要熟練掌握的七個人生工具（SWOT、PDCA、6W2H、SMART、WBS、時間管理、二八原則）

05-10

工作後，我們往往發現時間由不得自己支配了。生活中被太多的瑣事牽累，似乎每天過的即疲憊又沒效率。如此，過一個有質量的人生，顯得尤為重要。

我們的人生是如此缺乏系統性，但願以下這些讓大家有所見聞和耳熟能詳的工具，能在新的一年裡重新被採用和實踐。

這些工具，都是經歷過千錘百鍊後得出的經典。甩掉窮忙標籤，系統規劃自己，也許你的明天將因此而不同。

一.SWOT分析法

Strengths：優勢
Weaknesses：劣勢
Opportunities：機會
Threats：威脅

意義：幫您清晰地把握全局，分析自己在資源方面的優勢與劣勢，把握環境提供的機會，防範可能存在的風險與威脅，對我們的成功有非常重要的意義。

二.PDCA循環法則

Plan：制定目標與計劃；
Do：任務展開，組織實施；
Check：對過程中的關鍵點和最終結果進行檢查；
Action：糾正偏差，對成果進行標準化，並確定新的目標，制定下一輪計劃。

意義：每一項工作，都是一個pdca循環，都需要計劃、實施、檢查結果，並進一步進行改進，同時進入下一個循環，只有在日積月累的漸進改善中，才可能會有質的飛躍，才可能取得完善每一項工作，完善自己的人生。

What：工作的內容和達成的目標；
Why：做這項工作的原因；
Who：參加這項工作的具體人員，以及負責人；
When：在什麼時間、什麼時間段進行工作；
Where：工作發生的地點；
Which：哪一種方法或途徑；
How：用什麼方法進行；
How much：需要多少成本？

意義：做任何工作都應該從6W2H來思考，這有助於我們的思路的條理化，杜絕盲目性。我們的彙報也應該用6W2H，能節約寫報告及看報告的時間。

四.SMART法則

Specific 具體的；
Measurable 可測量的；
Attainable 可達到的；
Relevant 相關的；
Time based 時間的；

意義：人們在制定工作目標或者任務目標時，考慮一下目標與計劃是不是SMART化的。只有具備SMART化的計劃才是具有良好可實施性的，也才能指導保證計劃得以實現。

@越臻諮詢特別注釋：

有的又如此解釋此原則：

——S代表具體(Specific)，指績效考核要切中特定的工作指標，不能籠統；
——M代表可度量(Measurable)，指績效指標是數量化或者行為化的，驗證這些績效指標的數據或者信息是可以獲得的；
——A代表可實現(Attainable)，指績效指標在付出努力的情況下可以實現，避免設立過高或過低的目標；

——R代表現實性(realistic)，指績效指標是實實在在的，可以證明和觀察；
——T代表有時限(time bound)，注重完成績效指標的特定期限。

五.時間管理-重要和緊急

A、重要且緊急 緊急狀況迫切的問題限期完成的工作你不做其他人也不能做 B、重要不緊急 準備工作預防措施價值觀的澄清計劃人際關係的建立真正的再創造增進自己的能力 C、緊急不重要 造成干擾的事、電話、信件、報告會議許多迫在眉捷的急事符合別人期望的事 D、不重要不緊急 忙碌瑣碎的事廣告函件電話逃避性活動等待時間 優先順序=重要性*緊迫性在進行時間安排時，應權衡各種事情的優先順序，要學會「彈鋼琴」。 對工作要有前瞻能力，防患於未然，如果總是在忙於救火，那將使我們的工作永遠處理被動之中。

六.WBS工作任務分解法

即Work Breakdown Structure，如何進行WBS分解：目標→任務→工作→活動

WBS分解的原則：
將主體目標逐步細化分解，最底層的任務活動可直接分派到個人去完成；每個任務原則上要求分解到不能再細分為止。

WBS分解的方法：
至上而下與至下而上的充分溝通；

一對一個別交流；

小組討論。

WBS分解的標準：

分解後的活動結構清晰；

邏輯上形成一個大的活動；

集成了所有的關鍵因素包含臨時的里程碑和監控點；

所有活動全部定義清楚。

意義：學會分解任務，只有將任務分解得足夠細，您才能心裡有數，您才能有條不紊地工作，您才能統籌安排您的時間表。

七.二八原則

巴列特定律：「總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的。」 按事情的「重要程度」編排事務優先次序的準則是建立在「重要的少數與瑣碎的多數」的原理的基礎上。

舉例說明：

80%的銷售額是源自20%的顧客；

80%的電話是來自20%的朋友；

80%的總產量來自20%的產品；

80%的財富集中在20%的人手中；

這啟示我們在工作中要善於抓主要矛盾，善於從紛繁複雜的工作中理出頭緒，把資源用在最重要、最緊迫的事情上。

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