高效能人士偷懶的七個層次

偷懶,往大了說,是人類進步之光。不是因為想偷懶,人類就不會發明工具,文明就不會進步,社會就不會發展。

往小了說,會偷懶也是高效工作的表現。一秒搞定辛辛苦苦的簡單重複工作,那是一種技術,更是一種境界。

偷懶是有層次的,不同層次的人,功力完全不同。

  • 有的人只是想「偷個小懶」,節省一點工作時間,不當加班狗。
  • 有的人則是面對問題,繞過無效工作,直指核心,領先競爭者,一步到位。

知道自己所處的層次才知道如何提升自己,下面就是我總結的從「偷個小懶」到成為「高效能人士」的七個層次。

一、快捷操作 — 天下武功,唯快不破!

不管什麼工具、軟體在高手那裡總能運用如飛。

當你扶著眼鏡,湊近屏幕,用滑鼠找菜單、找圖標、找按鈕的時候,只見高手走過來。雙掌平伸,手心向下,氣運指尖,「啪啪啪啪」,在鍵盤上接連敲擊,操作瞬間完成。

怎麼區別新手和高手?看操作!

無論是Office三大件、Photoshop、AI、AutoCAD,3DMax,快捷鍵都是區別新手和高手最直觀的方法。

這一層修鍊的方法有很多,你可以看網上大神寫的《PPT快捷鍵大全》、《設計師應該掌握的N個PS快捷鍵》、《讓你效率提升10倍的快捷鍵》……

可以把常用快捷鍵製作成表格,像這樣:

也可以把快捷鍵設成你的桌面壁紙,還可以乾脆在某寶上去買個快捷鍵的鍵盤膜,強化記憶。記憶加上運用,快捷鍵很快就會成了你的肌肉記憶,終身難忘。

比如說我好多年沒有用過CAD了,但是一旦進入軟體界面,在鍵盤上敲一敲,一會兒那些記憶深處的快捷鍵就回來了。

二、方法和技巧 — 前人總結,後人受益 !

掌握了快捷鍵,接下來就要深入研究各種工作的方法和技巧了。

這個層面最重要的是收集,收集各種能提高效率的方法和技術,在工作中碰到的時候,馬上就能用起來。

當然這些技巧還遠遠不夠,你得結合你的工作需要來梳理。比如你是HR,你就應該整理與HR工作相關的方法、技巧、函數,例如:

  • 身份證號長度驗證
  • 身份證號碼提取生日、性別、年齡
  • 入職時間計算
  • 工資及工齡的計算方法
  • 本月工作日天數計算
  • 個人所得稅計算
  • vlookup/match、index函數的基本用法
  • 字元串函數的基本用法

比如你在學習PPT,那就應該把PPT的常用的技術進行整理,一個個去突破。看看網上那些大神是怎麼面對這些問題的。

  • PPT一鍵更換字體
  • 怎麼輕鬆搞定配色?
  • 如何搞定PPT的文字排版?
  • 漸變和蒙版如何設置?
  • PPT手繪技巧
  • PPT的圖標應該怎麼玩?
  • 表格的排版技巧
  • 文字特效和Smart圖表
  • 逆襲PS的圖片處理技巧

到達這個層面,你已經是個高效偷懶達人了。周圍的同事有相關問題,一定會向你請教。你也會因為幫助別人解決各種問題,而獲得更多的經驗和積累。

三、工具 — 神兵利器,快人一步!

快捷鍵熟悉了,方法技巧也掌握了不少,可有時候還是覺得能不能有更快的方法,更好偷懶辦法?

如果你留點心,就會發現原來江湖上早就有「神兵利器」啊!

這些特定的工具軟體、插件都能夠大福提高我們的效率,讓我們能偷更多的懶。

工具軟體、插件通常解決的不是某個單項問題,而是多種需求引發的一系列操作。通過使用這些效率軟體和工具,可以大大節省我們的時間。

  • 效率達人用快速啟動工具一秒打開應用程序,根本不用管軟體的圖標在哪,執行文件在哪!
  • 文檔存儲經常會耗費大量時間,如果你用關鍵字+時間存儲,需要使用時用everything這種搜索神器瞬間定位目標文檔。
  • 系統文件資源管理器有很多不人性化的設置,使用TC這種增強型的多窗口管理器,可以使大量的文件操作變得簡單易行。
  • PPT的幾個插件,功能豐富,解決了許多製作PPT時的痛點。包括快速排版、圖片處理、動畫製作都有非常快捷的操作。
  • 如果你是設計師,PS的各種插件、濾鏡更少不了。有一鍵摳圖的,有一鍵磨皮的,還有配色、調整濾鏡的。甚至還有高手製作的特效運作包,一鍵生成特效字的,節省大把時間。
  • 瀏覽器是訪問網路的窗口,現在的瀏覽器都是開發的平台,無論是google還是火狐,應用商店裡面有大量超級實用的插件。天氣預報、截圖、廣告攔截、追劇、搶票、滑鼠手勢、視頻嗅探、書籤同步、密碼管理等等,各種功能應有盡有。

以上這些只是舉例說明,實際上還有很多門類的工具、插件,包括移動端的APP。這些工具和插件,大多數都是操作簡便,能夠快速上手,不用花太多時間學習。

需要注意的是,工具雖好,不要貪多。一種類型的工具,深入研究一種,其他了解一下就行。

四、神網站 — 那些堪比神器的網站!

除了工具軟體以外,還有一些網站能夠提供一些複雜工具軟體的功能,卻不用下載安裝,在線就能完成。還有的網站,聚焦了大量優質的資源,方便查找使用。下面我就列舉幾個:

1.思維導圖、在線製圖:

幕布

可以用樹形結構來記錄筆記,並用思維導圖的方式展現出來。直接按條記錄內容,一鍵就變成思維導圖了。

ProcessOn

不僅能製作思維導圖,還能製作工作流程圖、原型圖網路拓撲圖,相當於免費在線版的Visio。

2.在線表單工具:

金數據

在線製作各種數據表單為,加以簡單數據計算,與用戶進行溝通。

3.效率工具、音視頻工具集合:

apowersoft

一個網站不僅有各種免費的音頻、視頻錄製剪輯工具,還有十幾款效率工具,實在令人驚奇。

ConvertIO

在線文檔轉換網站,除了能轉換各種音頻視頻文件之外,還支持PDF、JPG、DOC、XLS、PDF等文檔格式的轉換。

4.高清圖片素材:

unsplash 、pexels、Realistic Shots、gratisography 、picjumbo

這個不用多解釋,都是一些免費個人和商業使用的圖像,餵飽你的圖片庫吧!

5.在線設計網站:

Slides

不用PPT或者其他工具在線創建幻燈片演講稿,製作流程簡單方便,還有豐富的圖片素材和各種案例。

創客貼

在線平面設計工具,在線PS,免費設計模板包含海報、名片、PPT等。

ipresst

網路雜誌、PPT幻燈片、創意文案、策劃文檔、電子相冊、設計攝影展集、產品展示。

還有其他很多類別的網站,在這裡就不多列舉了。這些網站都是偷懶的神器,連工具都不需要,有網的地方就能把活兒給幹了。

適合那些硬碟不夠大,連軟體都懶得裝的人。也適合那些經常移動辦公,又很懶,不願意背著筆記本的人。臨時要設計製作,來吧,在線做!

五、搜索— 學會搜索就擁有了世界!

上面介紹的那些能讓你偷懶、提高效率、節省時間,但和搜索的重要性比起來,都弱爆了。

做為公司的軟體達人,常常會有同事問各種電腦軟體相關的問題,有的還真是挺奇葩的。

知道怎麼解決當然馬上就回復,如果碰到不會的,我會讓對方稍等。然後分析對方的問題,提煉出關鍵字,開始搜索。可能第一次搜索的結果不會非常準確,根據搜索結果再次調整關鍵字進行搜索。

在解決了同事的問題之後,同事都會驚奇,怎麼什麼問題都難不到你?其實平時工作中遇到的那點問題,早就有人遇到過,有人解決過。花點時間,利用好搜索引擎,答案就會呈現在你眼前。

  • 忘記了快捷鍵,沒關係,搜索一下。
  • 不記得這個工具的操作方法,沒關係,搜索一下。
  • 不知道解決這個問題有哪些方法,沒關係,搜索一下。
  • 有哪些神奇的網站提供這些功能,沒關係,搜索一下。

為什麼前面我提了那麼多問題,沒有給答案?搜索一下,答案就出來了!

會搜索=高效=會偷懶=給自己的大腦裝外掛

有時候人與人的差異,不是差在智商、情商或者其他方面,而是信息差。別人知道你不知道的信息,就可以利用這信息來賺取利潤,來超越你,來碾壓你。

在這個時代,沒有什麼技術比搜索技術更為重要了。花點時間研究一下搜索技術,給自己的大腦裝上可以無限延展的外掛吧!

六、聚焦時間管理 — 人生的終極目標是高效利用時間!

比謀財害命更可怕的是,是浪費別人的時間;比自殺更可悲的是,浪費自己的時間。

時間是最有限的資源,時間就是財富,有部電影《時間規劃局》用科幻的故事,把這個道理講得非常透徹。

同樣是幹活,有的人喝著咖啡,一邊看著娛樂新聞,一邊做事,半天也出不了什麼成果。

而懂得時間管理的人,專註高效工作,同樣的時間,能夠做出更高質量的工作成果,當然就有更多的時間休息。

前面介紹的提高效率的方法,都是術的層面,而時間管理才是道的層面。對自己的時間有好的規劃,有效的利用,就能有更多的時間積累知識、學習技能、提升自我。

那些大神,寫文章、更新公眾號、開微課、還運營各種群、參加線下活動、寫書,難道他們每天不只有24小時?

當然不是,他們無非是做到了這麼幾點:

  • 鎖定任務目標
  • 預估完成時間
  • 確定執行順序
  • 專註一項工作
  • 反思、評估、調整

想成為一個會偷懶的高效能人士,時間管理是必修課程。在學習那些技巧技術、方法的時候,抽點時間,學習踐行時間管理,會讓你的時間價值成倍增加,用更少的時間,學到更多的知識,做出更有質量的工作成果。

七、構建知識體系 — 高效靠的不是運氣,要構建好自己的知識體系!

知識不是孤立的,不同的知識之間有各種聯繫。如果你把知識點當成單個孤立的,那你的學習效率肯定低下。

舉個例子,比如你學到了一個Excel的vlookup函數,解決了一個工作中的問題,減少了簡單重要工作,提高了效率,偷了一點懶。一般人就滿足了,但真正的高手不會就此罷休。

他會想,這個函數還有哪幾種用法?

  • 如何返回查詢值對應的內容?
  • 如何用通配符實現模糊查找?
  • 怎麼實現多條件查找?
  • 能否同時用數值與文本數據進行混合查找?
  • 能否實現反向查找?

這是縱向的深度去擴展,還可以從橫向的方向去擴展:

  • vlookup函數和lookup函數的區別是什麼?
  • vlookup函數與match函數怎麼配合使用?
  • vlookup函數與offset函數怎麼配合使用?

還要思考實際運用並進行更深層次的思考:

  • 以上所有問題在哪些工作場景可能會用到?
  • 為什麼index+match聯通要比vlookup好用?
  • vlookup在什麼情況下使用會失去效果?如何避免?

要完全吃透一個vlookup函數可能需要不少時間,但是通過對這個知識點的死磕,你就能掌握一系列相關聯的其他知識點,其實是節省了大量的時間,提高了學習和工作的效率。

通過上面這個例子,我們就知道構建知識體系的方法:

  • 建立不同知識點之間的聯繫
  • 思考不同場景下這個知識的應用方法
  • 深度思考提升認知,構建自己的知識模型

在這個時代,能創造優勢的早已不是知識的數量優勢,也不是獲取知識的速度優勢,而是認知上的優勢。只有通過構建知識體系,不斷地升級自己的認知,才能保持優勢。

但是如果你懂得建立知識之間的聯繫,那很多知識就會融會貫通,舊的知識可以延伸拓展到新的知識。

查理芒格說過:「你如果只是孤立地去記憶一些事物,並試圖去把它們給硬湊起來,那你可能根本沒辦法真正去理解任何事情……你必須依靠用模型組成的框架來安排你的各種經驗。」

通過構建知識體系,用模型組成的框架去理解新事物,學習新知識,提升自己的認知。用最少的時間,學到最多的知識,高效地工作,把省下的時間用於休息、娛樂、學習,這就是我心中高效能人士偷懶的終極模式!

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