讓你快樂地完成目標的時間管理法

在時間管理這件事情上，不得不說，努姐是一路踩著坑過來了。現在我用的是自己總結出的方法，儘管對我來說很有效，但不一定適合你。

作為一個工作很忙，有很多興趣愛好，以前還有嚴重拖延症的懶惰人類，我用這個管理法做了很多事情，而且最重要的是我不像以前那樣焦慮，覺得自己永遠在追趕。反而很放鬆，覺得充實而快樂。

現在，我在完成本職工作之外，一周健身4-5天，同時一個人更新公眾號，學韓語，每周讀1-2本書，還在構思寫一本小說。

明確時間管理的目的

首先，大家來回答一個問題吧：做時間管理是為了什麼？

我一開始做時間管理目標很明確：在儘可能少的時間裡完成儘可能多的事情。

前面說過，除了本職工作很忙，我還有很多興趣愛好，總覺得時間不夠用。

所以在接觸到GTD（Get Things Done）理論的時候，我特別興奮，覺得這就是解決所有迷惘和提高效率的有效方法，所以馬上就開始實踐。好像GTD是一根魔法棒，只要用它，我就能夠完成一堆自己想要做的事情。

然後我就進入了一路追趕進度條的狀態。

這是我曾經踩過的坑之一：把自己一堆想要做的事情列在每天的To do list里，每天疲於奔命地完成。用了一段時間我所認為的GTD之後，我徹底崩潰了。

我的心情一直在天平兩端震蕩：如果完成了，那一天心情很好。相信用過to do list的人都會有這種感覺——在每一條做完的事情上劃線，感覺爽爆了。而更多時候，因為安排的事情太多而完不成，就非常挫敗。接下來徹底崩潰，再後來就自暴自棄，完全放棄。

由於我以「單位時間內完成更多事情」為目標來做時間管理，無形當中，增加了自己的壓力。而GTD實際上應該是減少我們的工作壓力，讓我們工作生活地更好。

所以，要明確做時間管理的目的是什麼。

現在，對於我來說，時間管理的目的是：

1． 盡量把時間用在對自己有價值的事情上。

2． 減少無效的時間浪費。

把事情按價值和重要性進行分類

【有價值】因為每個人的標準不一樣，所以這個要靠自己去判斷。

以努姐為例，對於我來說，有價值的事情是：

• 可以獲得相應的經濟效益（e.g 工作）
• 可以幫助我自我提升 (e.g 讀書、學一門技能)
• 可以讓我開心 (e.g 畫畫、和朋友聚會、看電影、讀小說)

而除此之外的事情，對我而言都是無價值的。但對我無價值的事情，對別人則不一定。

比如:對於我來說，無效社交是和刷朋友圈無價值的事情，但對於很多社交達人來說，社交對他們來說就是很有價值的。

【重要性】則是跟價值大小密切相關。

還是以我為例，對我來說，重要性的分級如下：

1. 能夠幫助我提升
2. 可以獲得經濟效益
3. 可以讓我開心

當然在這三項中，也仍然有重要性的分類，這個也是每個人有不同標準：有些人會認為閱讀比學語言重要，而另外的人覺得學樂器比學語言重要。

這裡有一點要注意：有無價值和重要性高低都是自己界定的，沒有對錯高下之分。

明確自己的可用時間

前面說了，我在一開始接觸時間管理的時候，進入了兩個誤區：

• 盲目追求單位時間裡的效率
• 錯誤估計了自己的可用時間

就像前面說過的，我把所有除了工作睡覺之外的時間，全部用來做to do list上的目標項。

但實際跟理想總是有差距的：每天總有各種各樣的事情，比如打掃衛生、整理房間、叫外賣、很久沒見的朋友約聚會等等，會打斷排的滿滿的to do list，然後就會挫敗和焦慮。

相信很多姑娘都有約會遲到的經歷，約了下午1點半，覺得自己一個小時能搞定出門，但往往會花一個半到兩個小時，結果每次都遲到。其實這就是錯誤地估計了自己的可用時間。

所以，在做時間管理的時候，有一個很重要的概念——「時間冗餘」：給自己留出一定時間的空閑時間，可以用來應付意外情況(e.g計劃做1個小時運動，結果做了1個小時20分鐘) 或做點效率不高的事情（e.g給自己做頓好吃的），反而效率會更高，也會更輕鬆。

五色周計劃時間管理法

一般來說，我會以周為單位來進行時間規劃。

因為有一些事情是要花費一長段時間的，比如學習語言，可能會需要1年多乃至更久，需要分解到短期；而有些事情不需要每天都做。那以周為單位讓我能夠更合理地去安排各項事情。

我通常會對自己在一周內的事情按不同顏色做分類，一周的時間安排就像五色圖。

【目標項】通常來說是最重要的事情，往往都是長期計劃，所以它的優先順序是最高的。

這裡有個關鍵點：要對目標做出取捨。

原因如下：

1. 時間是有限的：除去必要項，如工作、睡覺、吃飯之外，每天可以自由支配的時 間只有那麼幾個小時。

這就是前面提到的「明確自己的可用時間」。

2. 時間是有機會成本的：學1小時語言，那這1個小時就不能用來健身。

所以，必須對目標項做出排序：優先順序高的一定要做，優先順序低的放棄。對於優先順序高的安排更多時間。

以我目前的情況為例，我一周的目標項中優先順序最高的是健身，其次是公眾號更新，接下來是學韓語和閱讀，最後有空閑時間才是寫小說。

所以，一周當中，我會安排4-5天早晨做運動，周一和周三晚上寫公眾號文章，周二和周四晚上學1個小時語言，讀1小時書，周末閱讀半天，花2-3小時構思碼字。

在剛剛開始做時間管理的時候，更好的方法是：一段時間只安排1-2個目標。

比如一周只安排健身和閱讀，或者一周只安排學語言和健身，每一項安排1-2個小時，一天的整塊空餘時間就被瓜分完了。

對於目標項，我通常的做法是最先做這件事，比如早上起來健身，晚上下班吃完飯就開始閱讀。像閱讀、學語言這些目標，還可以利用「碎片時間」，比如說通勤的路上、等吃飯的間隙。

以這個月來說，《時間簡史》這本書，我就是在通勤的路上看完的。

【必要項】這是每個人都不能避開的，比如工作、吃飯、睡覺、搞個人衛生等。

除了自主創業和自由職業者，他們的工作時間可以由自己安排。而對其他人來說，工作時間至少是8個小時；而睡眠的時間也必須保證……所以這部分時間是不能妥協的。

這裡要提醒一點：不要犧牲睡眠時間來做目標項。

這也是我在做GTD之初因為目的錯誤而犯的錯誤：每天給自己安排好幾個目標項，比如一天工作結束之外，每天健身1個半小時，學1小時韓語，還想著碼字及閱讀，發現根本做不完，然後就壓縮睡眠時間。

當然，有些人是短睡眠者，這不在我們今天的討論範圍之內。

【娛樂項】因為我們從小受到的教育，看電視、跟朋友出去玩等等娛樂活動都被當作「浪費時間」，但在我看來，恰恰是這些娛樂項，讓我們的生活多姿多彩，為我們補充活力，才能更好地去完成自己的必要項和目標項。

畢竟沒有人是能夠一直工作、學習、只著重提升自己而不需要任何娛樂放鬆的機器人。

對於娛樂項，我的做法是把它安排在固定時間段。比如說周五的晚上花兩小時看一部電影；周末拿出半天時間跟朋友聚個餐，去看個話劇。

【瑣碎項】那些不重要但又得抽時間去做的事情，通常它們佔用的時間不長，一般幾分鐘就能解決。

GTD裡面對這種幾分鐘就能做完的事情給出的建議是「馬上去做」，但這個對我不是特別適用，尤其是當我正在全神貫注做一件事情的時候，突然來了個別的事情，如果我放下手頭的事情去做了那件事，回頭再進入狀態還蠻困難的，容易打亂我的整個節奏。

所以，對瑣碎項，我的狀態基本上都是先不管它，等手頭事情做完了，再留出15分鐘，連著休息的時間段做。比如我在寫工作方案的時候來了個電話，我通常都不接，等工作了1個小時，去倒水喝的時候回電話；或者學了1個小時語言，我會去洗個蘋果，順便回回郵件。

【無效項】這一類是最可怕的時間黑洞，往往我們還不會察覺。你一定遇到過這種情況：覺得自己沒幹什麼事，但不知不覺就到睡覺時間了。

對於無效項，我的處理方法是：盡量不做，如果一定控制不住自己的話，那就找個時間段集中做。比如我會每天中午吃完飯散完步，在下午開始工作前刷15分鐘朋友圈。

（注意：無效項有個很可怕的地方，就是容易控制不住，一干就停不下來，比如說刷朋友圈微博啊，和別人微信聊天啊，刷淘寶買買買啊，所以千萬別在睡前做，非常容易刷著刷著就熬了夜。)我選擇下午開始工作前做這些事兒，是因為工作可以強制自己擺脫無效項的干擾。

總結一下，五色周計劃時間管理就是：

簡易版周計劃時間管理

有的同學說：努姐，你那個五色周計劃好麻煩哦，我不喜歡把事項分的那麼細。

那也沒問題。

我有個朋友對我的時間管理方法做了個簡易版，我覺得對於剛剛開始做GTD的同學和不喜歡時間安排太嚴謹的同學，應該比較適用。

她對於時間的安排是這樣的：

必要項前面說過了。

【Boss項】最重要的目標項；只此一個。

時間安排：只要完成了「必要項」和「Boss項」，剩下的時間隨意安排。

就算把剩餘時間全花在了無效項上，也不要心存愧疚。畢竟，已經完成了這周最重要的事情了嘛。

最重要的——找到自己真正喜歡做的事情

有些同學會說，集中精神做一件事情好睏難哦。努姐，你是怎麼做到看一整個小時書的？我總是學一會兒就想去刷朋友圈。

其實，我們會發現一件事情：對於我們真正喜歡做的事情，我們不需要動用意志力，就能集中精神效率奇高地完成。很多男生愛打遊戲，經常廢寢忘食，所以對這種感覺應該很熟悉。

對於我來說，我的工作跟人溝通交流很多，是我喜歡做的，而閱讀、碼字、學語言也都是我非常非常喜歡做的事情，所以經常會意猶未盡。所以為了避免自己超時做一件事情，我往往會定個番茄鍾，每做30分鐘就停下來15分鐘，休息外加瑣碎項處理。

如果真的忍不住要去刷手機，就把手機關機或者放到看不見的地方吧，不能抗拒誘惑就遠離誘惑唄。

找到自己真正喜歡做的事情，自然而然就會安排出時間去做了。

有些同學說，努姐努姐，我也想做時間管理，但實在太懶，這該怎麼辦？

那我真的幫不了你，畢竟懶癌晚期是沒得治的嘛……

今天就醬吧~

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