任務管理，項目管理和目標管理

我是一個工具控，經常嘗試各種生產力工具。我發現任務管理App汗牛充棟，項目管理工具乏善可陳，而目標管理App更是少得可憐。

任務管理App

任務管理App，包括常見的Things 3，Todoist，Teambition，Trello。其中Things 3和Todoist，本質上就像是一個增強版的提醒工具，你要做什麼事情，填上去，設置好Deadline，事情做完了勾掉。如下圖所示。

但這種類型的App有一個缺點——任務只有未做和完成兩個狀態，沒有正在做的狀態。

而Teambition與Trello稍微進步一點，引入了看板的概念，於是能夠顯示任務在各個階段的狀態，如下圖所示。這張圖是少數派的Trello看板，用來讓作者選題。

這種類型的App有一個很大的問題：你做了很多任務，但是你不知道你做這些任務是為了什麼。任務管理類App適合用來記錄和追蹤各種瑣碎的任務和相關性不強的任務。就像是少數派的每一篇文章，文章與文章之間不是一個系列的關係，他們各自獨立，誰都可以領選題寫文章，哪個選題先寫哪個選題後寫，關係不大。

一旦要規劃一個項目，對於規劃項目的人和做項目的人，用任務管理類App都會讓人覺得使不上勁。對於做任務的人，看到每一個獨立的任務，對項目沒有整體的概念；對於規劃項目的人，不知道任務是不是已經切分得足夠細，是否有遺漏。舉一個例子，下面是一些任務：

• 找IT申請伺服器
• 配置Dockerfile
• 配置Docker Swarm
• 搭建Jenkins
• 配置Github Hook
• 選擇三個Repo測試

現在看到上面的幾個任務，你知道我是想做什麼嗎？我想實現持續集成（CI），實現開發人員把代碼一推到Github，系統自動使用Jenkins把代碼拉到測試伺服器，檢查代碼風格，做單元測試，做功能測試，自動生成Code Review申請發送給相關人員，Code Review以後自動把代碼集成到主幹並部署。但是對於做任務的人，卻很難根據上面的任務發現要做這個事情。對於規劃任務的人，也很難發現是否漏掉了任務，以及是否其中的一個或者多個任務可以繼續拆分。

再一個問題，在為每一個任務設定時間的時候，任務一旦多，很難把控每個任務的具體時長。也難以發現哪些任務可以同時做，哪些任務有依賴必需先做這個再做那個，前置任務必需按時完成。即使設置了任務優先順序，但是對於同級的任務誰先做誰後做，你卻無法把控，只有看App上哪個排前面就先做哪個。

我曾經有一篇文章，就是因為考慮到Teambition的這個問題，所以把Teambition與大綱工具Workflowy結合起來使用。文章地址為：TeamFlowy——結合Teambition與Workflowy

項目管理

正是由於任務管理App存在諸多不便，於是在規劃一個項目的時候，必需使用一些項目管理的方法或者軟體來提高效率。

關於項目管理，我個人最推崇使用甘特圖。在我的另一篇文章不用甘特圖，你做什麼項目管理中，我講到了從一張甘特圖裡面，你將會額外獲得哪些信息。

甘特圖是一張二維的圖表，它的橫軸是時間，縱軸是任務。從甘特圖上可以一目了然看到一個任務從什麼時候開始什麼時候結束，不同任務之間是否有時間重疊，以及哪些任務可以同時做哪些任務必需有先後順序。

我個人認為，在項目管理中，任務周期是非常重要的，任務的開始時間和結束時間一定要把控好。使用甘特圖就可以實現這樣一個目的。

對於規劃任務的人，在用甘特圖規劃任務的時候，如果你發現一個任務時間太長，無論怎麼調整都會和後面的任務有重疊，那麼你就會發現這個任務可能需要拆分為更小的任務。而且由於甘特圖立足於項目的整體，你也可以更容易發現是否有任務漏掉了。

對於做任務的人，甘特圖也可以幫他們了解到他們所做的任務在整個項目中處於一個什麼樣的位置，從而讓他們知道自己正在做的任務是不是非常重要必需按時完成。

如果你是要開發一個App，或者是要寫一本書，或者是要做一個其他什麼項目，只要它是由一系列不同的任務構成的，那麼你就可以考慮使用甘特圖來幫你提高效率。

目標管理

今天是2018年第一天，不知道有多少人把2017年第一天許下的新年願望原封不動的搬到了今天。為什麼很多人的目標總是不能實現呢？因為他們沒有做好目標管理。

關於目標管理，我推崇的是OKR系統。這雖然是一個發源於Intel後被Google發揚光大的企業管理系統，但是對個人依然有用。OKR的意思是Objective and Key Results目標和關鍵成果。很多人的目標之所以沒有實現，是因為他們只設定目標，卻不設定成果檢查。例如一個人的目標是打算學好英語，但是由於沒有設定結果，那麼他在設定目標的第二天背了三個單詞，在他的潛意識裡面就會認為自己已經完成了這個任務，自然後面就會越來越鬆懈。但如果一個人設定目標為學好英語，再設定幾個關鍵成果，例如：

• 4月1之前，與10個以上美國人聊天
• 在3月10日節之前，單詞書隨意翻開一頁，這一頁的單詞至少認識90%
• 在4月1日前面試三個國外的公司，不為工作就為面著玩

這樣的目標，就更容易實現了。

使用OKR方法，用紙和筆就可以完成，在設定目標關鍵結果的時候，一定要使用Smart法則：

• Specific-具體的
• Measurable-可衡量的
• Attainable-可實現的
• Relevant-相關的
• Time-based-有時限的

關鍵結果要足夠具體，這樣它才是可衡量的。而所謂的可衡量，自然就是可以量化的，可以用數字來定量的檢查這個關鍵結果是否完成，如果沒有完全完成，那麼完成了多少。如果目標是學好英語，那麼關鍵結果裡面肯定不能是「每個月吃一次素菜」。因為這個關鍵結果和這個目標無關。最後也是非常重要的一點，設定Deadline，防止拖延。

如果你基於OKR系統訂好了幾個目標和他們的關鍵結果，然後你100%完成了所有目標。那麼恭喜你，你的這個OKR系統是不成功的。100%完成的基於OKR系統的目標對你的幫助不會太大，因為你設定得太簡單了。一個完美的OKR系統，應該是在你用盡全力絞盡腦汁的情況下，完成了70%的目標。這樣它才會促使你不斷挑戰自己的極限，不斷變得更好。

基於OKR系統的目標，時間也不應該設置太長，以季度為節點檢查一次，增加新的目標或者關鍵結果。最長也需要保證半年至少檢查一次，否則很容易出現趕Deadline的情況。

結合

一個目標，最終會被拆分為一個或者多個項目，每個項目又會被拆分為一個或者多個具體的任務。所以在我自己的實踐中，我會把本文講到的三個東西結合起來。通過OKR系統制定我的目標，使用甘特圖來規劃我的項目，而使用Todoist來做任務管理。

當我形成了這樣一個工作流以後，我發現他們之間可以合作得很好，並不會讓人手忙腳亂。我在季度開始的時候制定OKR，然後每周檢查一次。在繪製好甘特圖以後，我每天也只在下班的時候看一次，更新好項目進度，然後把明天要做的任務添加到Todoist裡面。所以我每天使用最多的，更新得最多的還是Todoist。