第二課 正確地收集和掌握信息

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你好，我是耳聽西湖，歡迎收聽我的年終特輯，如何成為公文總結高手

今天我們來講第二節課，正確的收集和掌握信息。

上一課我們一直都在談意識。這一節我們將正式進入總結的實際操作部分，也就是如何搜集資料。

搜集資料在寫作當中非常重要。

我們還是再來回顧那兩個單詞，總結叫做summary，回顧叫做review。上節課我們已經非常詳細的介紹了兩者之間的細微差別。無論是總結還是回顧，我們都需要建立在一定的歷史素材之上，不能憑空想像。

你可能會覺得現在互聯網這麼發達，搜索資料其實並不困難，但是我要告訴你的是，可能你真的不懂如何去搜索資料。如果你不相信，或者說，如果你已經在百度上進行過搜索，你會發現非常痛苦。

比如，我們在百度搜索框中輸入「民主生活會對照檢查材料」。你會發現我們的搜索頁面會彈出大量的廣告、百度文庫，以及許多不相干的資料。你就不得不從這些海量的資料當中，一個一個進行篩選。

所以我們在搜集和掌握資料時，必須要把握三個要點。

第一個要點，互聯網搜索需要提前介入。

雖然說當前我們的互聯網已經發展到人工智慧的階段，但也並不是我們想要什麼資料，電腦就能夠為我們提供什麼資料。

過去我們因為資料太少，往往會造成信息不對稱，找不到資料。如今，當信息爆炸之後，我們身處信息洪流當中，反而因為信息量太多，又造成了新的信息不對稱。

要在信息海洋中，搜索到我們想要的信息，就不得不提前介入工具和方法。如何使用百度搜索，其實在網上已經有非常詳細，而且介紹全面，這裡我就不一一向大家進行介紹。其中很多搜索技巧，請大家自己在網上進行學習，能夠盡量的幫助大家縮短搜索範圍，提升搜索效率。

那麼我們該如何去搜索到我們想要的信息呢？當前我們的信息很多，其實並不是我們想要的信息很多，而是因為出現了大量我們不想要或者低質量的信息，這些信息我稱之為垃圾信息。比如說很多百度文庫當中的文章，比如一些公文秘書網站上的文章，這些文章往往因為是流水線產出，或者是一些不負責任的編輯進行了簡單的粘貼複製，往往質量效果內容都不是很好。如果你簡單借鑒，那麼結果就只有一個，那就是找死。

我們就必須要去思考一個問題，就是在什麼樣的網站上，他的信息才是謹慎小心發布，而且又十分權威的呢？

相信大家，心中會有答案，那就是我們的政府網站。一般而言，對於政府網站所發布出來的信息，公開出來的信息，都是經過上級領導批示，通過層層審閱檢查所發布出來的信息，不會隨意的發布一些花邊新聞，或者發布一些質量不高的文件。

如果大家對於計算機，或者對於互聯網技術有一點常識或者了解的話，大家都會有一個非常清晰的認識，那就是在我們國家所有的官方的政府網站都有一個gov鏈接標識。gov也就是代表我們的英文名goverment，也就是政府的意思。這是我們國家所有政府網站必須要進行註冊的網路地址。所以我們在搜集信息的時候，僅僅只需要在我們搜集信息的關鍵詞之後加上gov即可。通過簡單的加入這三個字母，就能夠極大的提高你的搜索信息的質量。儘快的排除掉你所不需要的內容。

當然你要說老師，這一個gov可以解決我所有的信息搜索的煩惱嗎？我的回答是，不可能。原因非常簡單，對於一家單位，它的核心信息，都不會在網路上進行公開。

當然也有許多領導的重要講話，在公開場合她也能發布出來。在許多的官方網站，都會有一個欄目叫做領導講話。在這個欄目下面，如果你細心留意的話，就會找到非常豐富的高質量文章。

但這裡僅僅只是告訴你，如何利用互聯網來收集我們所需要的一些素材和資料。互聯網上的素材和資料，我們僅僅只能夠進行簡單的參考，不能作為我們最終的框架和寫作內容。我們更多的還是需要依靠單位自身內部的真實素材來進行撰寫。

第二點，針對單位內部的資料搜索，我稱為有序推進。

對於單位內部的總結材料搜索，包含著非常大的學問。

我們很多人往往在寫工作總結的時候，得到任務後，馬上就埋頭開始苦幹。這其實是一件風險非常大的事情。假如說埋頭苦幹一個星期，好不容易憋出了8000字的文章，結果送到領導，領導只是一句，寫的什麼玩意，給我重新再寫。那麼你這一個星期的工作就付諸東流。

風險最小的方式就是在一開始的時候，就將自己的總結任務跟最主要的領導進行彙報，比如說一把手。

這樣有一個非常大的好處，那就是往往一把手會對今年的工作總結，工作重點有一個自己的認識。如果在未經他允許的情況下，寫出了他不認可的工作重點和亮點，那麼你的文章自然會成為一堆廢紙。所以我們第一步就需要到一把手那裡向他彙報，諮詢他，領導我們今年的總結該怎麼寫？請問您有哪些想法？你有哪些需要重點突出講道的內容，您需要寫一個怎樣的框架？

面對這樣的情況，如果是一位無為而治的領導，他會告訴你，按照你自己的想法去做就行，我這裡無所謂，如果對於那種比較強勢的領導，他會把自己的想法1234全部告訴你。這樣就大大降低了你寫作的風險，同時會給領導一種，你非常謙虛，好問的性格特點和工作風格。

得到領導的最高指示，我們的第二步就應該馬上去對過去的總結進行回顧。

特別是，如果你是一家單位的新人，你就更加需要對過去以往的總結進行全面的回顧。充分了解和掌握過去這些單位總結所需要體現出來的工作重點、寫作風格。當你掌握好過去的工作總結特點的時候，那麼就來到了第三步。

第三步，下發通知要求下級單位或者下級部門撰寫工作總結。

很多同學會問在這裡為什麼下發通知不能作為第二步呢？

這個邏輯其實是非常清楚的，我們在對下級單位或者下級部門下發任何通知的時候，都必須建立在一個前提之上，這個前提就是我們要充分的掌握信息，假如說你對於身邊的信息都沒有掌握，貿然下發通知，如果搜集上來的工作總結材料不符合想要達到的效果，那麼你可能會要求下級單位和部門進行返工。而這個返工所造成的成本，下級單位和下級部門都是不願意承擔。這會對你工作的形象產生重大的影響。

所以，我們必須要確定領導的意圖以及過去的寫作習慣，掌握全面信息後，梳理了你自己的思路和要點，最後才下發通知，要求大家按照這樣的思路進行材料的準備。這樣才能夠達到萬無一失。

那麼完成了這三點之後，我們還有最後一點需要完成，那就材料進行分解。

第四步，材料分解。

那麼如何進行分解呢？在這裡我向每一位學員都推薦使用了思維導圖這個工具。思維導圖它並不是速記或者是整理筆記的工具，思維導圖，他是整理思維的工具，它會讓你對於每一個部門，每一家下級單位，都能夠掌握他們今年的工作亮點，從而能夠形成你最終的文章框架。那麼思維導圖該如何具體使用？有興趣的同學可以參加我的公文寫作培訓課程進行實際的演練。

那麼接下來我簡單的為大家介紹一下如何使用思維導圖。

第三點，庖丁解牛分解材料。

我常常將公文寫作當作煮飯炒菜。前面的兩點其實就是我們上山摘菜。所謂巧婦難為無米之炊。寫作水平再高的人，如果沒有素材，他也很難寫出漂亮的文章。

當我們米和菜都有的時候，我們該如何去準備呢？那麼這個時候我們就需要對這些菜進行清洗和切菜。

所謂的清洗就是將一些不重要的無關的信息素材全部剔除掉。而切菜就是要將我們的所有的材料進行模塊化的準備，能夠清晰的知道自己所需要的內容都按照模塊儲存在那裡，隨時能夠被自己調取和使用。

要做到這兩個步驟，光靠你自己的大腦是無法完成的，需要藉助工具來進行完成。這個工具就是思維導圖。

從微觀上來說，我們需要對於每一篇材料，通過思維導圖進行清洗和分解。從宏觀上，用思維導圖構建我們的文章的主體框架，梳理出我們文章的主題脈絡。

這就好比我們首先必須要確定今天要炒什麼菜，才能去買什麼菜，才能切出什麼樣的菜，才能知道怎麼樣去切。

那麼在分解材料的時候，我們還需要非常注意一個關鍵的地方。那就是很多學生在使用思維導圖的時候。分解材料會不加思考就進行分解。如果我們要保持公文寫作的技巧日益精進，就必須要在思維導圖分解過程當中有所思考。在任何分解的時候，明確自己寫作的主題和方向，這也就是莊子在庖丁解牛當中所闡述的，提刀而立，為之四顧，為之躊躇滿志，善刀而藏之。也就是說，要求我們能夠再拿刀解牛的時候碰到難點，要及時停下來去思考，我們該要如何去做？

當然，公文寫作是一項非常強調實踐的技能。這些工具和方法需要我們通過自己的實戰去進行不斷的演練才能夠掌握。

大家在演練的時候最好能夠找自己的上級或者身邊寫作能力較高的朋友，幫助自己檢閱自己查找出來的要點和框架。這樣才能夠幫助自己有目的的刻意練習。

好了，總結一下這一節課的內容，你在搜集資料的時候，對待互聯網的資料必須要進行提前介入，精準判斷才能夠縮小範圍，找到合適你的資料。

對於單位內部的資料，你必須要掌握工作的方式方法，確定一個合適的資料搜索邏輯才能夠得到你最想要的資料。

在資料分解的時候。我們必須要藉助思維導圖這一項工具來幫助你清洗數據、分解結構。

好的，這堂課就到此結束，下一節課我們將為大家介紹，如何跳出記流水賬總結的怪圈。

請跟我一起進入下面的內容。

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