為什麼寫文稿要用金字塔結構？

這年頭，誰沒有寫稿寫材料的經歷？紙上一行字，心中mmp ！XX初稿、XX二稿、XXN稿，張經理意見稿、李部長意見稿、馬總意見稿、田總意見稿……

更悲劇還在後面，XX意見匯總稿、XX意見匯總稿改一、XX意見匯總稿改二……XX意見匯總稿改N……終稿……終稿改一……終稿改N……終稿吐血版……

終於，寫稿的一口老血噴到電腦屏幕上……

寫稿的寫材料的，說出來都是淚啊！領導一個不高興，你就得推倒重來，不能想寫幾個字就寫幾個字，有時候會感到很憋屈。

如果因為揣摩聖意改稿還不虧，但如果是因為寫的稿讓人看不下去、結構混亂，沒有邏輯，那麼我只能說：

少壯不努力，老大寫材料。

舉頭望明月，低頭寫材料。

一

寫文稿也好，寫材料也好，都是一種表達。想清楚、說明白，知道說什麼、怎麼說。要讓看的人一看就懂，重點突出，邏輯清晰。

所以，如果你希望你的領導通過你的文章來了解你對某一件事的見解觀點，那麼你必須讓他能在最快的時間裡看到你的觀點與每句話之間的聯繫，而不是前前後後反覆思考。

時間的功利主義者，最珍惜時間，也最不耐煩時間。

然而，如果你寫的文章結構是呈金字塔形，形文思路自金字塔頂部開始逐漸向下展開，那麼你的文章就比較容易讀懂，領導讀下去也會快很多。

為什麼呢？因為對看文章的人來說，最容易理解的順序是：先了解主要的、抽象的思想，再了解次要的，再次是為主要思想提供支持的論據論點。

因為主要思想總是從次要思想概括總結得出來的，所以文章中所有思想的理想組織結構也必定是一個金字塔結構，由一個總的思想統領多組思想。

這一現象體現了大腦思維的規律：

大腦會自動將信息歸納到金字塔結構的各組中，以便於理解和記憶；

預先歸納到金字塔結構中的內容，都更容易被人理解和記憶；

所以，作為寫稿的，我們要有意識地將文章內容組織成金字塔結構，不管你是寫計劃還是寫方案，寫總結還是寫申請等。

二

假設你想出去買份雜誌看看，這時你問妻子：

「我想去買份雜誌，你有什麼要我帶的東西嗎？」

妻子在你換衣時說：「太好了，看到電視上那麼多葡萄的廣告，我現在特別想吃葡萄，也許你可以再買袋牛奶。」

這時，妻子走進了廚房，又說：

「我看咱們家的土豆夠不夠。對了，咱們已經沒有雞蛋了，我看看，是該買一些土豆了。」

當你穿上外衣向門口走去，

「再買些胡蘿蔔，也可以買些橘子。」

你打開房門，

「還有蘋果，鹹鴨蛋。」

你按電梯，

「再買點酸奶。」

「還有嗎？」

「沒有了，這這些了。」

你看，如果你不看上面文字，你還能記住妻子讓你買的9種東西嗎？大多數男人回家時可能只買了葡萄和牛奶。

喬治·A·米勒在他的論文《奇妙的數字7+2》中提出過，大腦的短時記憶無法一次容納7個以上的記憶項目，有的人可能一次能記住9個，有的人一次能記住5個。

比較容易記住的項目是3個，1個最好。這意味著，當大腦發現需要處理項目超過4個或5個時，就會開始將其歸納到不同的邏輯範疇中，以便於記憶。

我們再來看看這9種需要購買的東西：

葡萄、牛奶、土豆、雞蛋、胡蘿蔔、桔子、鹹鴨蛋、蘋果、酸奶。

如果你試著想像一下這個過程，你會發現，你已經建立了幾個在各個東西之間有邏輯關係的金字塔結構：

水果：葡萄、蘋果、桔子

蔬菜：土豆、胡蘿蔔

蛋奶品：牛奶、酸奶、雞蛋、鹹鴨蛋

你看，你已經自動在大腦里將其分組了，以滿足大腦的記憶需求。

同理，我們在寫材料時，領導想看到的也是思路清晰、層次分明、簡單易懂，能看懂能記住才是最重要的。

三

當然，任何觀點靠簡單的分組還是不夠的，還必須找出它們之間的邏輯關係。分類的作用並不只是為了將一組9個概念分成每組3個2 個，我們所要做的是提高一個抽象層次。

將大腦需要處理的9個項目變成3個，這樣你就不需要再記憶9個概念中的每一個概念，只要記3個組就可以了。

你的思維抽象程度提高了一個層次，較高層次上的思想總是能夠提示其下面一個層次的思想，因而更能記住。

所有的思維過程如思考、記憶、解決問題，都在使用這種分組和概括的方法，將大腦中的信息組成一個由互相關聯的金字塔組成的巨大金字塔群。

我們與人交流，大部分情況下，使用的都是這種思維方式，我們所說的內容是金字塔體系中的某一部分。

四

那麼，如何用金字塔結構來表達內容呢？換句話說，我們怎樣表達才能讓對方同樣理解我們的觀點和思想。

最有效的方式是：自上而下表達，結論先行。

自上而下，也就是先總結、後具體，先提出總結性思想，再提出被總結的具體思想。

人的大腦會假定一同出現的思想在邏輯上存在某種關係，如果你不預先告訴他們這種邏輯關係，而只是一句一句地表達你的思想，讀者就會自動從中尋找共同點，將你所表達的思想歸類組合，以便了解各個組合的意義。

我經常在公眾號文章的留言區里看到讀者的留言與文章的大義相差甚遠，可以說是斷章取義。這是因為，每個人的知識背景與理解力千差萬別，他們很難對你所表達的思想做出與你完全一樣的解讀。

退一步說，即使他們能夠做出與你完全一樣的解讀，也會增加他們的閱讀難度，他們必須自己找出這種你沒有提前說明的邏輯關係。

現在人的閱讀要求都是更快、更舒服，所以，預先告訴讀者某一組思想之間的邏輯關係非常重要。

假設我和你正在酒吧喝酒，突然我對你說：

「上個星期我去了趟蘇黎世。你知道，蘇黎世是一個比較保守的城市。

我們到一家露天餐館吃飯，你知道嗎？在15分鐘里我至少見到了15人留長鬍子的人。」

這番話是向你傳遞了一個信息，但是，你會主動推測假設各種可能。你可能會把它看作是還未表達出的思想的一部分，並據此調整思路準備接著聽面的話。

這種預期性的準備能夠減輕大腦分析信息的負擔，因為你沒必要分析隨後接收的每一個信息的所有特徵，而只需尋找與前面信息相同的特徵即可。

你可能會認為，「她在談蘇黎世已經變得不再保守了」，或者「她準備把蘇黎世與其它城市比較」，甚至「她很喜歡男人的長鬍子」。

無論你有什麼反應，你的大腦都在等待進一步的信息，而不管後續實際的信息如何。於是，我接著說：

「而且，如果你在紐約的任何一座寫字樓周圍轉一轉，你會發現幾乎沒有不留長鬍子或長頭髮的人。」

現在我想表達什麼呢？你迷茫了！我似乎並不是在比較城市，倒像是在比較城市中的職場白領們；我想表達的似乎也並不是長鬍子，還包括各種面部長發。

這時也許你會認為，「也許他不喜歡男人留長鬍子，也許他想比較不同職場白領留鬍子的方式，也許他對留長鬍子感到奇怪。」不管怎樣，你含糊地說了幾句，算是對我說話的反應，於是我接著說下去：

「當然，留長鬍子在多年以前就已經是倫敦街頭的一景了。」

「噢」，你想，「我終於明白他想說什麼了，他想說倫敦在這方面比其城市更開放。」於是你把你理解的意思告訴了我。你的理解在邏輯上完全合理，但卻完全不是我想要表達的意思。

實際上，我想表達的意思是：

「你知道嗎？我簡直難以相信，在商業界，男人留長鬍子或長頭髮已經這樣普遍、這樣被廣泛接受：

在蘇黎世……

在紐約……

還有，在倫敦……」

看，一旦告訴你判斷每句話之間關係的框架，你就可以很容易地用我希望你採取的方式理解我所表達的意思。

我們在接受信息時，總是在尋找一種能夠將所有的信息聯繫起來的結構，為了保證讀者找到的結構就是你所希望的那樣，你必須提前把這種結構告訴他，這樣他就知道尋找共同點。

否則，讀者很可能會發現某些並非你希望的邏輯關係，甚至可能根本發現不了任何關係。這樣既是在浪費你的時間，也是在浪費讀者的時間。

五

金字塔結構中的思想以3種形式互相關聯——向上、向下和橫向。

向上：文章中任一層次上的思想必須是其下一層次思想的概括。

向下：所有在其之下的思想越往下越具體、越詳細，並且都對你所表達的主題思想起著解釋和支撐的作用。

橫向：每組中的思想必須屬於同一邏輯範疇，並且按邏輯順序組織。

通常情況下，用於組織思想的僅有4種邏輯順序：

演繹順序：大前提、小前提、結論。

時間順序：第一、第二、第三。

結構順序：上海、北京、深圳。

程度順序：首先、其次、再次。

寫出條理清晰文章的關鍵在於，寫作之前先將你的思想放入金字塔中，並根據以上規則進行檢驗。

如果不能符合以上任何規則，說明你的思路存在問題，或者你的思想沒有得到充分完善，或者你組織思想的方式不能立刻讓讀者理解你表達的意思。

這時，你應該調整自己的思路，以使其符合金字塔原理的規劃，從而免去反覆改寫文章的麻煩。

結語

用這種結構來寫文稿，相信你的領導、主管或者上司不說非常滿意，基本滿意是肯定的。當然如果你碰到一個領導對文稿沒有要求，你寫成什麼都無所謂。

怕就怕，當你的領導認識了一些大咖之後，比如說Spenser啊，新世相啊，胡辛束啊，杜少菲啊，羨慕人家的文採風流，對文稿也要求起來：

能不能寫成新世相那樣啊？能不能寫成杜少菲那樣啊？

那你真要含淚哭了，每天改到死，你總不能對領導說 You can you up，no can no bibi吧！