，這裡討論的是大概率事件，不排除小概率事件的發生。根據「大數定律」，統計數據的樣本越多，則隨機事件的頻率近似於它的概率。數據積累越多，越接近自己的真實狀態。

2.4 效率提高

2.4.1 思維導圖

個人使用的是兩個工具，一個是支持客戶端的Xmind，一個是網頁版的Presson。Xmind用於多內容的框架梳理，而Presson應用於輕量級的思維梳理。在使用Presson時，如果思路越來越多或有重要想法出現時，我會直接導出Xmind格式，繼續在Xmind進行。另外，Xmind同步速度蝸牛，遇到重要記錄，我會直接另存到印象筆記，二次備份。

2.4.2 快捷鍵

我在使用的有2個軟體，PhraseExpress和Keyswap。

PhraseExpress用於文本或者網址的快捷輸入，遇到重複性的內容可以一鍵導出。日積月累，這一簡單的動作也會省下不少時間。

Keyswap可以設置快捷鍵，組合鍵。在進行大量重複按鍵時，其用處就會顯現出來。我是懶到連「Ctrl+C」，「Ctrl+V」都要用一個按鍵代替的人。結合其它工具，在特定的場景使用，會有奇效。

2.4.3 文件查找

就我而言，Listary可以滿足日常需要，而且按下兩次「Ctrl」就可以直接查找文件或程序，十分方便。

3 總結

我所用的一些工具，應該大多數人都聽過。但如果能把這些工具進行排列組合，就會產生事半功倍的效果。例如，把keyswap和Excel結合，把Excel最常用的幾個命令的快捷鍵找出來，通過keyswap用一個按鍵代替。積少成多，當快捷鍵多的、操作多的時候，效率就會成倍的提高。

當然，學習使用工具的目的本應是更高效、完美的達成目標。對於非專業人士，很多工具的學習要點到為止，實用就好。不要一味的為了使用工具而使用工具，繼而變成工具的奴隸，本末倒置。

曾經，我也經常會在A和B之間糾結，經過自己不斷的對比嘗試，最後做出選擇。不過，現在我會直接在網上搜索相關測評文章。我們遇到的一部分問題之前一定有人遇到過，而互聯網就是最好的答案。很慶幸我經歷了互聯網的快速發展，感謝這個時代有分享精神的存在，感謝每一個願意分享的人，我們的進步是站在了巨人的肩膀上。