高效，就是定製適合自已的習慣！

什麼是高效？

就是相同時間內，你能完成比別人更多的任務，或者完成相同的任務，你需要的時間更短。

怎樣才能更高效呢？

有的人說，高效還不簡單，就是記幾個快捷鍵嘛！

不錯！快捷鍵操作可以提高效率，但是除了快捷捷還有很多其他方面的設置、調整、定製，可以大幅提高我們運用各種軟體進行工作的效率。

今天欣星就和大家聊一聊，如何通過思考和簡單的設置，讓高頻使用的軟體能夠符合我們的使用習慣，達到最合理、最高效的狀態。

別小瞧這些讓你使用更順手的設置，一次也許只能給你節省個幾秒、幾分鐘，但是算上你的使用頻率，你的工作日，長久下來能夠節省大量的時間，還能讓人工作的時候，身心愉悅！

▲ 設置PPT快速訪問工具欄

我們這裡以PPT2016以為例，PPT2013的界面類似。

PPT2013/2016的工作界面大概分為主要的三大塊，一是功能選項卡區，二是導航區，三是工作區。

相對於以前的版本的變化就是用功能選項卡替代了下拉菜單，點擊不同的選項卡，功能的按鈕會自動變化，非常直觀。

但帶來的新問題就是，如果你不熟悉某個功能按鈕，可能要到不同的選項卡中去找。

另外，高頻使用的幾個功能按鈕分布在不同的選項卡中，有時要來回切換，不是很方便。

針對這個痛點，office給出了自已的解決方法，就是可以把某個功能按鈕單獨添加到「快速工具訪問欄」。

這樣一來，就可以根據自已的使用習慣和操作頻率，把常用的按鈕集中到快速工具欄了。

圖中設置了部分經常需要使用的功能按鈕，包括「格式刷」、「形狀輪廓」、「字體」、「形狀填充」、「對齊」、「旋轉」、圖層調整等按鈕，都是使用頻率非常高的功能。

當然你也可以選擇「在功能區上方顯示快速訪問工具欄」。

這樣調整的好處是，利用了標題欄的空白區域，讓工作區變得更大，缺點是快速訪問工具欄離工作區更遠了。

放哪兒最方便，你自已使用幾次，看哪種更順手，再進行調整。

設置好快捷訪問工具欄之後，你會發現以前有些很繁瑣的操作變得方便多了。

例如，以前調整目標圖層，要選擇後滑鼠右鍵再進行幾次選擇。如果要反覆調整幾次這個過程就很麻煩。現在有了快速訪問欄的工具按鈕，直接點一下就OK了。

不僅是PPT，word、excel都可以根據自已的需要將常用的功能按鈕加到快速訪問欄中去，省去到處找按鈕的時間。

▲ 合理設置PPT工作區

在使用PPT的時候，我們經常會用到「設置形狀格式」和「選擇窗格」，而這兩個選項卡默認是浮動在工作區表面，經常對工作區上的圖形進行遮擋。

一會打開，一會關閉，一會又要縮放和移動工作區，簡直是煩不勝煩。

別煩，有辦法！

滑鼠雙擊標題欄，取消PPT窗口的最大化顯示。用滑鼠拖動右邊窗口邊界，讓窗口變窄，留出一部分空間。

然後，調整「設置形狀格式」和「選擇窗格」的高度，讓他們縱向顯示。同時窗口左邊的導航視圖，可以通過按住Ctrl+滑鼠滾輪，調小一點，給工作區留出空間。

這樣調整之後，「設置形狀格式」和「選擇窗格」選項卡，不會遮擋任何工作區的內容，可以長期顯示，非常方便我們對內容進行各種修改調整。

可以節省很多經常因為調整這兩個選項卡浪費的時間，當你保存文檔關閉後，下次打開，PPT會記住你上次調整的位置。

▲ 文本框和形狀設置成默認樣式減少重複勞動

當你在PPT里插入文本框的時候，系統常常會自作主張的把字體設成宋體，只有錄入完了再進行修改。

再插入新的文本框的，又成了宋體。要麼你複製設好的文本框，修改文字內容，要麼用格式刷去刷。

選中你設置好的文本框，點滑鼠右鍵，在彈出菜單中，選擇「設置為默認文本框」，你再插入任何文本框，都是你設好的效果。

繪製形狀的時候，默認的形狀都是藍色填充色，深藍色輪廓線。只能畫好了再改，或者用格式刷去刷。

同樣，用上面的方法，設置好一個形狀，右鍵設置成「默認形狀」，你再繪製任何形狀，都會使用這個設置好的格式了。

▲ 利用Word的樣式減少重複勞動

一般人用word通常是這個路數：

輸入文章標題，選中文字，設為三號字-黑體-加粗-居中輸入文章一級標題到n級標題，選中，設為四號字-宋體-加黑輸入文章正文字，選中，設為小四-宋體，從各級標題到正文分別設置段落、行間距、段間距、首行縮進等……如果你的文章比較長，層次多一點。你可能要反覆設置不同級別的標題的文字大小、字體，段落等等。這些簡單重複勞動很快就會消磨光你的耐心。

最可恨的情況是，你終於加班搞定了文檔，傳給領導看的時候，領導覺得正文或者某個標題的文字不好看，要換個字體或者字型大小。

你得重新選中設置，或者用格式刷去慢慢刷。剛剛刷完，領導又覺得還是原來的比較好看，你恨不得砸滑鼠、砸鍵盤、砸顯示器。

但是，如果你學會了樣式，這一切煩惱都會煙消雲散。再需要修改什麼字體、字型大小、段落間距、編號，隨便領導想怎麼改，對你來說也就幾秒的事。

先從正文開始設置，（這裡的示例是word2016，實際上word2007以上版本，就對樣式都有很好的支持了。）：

在「開始」選項卡中，找到樣式工具欄，滑鼠選中「正文」，點擊右鍵選「修改」。

在彈出來的「樣式修改」中，選擇你所需要的正文字體、字型大小，然後點擊左下角的「格式」，選擇「段落」。

按照圖中的順序分別設置好，然後點確定。需要說明的是，這只是案例，熟悉之後，可以根據自已的愛好或者公司的要求，調整相關值。

在「樣式修改」對話框，還要再點擊一次「確定」，完成設置。

標題樣式的修改與正文類似，先設置好字體、字型大小、加粗，然後點左下角的格式，設置段落。

圖中給出的值是參考值，可以自行調整。要注意的是，段間距默認的單位是「磅」，建議手動刪除後，輸入「行」。

▲為樣式設置分級編號

文檔除了正文和標題外，還有各級標題，不同的文檔有不同的要求。

有的是「一、二、三，（一）、（二）、（三）」，也有用阿拉伯數字的「1. 2. 3.，（1）（2）（3）」，如果手動錄入，一是容易出錯，二是不方便修改。

比如一有一級標題，現在需要刪除第三個，那就需要手動把後面的「四、五、六、七點」，一個個地改成「三、四、五、六」。

這裡我們用word自帶的編號進行設置，刪除第三點後，後面的「四、五、六、七」會自動變成「三、四、五、六」

不光是刪除，插入、調整順序都非常方便。

在「樣式修改」對話框，點擊左下角的「格式」選擇「編號」。

這裡系統提供了幾種編號和項目符號，如果不能滿足你的需求，還可以點擊「定義新編號格式」，定製你自已的編號。

按照上面的步驟，分別設置好二級標題，三級標題等等。

現在，隨便錄入一些文字，選中文字，滑鼠點擊樣式中的對應的「正文」、「標題」、「標題1，2，3」。你會發現文字一剎那就完成了字體、字型大小、段落、編輯等等所有的設置。

意不意外？驚不驚喜？再也不用加班了！

下面我們繼續，還有更爽的玩法!

還是在「樣式修改」對話框，選擇「格式」中的「快捷鍵」。

在「請按新快捷鍵」這裡點擊一下，然後按下你要設置的快捷鍵。我這裡給「正文」樣式設置的是「Ctrl+·」，你可以根據自已喜好來設置。

同樣的方法，設置好標題、標題1~3的快捷鍵，這裡給個參考：

正文樣式 —— Ctrl+~標題樣式 —— Ctrl+Alt+~標題1樣式 —— Ctrl+1標題2樣式 —— Ctrl+2標題3樣式 —— Ctrl+3設置完成了吧？好的，現在展現真正技術的時候到了：

隨便錄入一段文字，依次使用剛才你設置的這些快捷鍵。

看見沒有？

跟隨你的按鍵，文字隨意在正文和各級標題間來回切換，一秒都不要。

好了，從今以後，你再也不怕word的格式修改了，也就是按個快捷鍵的事兒。

重要提示：把剛才設好樣式的這個文檔保存一下，可以叫《我的文檔模板》，下次需要錄入文檔的時候，打開這個文檔，然後另存為其他的名字。

你所有的設置都在這個文檔裡面，直接享用！

當然，這裡只是跟大家分享方法。如果你有耐心，還可以在這個文檔裡面把平時要用的各種設置全部設好。例如頁邊距、頁眉、頁腳、表格格式等等。

如果你們公司有多種文檔格式，就以這個為藍本設成模板1、模板2。用的時候，直接調用。

這裡給大家提供的是一個思路，不僅適用於這兩個軟體，也同樣適合其他軟體。

比如，excel經常要為不同的單元格設置各種不同的數據格式，還有表格的樣式、顏色、框線等等。

和上面介紹的思路一樣，把常用的格式歸納一下，做成一個模板表格，保存好。再做新表的時候，直接用模板表格來另存製作。

需要更改的部分，直接用格式刷、複製、粘貼等方法，可以節省大量的時間。

比如說用過AutoCAD的人都知道，標準姿勢是左手放鍵盤上，右手拿滑鼠。但有時候輸入的命令，需要兩隻手配合，只好右手放開滑鼠，輸完命令再去拿滑鼠。

如果根據不同命令的使用頻率，把命令都改成只用左手就能敲擊的字母組合，就能大大節省時間。恰好AutoCAD本身也提供一個功能，找到acad.pgp文件，用計事本打開，修改對應的命令別名。

這裡有一部分常用的CAD命令，你也可以改成自已覺得順手的其他組合。

省下了頻繁的右手從滑鼠到鍵盤的來回移動時間，你會覺得畫起圖來神清氣爽！

其他軟體也一樣有很多節省時間的小竅門，瀏覽器、輸入法設置好了也能節省大量的時間，有空的時候再慢慢整理出來和大家分享。

我是欣星，希望今天的分享能夠幫助大家打開思路，找到適合自已操作習慣的方法！