5. 建立項目工作機制

05-11

5.1. 組建甲方項目工作組

為了確保項目建設工作開始後，甲方機構的相關人員能夠做到目標一致、同心協力，甲方項目經理應將其整合在一起，形成負責項目具體建設工作的項目工作組。它是在甲方機構已有組織架構的基礎上，基於項目建設需要而組建的橫向的、臨時的、虛擬的組織。其中，項目組的成員一般由甲方機構中與項目建設工作相關的人員組成，主要有甲方項目經理、業務人員、技術人員、運維人員和外部專家等。需要注意的是，甲方項目經理對項目組成員不具有管理權，其對項目組成員的管理職能主要是通過溝通和協調來實現的。

對於甲方項目經理來說，組建項目工作組對項目建設工作來說具有如下的好處：一是提升溝通效率、降低溝通成本。項目建設工作通常會涉及到機構內的多個部門，不同部門的人員在進行溝通時，如果沒有一個跨部門組織居中進行溝通、協調的話，其需要自行去完成相應的溝通工作，這樣做一方面缺乏溝通過效率，另一方面也存在較大的溝通成本；二是明確工作職責。通過項目工作組，明確了所有項目組成員所承擔的職責，可以最大程度的減少項目建設過程中相互推諉或是重複工作的情況；三是具有儀式感。組建項目工作組的過程，具有很強的儀式感和正式感。有助於將不同部門的成員整合為一個整體，並為其建立項目工作的責任感和樹立完成工作的信心；四是形成有機的整體。通過項目工作組這個圈子，可以將項目相關的人員聚集在一起，形成了一個目標一致、相互協作的整體。可以說，項目工作組打通了成員間的溝通壁壘，使項目成員整合成一個整體，極大的提升了項目建設的工作效率。對於項目建設來說，其是非常必要的、也是非常重要的。

依據筆者的個人經驗，甲方項目經理在組建項目工作組時，可以採取以下流程：首先梳理參與項目建設具體工作的相關人員，列出項目人員名單；其次在人員名單的基礎上，增加其聯繫方式、所屬部門等基本信息。並依據項目建設要求，指定所有人員的項目角色和對應的工作職責；再次就工作職責同相關人員進行深入的溝通，以確保其對自己的工作職責有清晰的認識和充分的了解；最後通過會議的形式，來完成項目工作組的創立工作。

5.2. 工作溝通機制

我們知道，大多數項目建設工作之間是存在一定的關聯、依賴關係的，這就要求負責這些工作的人員不能只專註於自己的工作，還需要通過與相關人員的溝通來及時、全面的了解所有關聯工作的具體情況和項目整體情況，從而為其工作的開展提供必要的支持和保障。但由於大多數項目工作組成員都來自於不同的部門，在工作習慣、工作場所、工作安排等方面存在一定的差異，使得相互之間無法有效、及時的進行溝通。為了使各項目工作組成員能夠及時、全面的掌握相關的項目信息，確保其工作能夠按要求正常開展，甲方項目經理需要制定相應的溝通機制來滿足工作組成員對信息透明性和公開性等方面的要求。

依據筆者的個人經驗，溝通機制應包含如下內容：一是建立多元化的溝通途徑。可以通過會議、郵件、電話、QQ或微信等多種途徑來滿足工作組成員之間的溝通要求，其中利用常見的及時通訊工具創建溝通組，如QQ群、微信群聊等，是日常溝通中最常見的途徑；二是建立定期溝通機制。甲方項目經理在每天特定時點，召開針對項目工作組全員的例會，由各項目工作責任人介紹上一日工作情況及本日工作計劃，並反饋工作中存在的問題。甲方項目經理則根據問題情況，及時協調相關人員負責解決；三是建立應急溝通機制。一般採用會議的形式，以確保在項目出現緊急情況時，可以將項目情況及時的告知各成員，並討論形成各方認可的解決方案；最後是項目建設情況的公布機制。可以由甲方項目經理定期向工作組成員公布當前的項目建設整體情況以及後續的工作計劃，各成員可以結合自身的工作情況，判斷自身工作與整體工作的匹配度。

5.3. 工作彙報機制

我們知道，項目工作組成員可以通過相應的溝通機制來獲取項目建設相關的各類信息，但是對於不參與項目具體建設工作的機構管理人員來說，其應當如何了解項目的建設情況呢？大多數情況下，其主要是通過項目組成員對項目建設情況的彙報來了解、掌握相關的信息，其中彙報工作主要由甲方項目經理負責完成。

為了確保彙報工作能夠滿足規範有序、及時可靠、信息全面等方面的要求，甲方項目經理應在項目開始前制定相應的彙報規範和彙報流程。依據筆者的個人經驗來看，主要包含以下幾個方面：

一是明確彙報的出口人。為避免因多人彙報，而引起彙報內容相衝突或不一致的風險，項目彙報工作通常應由甲方項目經理親自負責。這是由於，甲方項目經理作為項目工作組的負責人，其一方面可以代表整個項目工作組，另一方面相較於項目工作組中只負責某一方面的其他人，其對項目情況的了解是最全面的，彙報時可以站在全局的角度。但需要注意的是，如果需要對項目中的某一方面進行專項彙報時，為了確保彙報內容的全面性和準確性，一般都會由具體的負責人來進行彙報。

二是彙報時要區分對象。常見的彙報對象有高層領導、直接領導和外部領導，其中高層領導指甲方機構的核心管理人員，直接領導指項目建設承擔部門、需求部門等相關部門的負責人，外部領導指甲方機構內的其他領導，以及其他機構的領導。在彙報時，應依據不同彙報對象對項目信息的需求，來採用不同的彙報形式。對於高層領導來說，其不需要了解項目建設的細節、也不需要天天聽取彙報，但需要定期了解項目的整體情況。因此，可以採用項目月報的形式，按月彙報項目整體建設情況，如果項目期限較短也可以縮短彙報間隔；對於直接領導來說，其不僅關心項目整體情況，同時也對工作細節的相關情況較為關注，所以通常會採用項目日報和項目周報的形式。其中按日彙報項目建設細節，按周彙報項目整體建設情況；對於外部領導來說，由於其與項目工作不具備直接的關聯關係，所以彙報內容主要以項目的概要信息為主。

三是梳理彙報的流程。對於甲方機構來說，項目工作的彙報流程是必須要注意的，通常採用由下至上的彙報路徑，如項目組成員、甲方項目經理、直接領導、主管領導，一般情況下不可以進行越級的彙報。這樣做的好處在於項目信息逐級上報的過程，也是信息逐漸積累的過程，有利於上一級領導對項目情況有更全面的判斷。但是反過來說，這樣的彙報流程也存在彙報路徑長、效率低等方面的不足。所以，甲方項目經理應依據項目的實際需要，制定有利於項目建設工作的彙報流程。

最後是規範彙報形式。彙報形式一般以文檔為主，在部分情況下也會採用口頭或會議彙報的形式。首先對於文檔彙報來說，分為日常彙報文檔和其他非日常文檔。其中，日常彙報文檔主要有項目月報、項目周報和工作日報，按照月、周、日這樣的固定頻率進行彙報，而且彙報頻率越高彙報內容就越詳細。非日常文檔一般用於非規劃的突發事項的彙報，如項目風險報告、項目延期報告等；其次對於口頭彙報來說，一般是在項目中出現需要領導及時關注的事項時，甲方項目經理通過口述的形式就項目實時情況向其進行彙報；最後對於會議彙報來說，主要是在項目完成階段性的建設時，通過會議的形式向所有相關的人員就建設成果和後續規划進行彙報。