如何優雅高效地管理辦公文檔?

圖片來自網路

穿著得體、談吐優雅，看起來是位高效的職場精英，正在準備投影儀上開始他的PPT演講。

突然屏幕閃了一下，出現了滿屏密布文件和快捷方式的電腦桌面，職業形象瞬間崩塌……

也許通過電腦桌面的整潔程度來判斷一個人的工作效率，是有些武斷，但是雜亂無章的文檔確實從側面反應了一個人的工作思路。

如果你連文檔都管理不好，客戶怎麼放心和你談項目，領導怎麼放心把項目交給你負責呢？

管理文檔還有技巧？不就是弄一文件夾存著，要用的時候找？

回答正確！

管理文檔其實就兩個字：存和找！

▲ 要想找得快，先得存得好！

一般人編輯過程中，點擊保存後，為了圖方便，會選擇默認的文件名「文檔1」、「文檔2」，或者胡亂敲幾個字母，先存上。

這時候方便了，以後找的時候就辛苦了。各個文件夾里散布著「文檔X」、「abc」、「123」這些毫無意義的文件名。如果沒有全文搜索軟體，你就必須一個個打開看裡面的內容。

你現在亂敲鍵盤省下來的幾秒鐘，以後會花十倍、百倍的時間來查找。

所以為了以後的高效查找，你必須給文檔取上一個有意義的，方便查找的文件名。

規範的文件命名是高效的基礎。

▲ 辦公文檔命名規則

不同的行業，有不同的命名方式，但是原則都差不多。

時間+內容關鍵詞1+內容關鍵詞2+作者+所在部門+編號/版本號

例如：

• 2017年-第三季度員工績效考核-營銷部
• 2016年聖誕節營銷方案企劃部
• 2017年11月7日xxx項目實施解決方案v1.02
• 2017年11月8日公司團建活動照片
• 2017年9月中秋美食節照片

有了這些關鍵詞和日期，再配合高速搜索工具，就能在需要的非常方便的找到文件。

▲ 文件夾命名原則

除了規範命名文件外，還要按照不同的類別將文件存儲到不同的文件夾中。

有些人喜歡按文件擴展名分類存儲文件，比「jpg」文件夾下面存儲圖片文件，「doc」文件夾下面存儲word文檔，這種方法其實是低效的。

擴展名本來就已經將文件夾類別區分開來了，在同一個j文件夾下存儲一堆彼此沒有聯繫的相同擴展名的文件，毫無意義！

正確的做法是，根據文檔彼此的聯繫和隸屬關係進行分類，文件夾的層次最好不要超過3層，盡量扁平化，以方便後期查找。

▲ 怎麼快速地找到文件？

說到找文件，快如閃電呼之即來的當然是文件名搜索軟體everything。

欣星曾經在《職場神器everything -用10分鐘學會用法，用1秒種驚艷你的領導!》詳細介紹過用法，有興趣的朋友可以參考一下。

listary也是個不錯的選擇，在《這款讓你效率提升10倍的軟體，職場達人都在用！》中也詳細介紹了用法。

TC（total command）是一款功能非常強大的文件管理軟體，有很多非常人性化的功能，能夠大大地提高我們進行文件處理的效率。唯一不足的是不像上面兩款軟體一樣容易上手，需要付出一定的學習時間成本，但是一旦上手之後就會節省許多時間。

除了以上軟體，還有全文搜索軟體，可以直接搜索文件內的內容關鍵字。當你實在是想不起來文件名中的關鍵字，或者你壓根就沒有用關鍵字和日期進行存檔的時候，只要用這種方法進行查找。

不過全文搜索效率不高，因為搜索範圍是級數倍的增長，還是平時養成良好的命名習慣更為重要。

▲ 借用GTD時間管理理念來管理文檔

前面說了，要想找得快先得存得好。可是有時就是忙得一塌糊塗，根本沒有時間詳細命名文件名，就這麼順手一存。

其實也有辦法，我們可以在桌面建立一個today文件夾，把當天所有處理的文件存在裡面，或者乾脆存在桌面，下班前花幾分鐘處理一下。

我們來看看GTD時間管理5步驟：收集、處理、管理、執行、回顧，將管理和執行合併後就是一套非常實用的文件管理流程。

• 收集：可以把today或者桌面當成inbox收集籃
• 處理：每天處理一下收集籃中的文件，進行命名並刪除垃圾
• 管理：根據文件內容設置不同的文件夾，存儲並跟蹤管理
• 回顧：每周回顧一次，對不合理的文檔存放進行重新調整。

▲ 從管理文檔想到的……

其實不光是管理文檔，很多其他的軟體操作也是一樣。比如Auto Cad、PhotoShop、AI和PPT等軟體中的圖層。

圖方便，隨便命名一個圖層，在圖層不多的情況下沒有什麼問題。但如果圖層很多，很複雜，就非常不容易管理了。

規範的Cad圖層會按照牆體、門窗、標註等分類來命名，每個圖層可以單獨凍結、隱藏，編輯起來非常方便。

PS也一樣，複雜的PSD文件，將圖層按照不同的類別進行分類之後，會給後續工作帶來很多方便。

還有瀏覽器的收藏夾，也可以按照上面介紹的方法，先收藏到一個臨時收藏夾中。然後定期按照功能、內容、時間對收藏的網址進行分類以便下次需要時能快速這位。

寫文章經常需要各種素材，要想達到信手拈來，最好平時就建好自已的知識庫，存儲好自已的故事集、段子庫、金句摘抄、插圖庫。

所以，表面看是管理文檔，其實是運用的是時間管理和知識管理的技巧來解決各種工作和生活中的實際問題，其中的道理是相通的。

那為什麼有些人喜歡隨便存儲文件，而不願意花時間規範存儲文件呢？

這還是一個短期滿足和長期規劃的問題。要克服這種不好的習慣，就要給自已一個長遠規劃，不光要滿足當前需求的，還要考慮未來。

希望今天的分享能幫助你提高工作學習效率。