4. 項目整體計劃

4.1. 項目計劃的意義

我們知道，項目整體計劃是對整個項目建設過程中所涉及到的各項工作的規劃和安排，同時還明確了各項工作對應的建設目標和資源配置要求，其內容主要有：工作的開始和完成日期、相互之間的關聯關係、需要投入的人員以及對應的產出物等。它通常由甲方項目經理負責編製，其在項目正式開始前基於自身的工作經驗，並依據項目「完成」的定義和項目的規模，以時間為維度來對項目相關的各項工作進行合理的規劃和安排，從而形成了項目整體工作的時間表。

甲方項目經理在編製項目整體計劃的時候，一般不需要對工作的細節做太多的考慮，其只需關注項目建設中關鍵性的、里程碑式的工作即可。這是由於以下兩個方面的原因，一是在相關工作正式開始前，很多工作細節都不是很清晰，無法所以對其進行具體的規劃和安排；二是在項目建設過程中，負責具體工作的人員將會依據項目的整體計劃和實際情況，來對具體工作制定相應的執行計劃，如業務調研計劃、開發計劃、測試計劃、市場推廣計劃等。可以說，這些具體工作的計劃是項目整體計劃的子計劃，是對整體計劃的補充和完善。

項目整體計劃是整個項目組成員共同認可的工作實施計劃，所有的項目工作都將會按照它的規劃來進行。對於甲方項目經理來說，其項目管理工作中最重要的職責之一就是通過整體計劃來對項目建設的整體進度進行管理，以確保項目建設工作可以按計劃正常的開展。

4.2. 編製項目計劃

項目計劃一般包含以下幾個方面：工作類型、工作明細、開始日期、結束日期、前置工作、參與主體和產出物等。其中工作類型是對項目工作的分類，工作明細是對相應項目工作的詳細描述，前置工作指開始這項工作前必須完成的其他工作，參與主體指完成該項目工作所涉及到的項目組成員或相關角色。這裡需要注意的是，開始日期和結束日期的表示方式有2種：一種是採用XXXX年XX月XX日的方式；另一種則是在項目工作正式開始的時間未確定的情況下，用「T」來替代項目開始時間，後續工作對應的時間都採用「T+N」的方式，「N」為從「T」日開始的天數。

甲方項目經理在編製項目整體計劃時，通常採用「由細到粗、由近及遠」的方式，即在制定計劃時，優先梳理近期的工作然後再梳理遠期的工作，其中近期工作通常會比較具體、清晰，可以明確具體的負責人，時間維度以天為主；遠期工作則相對粗略一些，只要列出主要、重點的工作即可，時間維度通常為周或月。這是由於遠期工作相較於近期工作來說，其具有更大的不確定性，且更容易受到項目內、外部因素的影響。因此，為了確保整體計劃的權威性和有效性、避免不必要的調整，甲方項目經理在制定項目計劃時，通常不會一次性的將計劃制定出來，而是會依據項目建設工作的開展情況，不斷的對項目計划進行相應的調整和細化。

依據筆者的工作經驗，甲方項目經理在編製項目計劃時，可以採用以下的流程：首先將項目建設工作中的里程碑按順序列示出來，如需求分析、產品設計、代碼開發、功能測試、上線部署等，標明每個裡程碑的關鍵產出物；其次確定里程碑之間的依賴關係，再依據項目「完成」對時間的要求，確定每個裡程碑的開始和完成時間；最後在里程碑下補充具體的項目工作及產出物、依賴關係和時間安排。示例如下表4.1：

表 4.1

4.3. 常用的工具

筆者在編製項目計劃時，常用的工具主要有2種：Excel和Project。其中Excel是微軟辦公套裝軟體的一個重要的組成部分，它可以進行各種數據的處理、統計分析和輔助決策操作，廣泛地應用於管理、統計財經、金融等眾多領域；Project也是由微軟公司提供的通用項目管理工具軟體，不僅可以快速、準確地創建項目計劃，而且可以幫助項目經理實現項目進度、成本的控制、分析和預測。

對於甲方項目經理說，在編製計劃時會因不同的應用場景而選擇不同的工具：首先在編製、維護項目計劃時，一般會使用Project，這是因為其作為專業的項目管理軟體，可以為項目計劃的編製工作提供極大的便利，有利於提升編製工作的效率；其次在對外彙報項目計劃時，則會使用Excel作為計劃的載體。這是因為Excel作為常用的辦公軟體，絕大多數人員的電腦都有安裝，不會發生項目計劃文件無法打開的尷尬。這裡需要注意的是，為了確保2個版本項目計劃的一致性，Excel版的項目計劃應當通過Project的導出功能來獲得。