教你從零開始搞展會

10年前還是半大小夥子的時候，在工業品行業待過了自己最年輕的5年，回想起在夕陽下的奔跑，那是我逝去的青春！

不過前段時間聽聞老東家和立邦達成戰略入股了，也算變相上市了，在這個行業里真正脫穎而出。

雖然是工業品，並不意味著就會丟掉品牌，只是和大家所熟悉的快消品不同，工業品的品牌營銷針對的是特定行業的機構用戶，相對來說其實用戶定位、市場定位更加精準。

當年在市場部門每年最重點的工作之一，就是負責全國的展覽策劃與執行，所以匯總一些自己對於操盤展會的經驗。因為每行每業其實都有展會，不同行業、不同企業在操盤展會時在具體的策劃、創意、流程等細節都會有極大的不同，本文更多的是針對執行角度，讓對展會比較陌生的朋友能夠有個初步的概念。

1、展會適合什麼行業

目前主流的展會，主要針對的是3個方向：

1、B2B的企業採購：比如原材料、機械，主要是方便上下游廠商一起探討技術、體驗產品，並達成交易；

2、渠道拓展：主要是拓展經銷商、加盟商，如每年3月在廣州舉行的傢具展，主要就是開發國外、國內的經銷渠道；

3、零售：比如婚博會、家裝節，主要是方便本地市民來集體採購。

2、調研與立項

收集資料

展會名稱、舉辦時間、展館數量、參觀人數、參展品牌名單、展位分布圖、展位價格、戶外廣告形式、廣告報價。

打電話給組委會的相關人員，一般都可以收集的到。越詳細越好。

考察現場

用名片換或者買一張參觀證，名片的話一般要求是本行業的，參觀證的話展館入口大把的人賣，你要捨不得這幾個錢，看完後出來還可以賣個回收價。

考察時注意自己的競爭對手及業內可以排在前幾名的客戶，他們的展位位置、面積、展廳設計、主推產品及業務，最好是拿幾份他們的資料，不過一般是要渠道商才給，這時可以假稱名片發完了，隨便填個路人甲的聯繫方式，一般也拿得到。

立項

通過收集資料和考察現場，再和銷售部門的同事聊聊，一般可以得出這些展會值不值得參加，哪幾個展會效果好，哪些只是徒有虛名。

這時基本上可以確定下年度具體參加的展會名單了。

3、預定展位

展位的預定可以直接找組委會的相關人員，一般至少提前6個月，如果特別火的展會，提前9個月乃至1年都是有可能的。

有些不錯的展會，行業里的大佬是固定要參加的，基本最好的位置你花錢也拿不到。

展位的劃分一般分為兩種：特裝、標準。

特裝就是給一個空地，由參展商找搭建商根據設計方案來進行全新搭建。

標準就是組委會提前搭好3*3的標準大小的格子，可以多要幾個也行。主要是方便那些不需要多大面積，也沒錢搭建的參展商。

一般標準展位都是在最差的展館，或者在展館的邊角位置，最好的展位肯定是留給特裝的。

選擇展位的標準：面積、位置、鄰居

※面積

肯定是根據自己的預算來定，不過儘可能在預算夠的情況下選擇最大的。因為屆時幾十幾百家品牌濟濟一堂，面積的大小可是會無言中暗示品牌的實力。展位面積變大容易，變小難。如果突然變小了，上游供應商、同行競爭者、下游渠道商都會私下打聽，你企業是不是有變化了。

※位置

如果大的展會，有可能有10個以上的展館，在選擇展館的時候，盡量選擇前3個，因為展會的人流動線都是有標準的，很多老參展的客戶，都會知道哪幾個館是最優秀品牌集中的館，會直奔而去。意味著這幾個館的流量也是最高的。

選好展館後，選擇展位也是有講究的，一般要選擇主過道、次過道的位置，這幾個位置人氣最高。不要選擇進門第一個位置，一般參觀的客戶進門後注意力不集中，而且後續有更多的展位可看，所以第一個會走馬觀花的看看，所以展位選擇而言並不是第一就是最好的。

※鄰居

如果你的品牌並不是行業最好的品牌的話，傍大款是一個很好的選擇，因為大部分機構用戶如研發人員、採購人員一定會去行業知名品牌的展位去看看。而緊靠大牌能夠借大品牌的勢能。如果是借勢，一定要選和大品牌平行在同一條動線的，如果是層級靠後的話，借勢就會弱很多了。

展位位置權重：紅色>綠色>灰色

4、策劃展覽方案

明確目的

具體就是明確推產品、技術、招商、品牌展示，並不是說推產品就不推招商，而是說以哪個為主。因為在展位呈現的元素、展廳設計方案、人員物料安排等方面會有所側重。

確定展會吸睛點

參觀者走在擁擠的人潮中，手裡提著各種資料，兩側傳來轟鳴的音樂、雜談、廣告，宛如一個巨大豪裝的菜市，如何在如此喧雜的環境中，吸引目標受眾是主策團隊必須花最大力氣去解決的問題。

一般吸睛點是要根據展會目的來進行深入挖掘、創意。如果像一些展商請兩個裸女展示下人體彩繪，這就落入到low品牌的境地了，也許圍觀拍照的多，但是吸引的不過是大家心知肚明的關注，而你的目標受眾就算被吸引了，也估計只記得拍照，忘記進來看看你的產品了。

通過對最重要的元素進行創意，比如最大、最小、最貴、最有技術、最好看、最可愛、最值錢、最有反差、外國獲獎、掛到空中、視覺集中、強調體驗、進行誇張等等手法，對其進行演繹，抓住參觀客戶的眼球。

就以我當時從事的油漆行業，舉個例子，有家品牌強調環保，直接打出可以喝的油漆，當然這有點扯淡和吹逼了，因為畢竟再環保人們也不可能把油漆當水喝，但是在展會上確實打出了知名度，參觀的業內人士都有發現了這個品牌，並將這個訴求點或正面、或反面的進行了討論。

如果強調技術，則可以將具體的機械或者試驗設備搬到展廳現場，通過邀請客戶現場體驗、參與測試、感受產品，這樣身臨其境的良好體驗，會直達推廣的目的。其實這個和每年chinajoy的遊戲試玩是一樣的玩法。像車展也是一樣，將自己品牌的主打款產品搬上展台，市民直接可以看到車的外觀，同時還可以排隊參加親自試車的體驗。

細化方案

※分工

展會籌備，要準備的各種項目太多，做為主策人員，一定要把工作分出去，自己僅僅作為主導者、協調者、跟進者的身份，才能做好一個大型展會。你讓公司的同事閑著，他們並不會感激你，反而閑得發慌的他們有更多的時間來挑你的刺。一旦展會出了啥問題，包管他們會在午休時間嗑著瓜子說你的閑話。

因此專門成立一個展會籌備組是第一件大事，就是把你們的總裁總經理拉進來做大旗，然後根據展會的需要，把技術研發、產品管理、市場開發、客服、行政、採購都拉進來。技術、產品負責準備資料、樣品、現場互動講解，市場負責邀請經銷商、客戶、現場接待，客服負責跟進客戶、訂房訂車訂餐，行政負責訂餐、前台接待、布展撤展，採購負責物料採購、供應商談判。各自負責各自的工作，個個背任務，人人有指標，成功有獎，失敗全罰，這樣才能調動積極性。

※物料

包括類（現場發放的宣傳品、現場陳列的展架易拉寶之類的廣告品、贈送給客戶的小禮品、展示產品或樣品、僱人巡遊的服裝人偶手舉牌）。宣傳品廣告品提前一周製作完成即可。小禮品要看具體方案，有些需要專屬開模或者其他耗時工藝的需要儘早提前製作。展示產品如果是實物直接從公司現成庫存準備，如果是半成品需要加工的最好根據生產期提前準備，如果涉及到良品率的，必須多準備幾套，不然現場它就敢死給你看。

產品如何陳列：如果是小件產品，需要設計堆頭、展櫃，或者利用展廳牆面做陳列。

※現場廣告

展會現場廣告主要分為場外廣告、場內廣告兩種。場外廣告主要是展館方準備的大型樓體廣告牌、臨時桁架廣告牌、氣球、條幅、刀旗、室內廣告牌等，這些都有標準廣告價格，可以找組委會要，如果你要的多一般可以談價，但是價格都比較貴，說實話效果普通。

場內廣告主要是靠展位、人員地推、資料發放、禮品、現場活動等形式，如果你能準備一個又大又牢靠的袋子，讓大家用來裝資料，我估計你會是這個展會最大的亮點，不過這個想法最近幾年大家都學起來了，有廠商已經開始送拉杆箱。

其實展會還是要靠產品和技術的硬實力，因為參觀展會的大家都是業內人，花招只能吸引一下眼球，肚子里是不是有貨，一眼就看出來了。

至於組委會的展會冊子硬廣、軟廣，個人認為意義不大，看的人少，有錢就可以投。

※公關

這一點作為工業品來說，至少前些年都還不太關注，很多廠商都把大量費用放在廣告費上了，不過這也和一些行業的專業媒體不夠發達有關。現在互聯網媒體這麼發達，根據展會方案提前準備一些公關稿，投放在行業媒體、慧聰阿里、微信群里，其實還是很有作用的。事後針對展會現況、展出的新產品新技術等，做一個全方面的介紹，讓沒有能來到現場的客戶也能了解詳細。

※活動

展會活動主要分兩種，一種是組委會有專門準備的交流會，一種是在展廳現場開展的活動。

交流會一般是需要在報展會的時候就要有溝通，準備好議題，根據需要的廳的大小，對應不同的費用。組委會在展會發放的展廳布局、展會流程的小冊子上，會印上你打算搞的交流會時間、地點、議題，有興趣的客戶就會來參加活動。

現場活動又分為發布會、論壇、演藝活動、展示活動、互動活動等幾種。發布會、論壇比較簡單，主要是主持人、嘉賓的流程、講話稿要提前寫好。演藝活動都是提前有排練好的節目，籌備期間就提前預選好即可。展示活動主要是模特與產品的互動，提前做好模特準備工作即可。互動活動則比較複雜，因為活動形式很多種，不好一一說明，但需要注意的是一定要做好環節預演工作。

演繹人員：現場節目需要確定節目、人數、表演者、服裝、造型、道具，一定要看錶演現場視頻，並且確定就是視頻中的表演者，不然有可能發生現場演砸了的情況。如果是模特展示需要提前選好模特、妝容、禮服、飾品、高跟鞋。

※環節預演

如果展會上需要在舞台上表演節目、演講、展示，或者有大量的用戶體驗項目，最好在策劃時就對表演的流程、環節進行預演，因為時間限制、效果限制、銜接順暢度等關鍵性的指標，只有在進行預演的過程中才會發現。

用戶體驗項目一定要計劃好用戶等待、排隊的時間和區域，包括用戶的禮品、如果排隊過多如何解決、發生失序事故如何應急處理。

※安全防範

設備是否會發生漏電、倒塌、損壞等事故，包括如果發生如何處理。如果發生火災，小火如何處理，火勢迅速蔓延又如何處理。

※費用預算

整體方案出來並獲得負責老總的確認後，需要製作一個費用預算，包括所有展會的相關費用，也不用特別明細，基本精確到千即可，留個臨時其他費用以作不備之需。這個表主要用於控制費用，需交到財務部門存底。

5、設計展位、報價、確定供應商

特裝展位

※聯繫展位設計公司

如果是第一次做展位，可以直接找組委會要展會公司聯繫方式，如果是參加過展會，一般都有展會公司人員來收集聯繫方式，會主動聯繫詢問。

組委會每次都有2-3家正式合作展會公司，他們做搭建時有一點便利，如搭建資質、入場、電等，自己找的公司也能做，稍微麻煩一點而已。

※展廳設計

設計前要和對方客戶經理或設計師溝通到位，給出展廳位置圖，根據展館、動線、面積、特殊要求確定展廳主要朝向。

根據品牌logo確定展廳整體主色調。

根據品牌風格確定展廳設計風格。

根據預算確定展廳結構、用材等。

根據展覽需求設計特定的結構、展覽道具。

一般展廳主體結構由門楣、天花、主牆、支柱、形象牆、接待台、地台、LED、展示櫃、燈光等部件組成。

展廳材質根據設計方案可以是金屬、木質為主，搭配布藝、裝飾板，也有刷塗料的。

如果方案中涉及到一些特殊的物品，一定要和設計師確認這是他們有辦法搞定準備到位的，千萬不要設計師天馬行空，落地時刪刪減減最後效果全無。比如經常看傢具展時有很多精緻的歐洲中世紀盔甲，這不是每個公司都能輕鬆準備的。

在設計時要向組委會確認最高限高，一般展廳是限高4.5米，也有限高6米，在設計圖是不要超過這個高度。

※報價

確定展廳方案後可要求展會公司報價，這時為了比價，一般也會拿著設計好的方案去找其他的公司報價。最後敲定合作的展會公司，這時厚道的在合適的價格範圍之內還是會給到出圖的公司搭建，不厚道的直接給最低的公司搭建。

建議不要純粹只關注低價，作為公司而言，你省的那點錢彌補不了出問題的風險。等到明天就要開展了，你已經被綁架上他們的賊船進退維谷了。

※考察

在確定搭建公司之前，要其提供營業執照、稅務登記證、工廠照片，如有可能，最好到其工廠區參觀考察，當然你也仍然可能被蒙蔽，因為這個工廠可能只是他們合作供應商。

標準展位

其實標準展位現在也是可以做一定程度的美化的，組委會合作的展覽公司有現成的方案，比如可以增加亞克力燈箱、方通、吊楣換掉的。

如果費用較少，又不願意和其他標準展位一樣，可以選擇這樣的服務。

直接聯繫組委會的展覽公司，可以獲取一些報價，自行選擇即可。

6、會前籌備

※報建

最終確定的展廳設計圖、施工圖、水電圖，要提前給組委會備份，如果有相關施工和安全問題，可以提前得以修改。

確保結構、限高、電箱位置、電壓等沒有問題。

※確認名單

編輯參展信息或者邀請函，由相關市場人員發給客戶進行宣傳。

對特定的客戶必須到場的，需列個名單，由老總安排相關高層親自打電話、然後郵寄邀請函。最好提前1個月到半個月，因為這些人都比較忙，要提前預約時間。

※訂酒店

大展會的這段時間，周邊的酒店都是早已入住率100％，要麼提前3個月以上預定房間，要麼就要住偏遠一點。

※產品與技術培訓

展會都是發布最重要、最先進的產品和技術，相對來說可能市場業務人員並不一定是最熟悉的，因此必須提前半個月對其知識量進行摸底，並安排研發總監、技術經理進行知識培訓。

※接待話術

業務員有自己的口語、行為習慣，私下接觸客戶時為了儘可能的拉近關係，當然可以勾肩搭背稱兄道弟，但是當在展會上作為接待人員時這種行為就是不恰當的，因此品牌部門要擬定專屬接待話術，讓業務人員被下來，如果有條件還可以找禮儀培訓人員來做一場簡單的培訓。

※製作物料

印刷品因為中途修改、特殊工藝、紙張乾燥等原因，最好提前1個月開始設計，提前2周印製完成。

普通展架、寫真、噴繪類提前兩周設計，一周製作完成。

樣品類需要根據製作時間，提前兩個批次的時間開始製作，避免做壞了沒時間彌補。

在展會倒計時7天、3天的時候，對所有物料列個清單進行盤點，看是否有遺漏，可及時補齊。

※分工確認

內部組織溝通會，召集全體執行人員，對每個人的分工、執行標準再做一次確認，確保每個人都清晰知道自己的任務。

※搭建

搭建商繳納搭建押金，並拿取搭建許可、施工證，然後就可以進場搬運搭建物料、開始布展了。

現場監督搭建商的搭建進度，確保按時、按質搭建完成。搭建完成後，要求搭建商進行現場清潔。

※綵排

演繹人員的節目，需提前1天在展台上進行綵排。

公司領導的講話、講課等需要提前3天以上進行綵排。

如果有演唱設備、燈光、音響、話筒、投影儀、LED，也需要提前1天進行綵排檢測。

7、開始展會

根據流程、分工確保現場環節的正常運行，這裡面涉及到全體工作人員一一按照分工表負責完成自己份內的工作（不一一講述）。

注意收集好所有參觀的客戶資料。

如果有請攝影、攝像的需安排專人對接，確保一些角度、重要人物到訪等素材一定要拍攝好。

如果有記者採訪，注意請相關老總或者品牌、公關負責人出面接受採訪。

8、撤展

將所有展出物料、樣品一一包裝收好，沒有發完的資料包裝入庫。如果有繳納裝修押金的，拿著清潔證明去找組委會拿裝修押金。

收集的客戶資料、名片帶回公司進行電子化錄入。

收集好展會中拍攝的照片和視頻，編輯新聞稿發布到官方網站、微信。

從各種角度針對參展編輯公關稿，發布到行業媒體、軟文發布媒體。然後將媒體發文截屏，編輯成渠道商公關稿版本，發到官方網站、微信。

PS：推薦一個自助發軟文的平台【傳播易】，根據實際使用效果，還是挺不錯的。