從0到1教你製作出入庫進銷存表格

出入庫表應用十分廣泛，是每個公司都用到的表格，下面厚學網小編帶你來看看怎麼從一張空白表一步一步實現《出入庫表》的製作，目的是做到只需要記錄出庫入庫流水，自動對庫存及累計出入庫數量進行計算、實時統計。

出入庫表構成

做一個出入庫表，我們一般希望報表能夠：根據我們記錄的出庫數量、入庫數量，自動統計出每種物品當前的實時數量，所以一份完整的出入庫表，基本具備以下內容：

1、每種物品的自身屬性信息包括 名稱、型號或規格、單位等；

2、物品出庫流水記錄、入庫流水記錄；

3、物品當前庫存量；

有時候為了統計庫存資金及監控庫存數，還會需要下列信息：

4、物品出庫入庫總金額，當前庫存餘額；

5、物品庫存量不足其安全數量時自動告警。

接下來，就手把手教你如何製作一份自動統計貨品出入庫表。

- 01 -

建立物品信息

首先，要對物品進行信息化整理。為了規範管理，公司一般都會按一定可識別含義的方式對物品進行統一編碼，比如某物品為「經過電鍍工藝的U形03號材質的鋼材料」，可以編碼為：GUDD003。

▲ 物品信息見上表，包含了物品的基礎屬性信息

- 02 -

製作出入庫記錄表

接下來，就需要製作貨品出入庫的記錄表。出庫和入庫流水可以分開在兩張表裡來記，也可以合在一張表，看實際使用的方便程度。這裡以後者來示例：

▲ 表格包含：物品信息，及每次出入庫的日期、數量。

步，創建查找函數。產品屬性信息在「物品信息表」中都是登記過的，這裡我們希望記錄時通過選擇編碼後，自動生成名稱、型號、單位。只要在後面對應屬性單元格分別使用VLOOKUP查找函數就可以實現，見以下動圖教程：

▲ 利用VLOOKUP函數，自動得到了與前面編碼對應的信息。

函數公式：

=VLOOKUP($C3,物品信息表!$B:$E,2,0)

函數解答：

個參數$C3表示想要查找的內容；

第二個參數物品信息表!$B:$E表示要查找的區域（物品信息區）；

第三個參數2表示返回的內容為查找區域的第幾列，一個參數0表示精確查找。

公式中（$）符號代表該公式所引用（指向）的單元格在拖拽填充時不會發生行或列的移動。

第三個參數是返回內容，那麼在「型號/規格」、「單位」對應單元格中將上述VLOOKUP函數的2分別改為3、4就可以實現型號和單位的查找了：

可以看到條記錄在編碼確定之後，通過在「物品名稱」的D3單元格中使用VLOOKUP函數就自動得到了與前面編碼對應的信息。

第二步，優化函數公式，避免錯誤值。如果物品信息為空，那麼出入庫表後面對應的VLOOKUP函數返回了錯誤值#N/A，這時候我們用IF函數進行優化。

▲ 優化公式，避免表格出現錯誤值#N/A

函數公式：

=IF($C3=」」,」」,VLOOKUP($C3,物品信息表!$B:$E,2,0))

函數解答：

若查找單元格為空時返回空，為物品編碼時返回該編碼對應名稱、型號、單位。

第三步，將編碼做成下拉列表選擇。將物品信息編碼製作成下拉列表，以來可以免去多餘的手動輸入，及手動輸入可能帶來的填寫錯誤，二來既省力又規範，見下圖操作：

▲ 下拉列表選擇，不僅避免了錯誤而且非常高效

簡單三步後，一份完整的物品出入庫記錄表就順利製作完成了。實際應用的過程中，選擇物品編碼自動顯示物品信息，非常方便。如下圖操作：

- 03 -

實現庫存統計

接著，我們繼續對表格進行升級！每個登記在冊的物品信息後面，增加出庫數、入庫數、當前庫存，均實時顯示！

在「物品信息表」後部再增加以下幾個內容：

1、「前期結轉」，表格在新啟用時可以登記倉庫物品原有庫存；

2、累計出庫、入庫數量

3、當前倉庫庫存量

▲ 增加的內容，利用函數可以自動化生成

雖然新增了統計項目，但累計出庫、累計入庫可利用SUMIF函數從「出入庫記錄表」中獲取，並沒有增加工作量，見以下教程：

函數公式：

=SUMIF(出入庫流水!$C:$C,$B3,出入庫流水!$G:$G)

函數解析：

個參數出入庫流水!$C:$C表示條件列；

第二個參數$B3表示前麵條件列應該滿足的條件（對應該行物品編碼）；

第三個參數出入庫流水!$G:$G表示對滿足條件的在此列求和。

同樣的方法將第三個參數出入庫流水!$G:$G換成出入庫流水!$H:$H得到累計入庫數量：

接下來，我們就可以利用簡單的求和公式，實現當前庫存自動填入：當前庫存=前期結轉+累計入庫-累計出庫，見下圖教程：

- 04 -

製作庫存告警

實際工作當中，我們常常需要對物品的庫存進行監控，假如A物品需要保有的安全數量為500，低於500有影響生產的風險，低於500時醒目顏色提示存量告警，並顯示當前欠數，以便及時發現提前做採購計劃。

因此，繼續對表格進行升級！在「物品信息表」後面繼續增加「安全庫存」、「是否緊缺」和「欠數」，如下圖：

▲ 新增安全庫存、是否緊缺、欠數信息。

庫存告警要好用，表格需要做到以下兩點：

1、庫存足夠時顯示不緊缺；

2、庫存小於「安全庫存」時顯示緊缺，並標出欠數，緊缺的用黃顏色提示：

是否緊缺函數公式：

=IF(J3="","",IF(J3>I3,"是","否"))

函數解析：

表示「安全庫存」中不設置，則不做後面的提示；「安全庫存」中設置了數量，則緊缺時顯示「是」，不緊缺時顯示「否」。

欠數函數公式：

=IF(K3="是",J3-I3,"")

函數解析：

表示如果緊缺顯示欠數，不緊缺（或不需提示）時顯示為空。

通過調整後，只要設置了物品的安全庫存，就可以自動進行提醒及限時欠數，能夠提前對物品的補貨及採購進行計劃，非常直觀。效果如下圖：

- 05 -

報表優化及其他

到這裡，一個自動統計的出入庫表就能夠輕鬆實現了！有了這個工具再也不用擔心上千個物品的倉庫庫存算錯了，庫存一緊張就告訴採購去買，效率也提高了！

另外，還有4個升級優化的小tips，可根據自己的實際情況進行調整：

1、對於空行函數返回錯誤值或0值的，可用上面所講到的IF（A=」」,」」,B）來優化；

2、需要計算「金額」，則每個數量後增加「單價」和「金額」，金額里公式=數量*單價，即可；

3、物品編碼具有性，在錄入時應防止重複，可以選中編碼所在列（B列），點擊「數據」--「拒絕錄入重複項」，來規範錄入，輸入重複編碼時表格將阻止錄入；

4、公式保護：選中含有公式的單元格，點擊「審閱」保持「鎖定單元格」處於激活狀態，而其他需要用來填寫的單元格保持非激活狀態。 然後點擊「保護工作表」，在彈出的對話框中取消個「選定鎖定單元格」前面的勾，確定即可。