PDCA搞定番茄時間管理法，簡單有力

聲明：本文系知乎+微信公眾號「番茄日曆」整理編輯，其中「番茄日曆1573法則」由微信公眾號「番茄日曆」獨家提出，在此公布，方便交流。

番茄工作法，就是每天開始時，進行計劃；設好25分鐘鬧鐘，從第一件事開始，專註完成；每天結束時，進行記錄和反饋；在兩者之間，進行對25分鐘周期循環的跟蹤，是一套典型的P（計劃）-D（執行）-C-（檢查）-A（糾正）流程。

如何實踐番茄工作法

番茄工作法有以下5個步驟：計劃、啟動、休息、記錄、反饋。

1計劃

列出計劃，做最重要的事，並立即行動。承諾是番茄工作法的核心，「今日待辦」是每天的承諾，所選出的事項應當具有可行性，工作的總量應當是你通常在一天之內能完成的。

每天早晨從「活動清單」中選出「今日待辦」，列出今天必須完成的三件事，再列出有閑暇時間可以完成的事，按照重要等級排序。確保一直在做最重要的事，不要陷入「小事忙活一天，大事一樣沒辦」的怪圈中。

在列計划過程中，預估領導會派哪些工作事項，積極地將事項拉入「今日待辦」表格，而不是被動地等它們來找你，建立好員工形象。

如果該事項需要7個以上的番茄鍾，拆分項目，步步擊破，降低連續番茄數過多造成的壓力感。

拖延症是現代人經常掛在口邊的詞，拖延一般有以下三種原因：

其他人強迫你做一些事，違背你的意志；

你給自己壓力，想要有完美的表現；

害怕犯錯誤或受批評。

壓力來自內部，而治療的良方是找到起跑線。比如我每次寫作或者閱讀，遇到一個攔路虎，就會停下來止步不前，造成拖延；或是想著還有更完美的方案，惦記怎樣才能做到「非常完美」；一些瑣事，比如打電話、發郵件、做家務等等，會越拖越久。尚未完成的事項會一直停留在我的列表中，一直停在我的腦海里盤旋，無意間浪費了很多精力。這其實是一種心理上的完美強迫症，總覺得我應該做好所有的準備工作、查好所有的資料後再開始。生活與考試不一樣，不是一切準備充裕後上戰場，而是要在干中學，在實踐中學。別考慮事項有多複雜，重要的是打開書本，打開文檔，開始、再開始。

2啟動

工作時一心一意，在25分鐘番茄鍾內，集中注意力處理「今日待辦」。開始前給自己定製目標，確立儀式感，進入好整以暇、正襟危坐、全神貫注的姿勢。採用倒數計時的方式，「還剩多少時間」比「過了多少時間」有趣得多。

番茄工作法只計算番茄鍾數量，就算最後期限迫在眉睫，我們也能花25分鐘專註於該做的事。別把把預估番茄數當作承諾番茄數，這樣會造成不必要的焦慮。

不要在番茄鍾進行時切換到另一項事項。記憶容量有限，每一次干擾都會使我們的大腦工作台上的原始信息丟失，找回它要付出昂貴的代價。

如果番茄鐘被計劃外的事項（外部中斷）或者頭腦中冒出來的想法（內部中斷）打斷，可以將其填入「計劃外緊急」一欄，避免真的被打斷，再接再厲，完成主要事項。為了避免每次收到新郵件打斷手頭的工作，可以每天分配兩個番茄鍾來集中處理郵件和瑣事。

如果番茄鍾進行一半，你當前的事項已經完成，就用剩下的時間進行「過度學習」，比如回顧和重複，提出改進意見或者新措施，直到番茄鐘響鈴。在每個番茄鍾內，收集過程指標（比如中斷次數）。

3休息

大腦需要一點時間來鞏固記憶、識別模式、做出結論。休息使大腦有機會吸收在上一個番茄鐘的所見所聞。休息時安心休息，完全放下工作，遠離任何挑戰智力的活動，讓大腦充分吸收過去25分鐘的腦力激蕩。在此期間，不打重要電話、寫重要電子郵件，不要做對下一個番茄鍾會造成額外壓力的任何事情。不要為了完成事項，在響鈴之後又多花5分鐘時間繼續工作，那樣會減慢下一個番茄鐘的進度。完成每4個番茄鍾後，進行階段性的15-30分鐘休息。在短期工作之間，用休息和獎勵作為點綴，能促使你全天保持一個可持續的步伐。

超時工作是一種短視的時間管理方式。如果能有一個可持續的步伐，工作效率會更高。

休息之後你要決定：是繼續進行同一項事項，還是切換到另一項。切換是因為重要程度有所改變，也可能只是因為上一項事項已經完成。

在實踐過程中，可能會遇到從休息回到工作時心智調整不過來的情況。針對這種情況，我們需要利用條件反射，讓習慣成為自然。比如我每天剛上班的時候，刷刷論壇和朋友圈，和同事聊聊天，還沒把心思拉回工作之前，時間就一分一秒地過去了。番茄工作法是以動作為導向的，扭啟番茄鍾是動作，遵守鈴聲是動作，填寫「今日待辦」表格是動作。我們需要通過番茄工作法訓練大腦，一啟動番茄鍾，就把注意力集中；一到番茄鐘響鈴，注意力就放鬆下來。

休息時間需要根據工作內容、工作場所和個人狀態而定，不一定要掐表，因為休息的目的是要在精神上做好準備，以啟動下一個番茄鍾。感覺疲勞可以延長休息。從更長遠的角度看，應當注重節奏。

4記錄

「記錄」階段就是在一天結束時收集全天工作流程的真實數據（比如「中斷數」和「完成番茄數」等），這些數據可用於每日回顧，以改進第二天的流程。

在分析數據時，可以分析以下兩點內容：第一，計算當日完成事項和「計劃外緊急」事項，評價自己的計劃能力和執行能力。如果有很多「計劃外緊急」事項，說明在計劃中漏掉了緊急不重要或者緊急重要的事項，是「定性預估」誤差，自己考慮問題不全面。如果經常當天完成的活動大部分不是「今日待辦」中的，計劃階段就不會有做出承諾的使命感，「活動清單」和「今日待辦」表格之間就沒有區別，兩張表都包括了一堆事項，都是今天可能要做的。第二，比較事項「預估番茄數」和「實際完成所用番茄數」，確定是高估還是低估了該事項的耗時。在以後做計劃中重新評估排序事項的優先順序和番茄數，或者預留出緊急事項的時間。

5反饋

沒有記錄就沒有發生，記錄才能回顧，回顧才能進步。番茄工作法需要預留一點晚上的時間做每日回顧，這些每日回顧工作，是改進個人流程的關鍵。每日回顧可以包括以下幾方面的內容：小確幸、成就、感悟和夸人，或者是按九宮格日記的方式，記錄願望夢想、健康飲食、財務金錢、家人朋友、資訊理論壇、書籍電影、工作學習、驚喜幸福等。思維導圖是理清聯想脈絡、服務長期記憶的極佳工具。

同樣，可以進行周回顧、月回顧和年度回顧，基於我們跟蹤記錄的事實數據，用這些指標調整進程本身，改善我們自己。正確的決策是意識和直覺之間的平衡，我們根據一段極短的時間內的經驗，從中提取真正重要的信息。這些判斷有效與否，完全取決於我們的經驗、專業訓練和知識，而非其他因素。真正的挑戰在於建立一種簡單、透明、具支持性、自我完善、有靈活性的進程。在正確的時間，以正確的方式作出瞬間決定，並據此採取正確的行動。正如古典和老師橙子學院文章中的一句話，「在反覆的回顧中，你才能知道自己當時的想像力出現了什麼偏差，而下次才能有更精準的預測，而精準的預測未來是自控力也是高效能最核心的技能，沒有之一」。

立即行動

番茄工作法看似簡單，但在執行過程中需要我們在一個番茄鍾內集中注意力，減少干擾，避免時間被碎片化，而且要學會堅持，持續耕耘，收穫番茄。有的人看了各種時間管理方面的書，學習各種方法論，但是一直難以開始，會變成「資料搜集狂」和「工具控」，糾結於選擇哪個app、什麼樣的記事本和內頁、什麼樣的記事方式、幾種顏色的筆等等。番茄工作法不需要大把時間處理數據，不需要專門的教練授課，也不需要啃專業術語，需要的只是立即行動。

每天要有一個承諾：一個番茄鍾，一個活動，一個目標。如果番茄鐘響鈴而任務還沒完成，這並不代表失敗，相反，這鈴聲在為你已連續地工作了一整段時間而喝彩。

番茄日曆1573法則

番茄日曆，一個將時間視作益友的公眾號。

運用著名的番茄時間管理法，規劃任務，提高學習專註度，以及工作效率。

番茄日曆提倡1573法則，幫大家對抗拖延，高效做事，讓時間呈現價值。

什麼是番茄日曆1573法則：

【1】每天1個番茄鍾，代表承諾1項任務；

【5】番茄時間管理的五個環節：計劃、啟動、休息、記錄、反饋；

【7】通過7個番茄鐘的訓練，即可掌握番茄時間管理法；

【3】倡導『終身學習』『價值時間』『分享進步』三個理念。